1. Понятие и характеристики внешней среды организации

Среда не имеет определенных границ – она включает в себя все, что находится вне организации. Однако в теории организации рассматриваются только те аспекты среды, на которые организация должна как-то реагировать, чтобы сохранить себя. Таким образом, организационная среда – это все элементы, которые существуют вне границ организации и оказывают потенциальное воздействие на всю организацию или ее часть. Представление о среде организации можно получить, проанализировав ее домен, окруженный внешними секторами. Домен организации – это произвольно выбранное внешнее поле деятельности. Это территория, которую организация ограничивает для себя с учетом выпускаемой продукции, предоставляемых услуг и рынков сбыта. Домен определяет нишу организации и те внешние факторы, с которыми организация будет взаимодействовать, чтобы осуществлять свои цели.

Домен среды объединяет несколько секторов: промышленный, кадровый, финансовый, правовой, технологический, научный, информационный. Применительно к деятельности местного самоуправления можно выделить следующие сектора:

- Экономический сектор (экономические спады, уровень безработицы, уровень инфляции, уровень инвестирования, темпы экономического роста).

- Социо-культурный сектор (возраст, ценности, взгляды, образование религиозные верования, мировоззрения, менталитет).

- Общественный сектор (местные сообщества, политические движения, общественные организации, потенциальные получатели управленческих услуг).

- Технологический сектор (управленческие и производственные технологии, наука, компьютеризация, информационные технологии).

- Финансовый сектор (налоги, банки, займы, частные инвесторы).

- Государственный сектор (государственные законы, постановления, суд, политические процессы).

- Кадровый.

Эти сектора условно можно разбить на операционную среду и общую среду.

Операционная среда включает в себя секторы, которыми организация взаимодействует непосредственно и которые оказывают прямое влияние на ее способность добиваться своих целей. Т. е. это та среда, которая входит в содержание деятельности организации. Все вышеперечисленные секторы можно с уверенностью отнести к операционной среде. Примеры влияния изменений во внешней операционной среде на деятельность организации.

Общая среда включает в себя те факторы, которые могут и не оказывать прямого воздействия на повседневные операции фирмы, но влияют косвенным путем. Это технологический сектор, международный, геополитический, финансовый. Например, наиболее значительное влияние на деятельность организаций оказывает технологический сектор, а точнее, быстрое расширение Интернета.

Международные события могут повлиять на деятельность организаций самым непосредственным образом. Например, проблема международного терроризма, заставляющая администрации идти на конкретные шаги по усилению бдительности граждан, или общие проблемы глобализации, которые также заставляют местную администрацию менять свою стратегию. Например, глобальная проблема утилизации отходов, загрязнения окружающей среды. Международный сектор включает также иностранных инвесторов на государственном и муниципальном уровнях, официальных партнеров по совместным социальным и экономическим проектам. Все международные экономические и культурные связи вызывают появление новых муниципальных и федеральных законов, влекут за собой перестройку структуры управления городом, создания и расширения функциональных и дивизионных подразделений, ориентированных на международные связи.

Неопределенность среды.

Как же среда влияет на организацию? События. Происходящие в различных секторах среды можно описать с помощью нескольких параметров. Например, среда может быть стабильной или нестабильной, гомогенной и гетерогенной, концентрированной и рассредоточенной, простой и комплексной. Могут меняться уровень стабильности среды и доступность ресурсов, необходимых для поддерживания жизнеспособности организации.

Чтобы быть эффективными, организации должны преодолевать неопределенность. Одна из аксиом Гарвардской школы гласит: «Бизнес – это умение принимать правильные решения в условиях неопределенности».

Неопределенность означает, что люди, принимающие решения, не обладают достаточной информацией о факторах среды и что им трудно предвидеть, каковы будут внешние изменения.

На неопределенность среды влияют такие ее характеристики, как простота или комплексность, степень стабильности или нестабильности. Неопределенность среды повышается по мере увеличения комплексности . Сложно привести пример организации, которая существует в простой среде, операционная среда которой состоит всего из 3-4 элементов. Например, семейная ферма, работающая за городом и производящая металлоизделия, и муниципальная власть. Понятно, что наиболее комплексная среда у той организации, которая предоставляет наиболее сложные комплексные услуги и ориентирована на наиболее сложную среду потребления.

Параметры «стабильность-нестабильность» касается того, насколько динамичны элементы среды. В нестабильных условиях элементы быстро меняются. Промышленные организации работают в динамичной среде. Экономическая среда является наиболее подвижной. Муниципальная и государственная власть имеет дело с более стабильной средой. Хотя с этим можно поспорить. В экономических структурах условия постоянной нестабильности создают акции конкурентов или нестандартные акции и сообщения о шприцах в банках с «Пепси» или осколках стекла в детском питании компании «Гербер».

Простая определенная среда очень стабильна. Достаточно учитывать лишь несколько элементов, которые видоизменяются достаточно медленно.

Комплексная стабильная среда связана с несколько большей неопределенностью. Имеется большое число элементов, которые не стоит упускать из вида, анализировать, и на которые следует воздействовать. Этой среде изменения происходят медленно и достаточно предсказуемы. Например, предприятия жилищно - коммунального хозяйства, работают в достаточно стабильной внешней среде. Здесь имеется постоянный спрос. Постоянные требования, отсутствуют конкуренты. Здесь может произойти лишь постепенное увеличение спроса, которое легко предвидеть. Тем не менее, элементы, которые необходимо учитывать, достаточно разнообразны. Это и средний возраст объектов бытового обслуживания, погодные условия, растущий рынок жилья, кадровые вопросы, финансовые проблемы, особенность недостатки законодательства по жилищно-коммунальной сфере и др. Другой пример, управление городским транспортом, муниципальным имуществом. Охрана правопорядка.

Простая и нестабильная среда (торговля через Интернет, модная одежда, музыкальная индустрия, производители игрушек, искусство, среда Департамента по связям с общественностью (есть простые и определенные технологии воздействия на массовое сознание и формирование общественного мнения. Но нестабильность подобной среды очевидна). Большинство компаний, торгующих через Интернет, занимают в сфере бизнеса конкретную нишу, и, следовательно, оперируют в простой, но нестабильной среде. Хотя число элементов, которые нужно учитывать может быть небольшим (например, технология, конкуренты, они трудно предсказуемы и меняются быстро и неожиданно.) В такой среде неопределенность ощущается еще больше. Чем в предыдущей.

Наибольшая неопределенность для организации имеет место в случае комплексной, нестабильной среды. На организацию влияет большое число элементов, и они постоянно меняются. Когда одновременно изменяются несколько секторов, среда становится турбулентной, неуправляемой. В муниципальных структурах в условиях неопределенной и комплексной внешней среды работают, например, Комитет по делам молодежи.

2. Организационные факторы снижения неопределенности среды. Как только мы выяснили, что состояние среды обуславливает то, насколько она стабильна и комплексна. Возникает следующий вопрос: «Как организации приспосабливаются к тому или иному уровню неопределенности среды? Ранее мы говорили, что организации, сталкиваясь с неопределенностью среды, стараются создавать более гибкую структуру, готовую отреагировать на любые изменения и новые потребности внешней среды. Например, усиливают горизонтальные связи между функциональными подразделениями. В данной лекции мы обсудим подробнее, как среда влияет на организации. Организацией. Которая находиться в стабильной внешней среде будут управлять иначе, чем той, которая находится в условиях сильной неопределенности. Это скажется на перечне должностей, обязанностей. Отделов, организационной дифференциации, процессах контроля, а также на планировании и прогнозировании будущих событий.

Должности и отделы. Каждый сектор во внешней среде требует наличия работника или отдела, которые бы занимались этим сектором. Поэтом, по мере увеличения комплексности внешней среды, увеличивается число отделов внутри организации. Финансовый отдел работает с банками, Юридический отдел работает с судебными и государственными органами, отдел кадров работает с потенциальными кадрами. Сегодня во многих организациях появляются информационно-технологические отделы, в задачу которых входит обработка множащейся компьютеризованной информации и управление информационными системами.

Традиционным подходом к уменьшению неопределенности среды является создание буферных отделов. Т.е. все отделы делятся на две группы: производственные непосредственно работают на цели организации. Это так называемое техническое ядро. Буферные отделы окружают техническое ядро и осуществляют связь с внешней средой: правовые отделы, пресс-службы, общественные приемные. Например, отдел кадров снижает неопределенность внешней среды, связанную с подбором персонала, обучением работников. Чем неопределеннее среда, тем больше таких отделов.

Однако, изменение структуры организации в ответ на усиливающуюся неопределенность внешней среды имеет свои пределы. Среда на то и неопределенная, что ее трудно предсказать и отреагировать формально. Мы создадим новые отделы, среда подкинет новую проблему и так непрерывно. Гибкость организации тоже имеет свои пределы. В настоящее время практикуется более современный подход. Некоторые организации ликвидируют буферные отделы и непосредственно через техническое ядро взаимодействуют со средой, выходят в массы. Это модно, но неэффективно, поскольку в конечном итоге порождает непрофессионализм. Пример, советская система власти.

Децентрализация

Переход на рыночную модель обнаружил неэффективность в рамках существующих организационных механизмов большинства крупных промышленных предприятий России. В этой ситуации для многих из них стало актуальным проведение структурных преобразований, обобщенно называемых децентрализацией. Задача руководства предприятия заключается в том, чтобы сделать данный процесс управляемым и экономически эффективным.

В развитых странах необходимость децентрализации возникает, как правило, на определенной стадии роста организации как очередной этап в ее эволюции. Эволюционная концепция предполагает, что переход той или иной организации к каждому следующему этапу является результатом адаптации к растущей нестабильности внешней среды. В качестве ключевых факторов, определяющих характер внешней нестабильности, рассматриваются усиление дифференцированности потребительского спроса, ускорение обновления продукции и технологии. При этом на каждом этапе меняются как стратегические ориентиры бизнеса, так и его организационные механизмы. В то же время цель структурных преобразований между этапами – пересмотреть ассортиментную политику, технологический уровень производства, интенсивность маркетинговой и инновационной деятельности и привести их в соответствие новому уровню нестабильности внешней среды.

Считающееся ныне классическим описание эволюционных этапов развития предприятия впервые дано американским профессором Ларри Грейнером в 1972 г. в статье “Эволюция и революция в растущих организациях”

Наведение мостов призвано связать организацию с ключевыми элементами во внешней среде и согласовать ее деятельность с ними. Наведение мостов имеет отношение прежде всего к обмену информацией с целью 1) выявления информации об изменениях в среде и доведения ее до организации и 2) передачи во внешнюю среду информации, которая представляет организацию в выгодном свете. Анализ неудачной деятельности организации показывает, что большинство из них не имели достаточно информации о внешней среде и поэтому не смогли во время прореагировать на ее изменения. Эту работу как правило выполняют аналитические отделы, научные подразделения, которые заняты поиском новых технологий. Специалисты по наведению мостов не дают руководителю и всей организации впасть в спячку, постоянно информируя об изменениях во внешней среде, заставляя руководителей как-то реагировать. Чем больше неопределенность среды, тем выше потребность в таких специалистах.

Один из наиболее быстро развивающихся участков этой сферы – внешняя разведка. Используя приемы. Простирающиеся от путешествий по Интернету до изучения содержания мусорных ведер, специалисты в этой области добывают информацию о конкурентах, об их поведении на рынке. Муниципальная власть постоянно изучает прессу, чтобы знать, что о ней говорят в обществе. Существует специальный департамент по связям с общественностью.

Передавая информацию во внешнюю среду, организация стремиться повлиять на отношение к ней людей («Паблик Рилейшнз»)