4.2. Системы управления электронными документами

Работа с документами, в т.ч. с электронными, требует создания систе­мы управления документами и документооборотом в масштабе ИС. Эта система охватывает все этапы жизненного цикла документов: создание, хране­ние, поиск, обработку, сдачу в архив, удаление документа.

Система управления электронными документами (Electronic Docu­ment Management Systems, EDMS) — это набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, накопле­ния, хранения, обработки и пересылки электронных документов. (Слайд 20)

Классификация систем управления электронными до­кументами (Слайд 21)

1. Системы управления документами (Document management systems) (Слайд 22):

• обеспечивают поддержку документов различных форматов с при­менением широкого набора библиотечных служб;

• акцентируют внимание на ранних стадиях жизни документов, включая их создание, рецензирование, редактирование и подготовку к распространению;

• сопровождают создаваемые версии документов и контролируют доступ к ним;

• выполняют автоматическое архивирование документов.

2. Системы автоматизации делопроизводства (САД) - термин «система автоматизации делопроизводства» имеет русское происхождение и не имеет аналога за рубежом. Идеология САД основана на правилах и традициях российского делопроизводства, то есть они не просто учитывают его специфику, но жестко к ней при­вязаны. (Слайд 23)

В России сложилась единая технология работы с управленческими документами, формирующая так называемую государственную систе­му документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Российская модель делопроизводства имеет следующие основные особенности:

• регистрация документов;

• централизованный контроль исполнения документа с самого мо­мента его утверждения или поступления в организацию;

• единые нормы документооборота.

В отличие от западной практики, в российской практике, документ ставится на контроль сразу же после поступления в организацию, для входящих документов, или после его утверждения, для исходящих и внутренних документов. В системе учета отслеживается связь между документа­ми (письмо — ответ, документ на контроле — отчет по исполнению и т.д.). Таким образом, имеется принципиальная возможность (хотя иногда весьма трудно реализуемая) отследить маршрут любого доку­мента, поступившего или созданного в органе государственного или муниципального управления. Важной особенностью российского де­лопроизводства является наличие единых и детально регламентиро­ванных правил работы с управленческими документами в организа­циях независимо от их сферы деятельности.

Различие между системами EDMS и САД.

С точки зрения универсальности автоматизации EDMS ориентирова­ны на предприятие в целом, со всем его документационным фондом. САД же в основном поддерживают автоматизацию обособленного участка деятельности — официального делопроизводства. Их можно рассматривать как некий аналог систем управления записями.

С точки зрения техники работы с документами: в EDMS объектом действия является содержимое документа, а в САД — его регистраци­онная карточка (РК), содержимое документа прикрепляется к РК.

3. Системы автоматизации деловых процессов (Workflow manage­ment systems) - данные системы часто называют системами управления деловыми процессами. Процесс может быть представлен в виде обработки события, которой могут заниматься разные исполнители, выполняющие определенные действия (например, они составляют документы, визируют их и т. п.). Последовательность совершения дей­ствий и передач от одного исполнителя к другому составляет маршрут обработки события.

Маршруты обработки типовых, часто повторя­ющихся событий, как правило, жестко регламентируются по срокам и исполнителям в виде маршрутных карт. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать, и все необхо­димые для этого данные. Идеология системы workflow предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу — определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее — выполняет система workflow.

Системы автоматизации деловых процессов позволяют (Слайд 24):

• описывание деловых процессов в терминах движения документов;

• координация деловых процессов друг с другом и реакция на собы­тия;

• моделирование деловых процессов;

• контроль выполнения деловых процессов;

• установление прав доступа пользователей;

• определение сроков выполнения операций и др.

4. Электронные архивы - основные функции электронных архивов (Слайд 25):

• ведение архива документов предприятия в иерархии папок,

• коллективный доступ и редактирование,

• хранение версий документов,

• выдача поручений и контроль исполнения,

• быстрый поиск нужной инфор­мации,

• обеспечение доступа по локальной сети, Интернету.

5. Системы управления записями (Record management) - Это системы поддержки жизненного цикла документа, автоматизации рутинных канцелярских процедур.

5. Системы управления «образами» документов (Imaging systems) - формирование архива документов предполагает их перевод из бумажной формы в электронную форму. При этом простого сохранения отсканированного документа недостаточно. Системы управления образами по­зволяют снабдить графическое изображение документа реквизитами, аннотацией, идентифицирующими документ в системе делопроизводства.