4.3. Основные функции систем управления электронными документами.

Основными функциями системы управления электронными доку­ментами являются (функции даны в порядке убывания важности) (Слайд 26):

1. регистрация документов;

2. контроль исполнения документов;

3. создание справочников и работа сними;

4. контроль движения бумажного и электронного документа, веде­ние истории работы с документами;

5. создание и редактирование реквизитов документов;

6. формирование отчетов по документообороту предприятия;

7. импорт документов из файловой системы и Интернета;

8. создание документа прямо из системы на основе шаблона (пря­мая интеграция);

9. работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

10. электронное распространение документов;

11. работа с документами в папках;

12. получение документов посредством сканирования и распознавания.

Более подробно необходимо рассмотреть, как весьма важные, технологии хранения электронных документов, реализуемые посредством АРМ (Слайд 27).

Документы по направлению информационных потоков разделяются (Слайд 28) на:

• входящие внешние документы, получаемые АРМ;

• исходящие документы, создаваемые на АРМ в ИС;

• внутренние документы ИС.

Входящие внешние документы регистрируются, при необходимости преобразуются в машинное представление. Все входящие документы помещаются в архив на хранение в течение регламентированного срока. В зависимости от типа и содержания документа вырабатывается соответствующая реакция ИС на документ. Например, если документ имеет директивный характер, разрабатывается план мероприятий, определяется состав исполнителей, составляется план-график работ и сроки их исполнения, документ ставится на контроль. Входящий документ может содержать информацию, которая является входной для решения задач. Такие документы подлежат обязательному вводу в БД.

Исходящие документы машинного представления в заданном формате пред­ставления рассылаются получателям из АРМ с помощью стандартных информационных технологий. Для рассылки может использоваться:

• курьерская связь (передача печатных копий документов или машинных носителей),

• электронная почта, Интернет или корпоративная сеть,

• Web-публикации.

Внутренние документы обслуживают функции управления информационной системы, управляемой из АРМ, все формы документов и схема документооборота регламентированы.

Система хранения документов в электронном виде в ИС должна обеспечить (Слайд 29):

• централизованное хранение документов;

• ведение архива электронных документов;

• администрирование системы управления документами;

• санкционированный доступ и парольную защиту файлов, электронных доку­ментов в режиме чтения/записи;

• конвертирование файлов электронных документов в различные форматы;

• выбор носителей информации для организации системы хранения докумен­тов в соответствии с частотой обращения, сроком действия документа;

• быстрый просмотр документов различных форматов документов без загруз­ки исходных приложений;

• поиск документов по различным критериям отбора и др.

Использование систем управления электронными документами по­зволяет получить ощутимый экономический эффект, связанный со следующими факторами (Слайд 30):

• снижение стоимости хранения документов;

• уменьшение затрат на поиск документов;

• уменьшение затрат на копирование документов;

• уменьшение затрат на доступ к информации и обработку документов.

Косвенные преимущества:

• повышение скорости при­нятия и качества управленческих решений,

• улучшение контролируемости процессов со стороны руководства,

• повышение оперативности реагирования на изменение внешних факторов, например законода­тельства.

11