47. Психотехнологии профессиональной коммуникации: правила проведения эффективного совещания.

"Эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников и затраченному времени." Закон Оулда и Кана

В случае, если решить какой-то деловой вопрос самостоятельно трудно, на помощь приходит совещание. Но, для успешного проведения делового совещания требуется немало знаний, усилий и, конечно, предварительная подготовка. Ведь так просто превратить рабочую встречу коллег в бесполезный разговор.

От того, насколько успешно будет проведено совещание, зависит также дальнейшая работа всей команды.

На ежедневных "общих встречах" - планерках, как правило, все важные вопросы обсуждаются быстро и оперативно. Здесь немалую роль играет умение правильно донести до других свои идеи, формулировать мысли предельно четко, ясно и кратко, а также обеспечить внедрение в жизнь всего, о чем было договорено на совещании.

Самые важные правила проведения совещания:

Для проведения совещаний рекомендуется рассаживать всех участников за круглым столом. По мнению психологов, круглый стол позволяет видеть лица всех коллег, проводить открытое обсуждение, дает ощущение демократической обстановки.

Заблаговременно составьте письменный план совещания. В него следует включить основные цели собрания, список возможных вопросов, другие важные для Вас сведения. В случае необходимости подготовьте небольшую презентацию.

Собирая совещания, обязательно донесите до сведения всех участников информацию, что конкретного предстоит решить. Если в процессе обсуждения Вам потребуется дополнительная информация, проследите, чтобы те, кто за нее отвечает, были готовы предоставить интересующие Вас данные. Такая предварительная подготовка сэкономить Вам время и нервы.

На совещания приглашайте только "нужных" сотрудников, которые принимают ключевые решения, владеют требуемой информацией, будут полезны в обсуждении, контролируют выполнение принятых решений, отвечают за результат.

Время и место проведения совещание также важны. Не должно быть никаких отвлекающих моментов.

Как правило, все собрания не должны длиться более полтора - двух часов. Если данного времени недостаточно, позаботьтесь о перерыве и возможности для всех участников немного проветриться.

Курируя совещания, Вы отвечаете за то, чтобы отведенное время было использовано с максимальной эффективностью. Следите за тем, чтобы обсуждение не уходило от главной темы. В случае необходимости, делайте заметки.

Результатом эффективного совещания должно быть принятое решение. При подведении итогов необходимо четко сформулировать, какие действия необходимо выполнить, срок их выполнения, а также названы ответственные лица, контролирующие выполнение той или иной задачи.

Протокол совещания - один из главнейших документов, который поможет не забыть важные моменты собрания. Его копию должен получить каждый участник.

Правило 1: Знать предмет разговора

Правило 2: Настаивайте на письменной повестке дня

Правило 3: Ограничьте свое участие в совещаниях

Правило 4: Поддерживайте интерес участников совещания

Правило 5: Ваши выступления должны быть краткими

Правило 6: Заканчивайте планом действий