2.4 Формирование единой терминологии интегрированной системы менеджмента

Решение данной проблемы целесообразно начинать с уточнения понятия «интегрированная система менеджмента» не имеющего стандартизованного определения. Его сущность наиболее точно может быть отражена в следующей дефиниции: «интегрированная система менеджмента – часть общей системы менеджмента, отвечающая требованиям двух или более международных стандартов и функционирующая как единое целое». Исходя из этого, интегрирование – объединение отдельных систем менеджмента в одну и встраивание ее в одну систему менеджмента организации.

Как любая система, ИСМ нуждается в собственной терминологии, что вызывает необходимость формирования в ней единого языка. Все сотрудники и, прежде всего, менеджеры и специалисты, должны свободно владеть ключевыми терминами ИСМ. Это позволит им исключить возможное непонимание друг друга, вызванное тем, что в каждой из областей деятельности организации, охватываемой ИСМ, сотрудники пользуются своей специфической терминологией. Объединенная же терминология ИСМ должна выступать как эффективное средство общеорганизационной коммуникации. [4]

Практическим средством формирования единого языка ИСМ является составление соответствующего словаря. Удобство пользования словарем обеспечивается его рациональным построением. На рисунке 4 показана одна из возможных иерархических структур словаря, в которой первую группу составляют базовые термины, установленные в международных стандартах на системы менеджмента, вторую – термины, которые организация выбирает из действующих государственных терминологических стандартов, касающихся таких областей деятельности, как производство, стандартизация, технологическая подготовка производства, делопроизводство и другие, и третью – нестандартизованные термины, установленные самой организацией. Словарь не должен содержать несколько определений одного термина. Например, если термин «Политика в области...» имеет хотя и не существенные, но всё же различия в определениях стандартов ИСО серий 9000 и 14000 и OHSAS 18001, то организация должна на основе этих нормативных документов дать свое единое определение.

Рисунок 4 – Структура словаря ИСМ

Словарь следует рассматривать как важнейший документ ИСМ. Он должен постоянно пополняться и при необходимости актуализироваться.

2.5 Организация работ по созданию интегрированной системы менеджмента

Особая роль на данном этапе работ должна принадлежать высшему руководству организации, принимающему решение о создании ИСМ. Для разработки, реализации и последующего поддержания ИСМ в рабочем состоянии следует назначить одного представителя высшего руководства. Назначение нескольких, например, трех представителей руководства по разным областям менеджмента может привести к несогласованности их действий и породить, образно говоря, «трехглавое чудовище». Представитель руководства по ИСМ должен непосредственно подчиняться первому руководителю организации и обладать всей полнотой полномочий для создания и функционирования ИСМ на всех уровнях организации. Для слаженности действий в направлениях, охватываемых системами менеджмента, включенными в ИСМ, представителю руководства необходимо функционально подчинить действующие службы качества, экологии и охраны труда либо создать при нем специальное подразделение, например, отдел системного менеджмента. Распределение ответственности и полномочий в ИСМ должно предусматривать взаимодействие владельцев и руководителей процессов вне зависимости от их функциональной принадлежности. [4]

Независимо от наделения менеджеров определенными полномочиями и ответственностью при создании ИСМ высшее руководство организации должно взять на себя обязательство, касающееся его участия в данных работах и обеспечения их необходимыми ресурсами.

Приступая к разработке системы, высшему руководству необходимо четко представлять себе не только явные выгоды от выполнения этой работы, но и потенциальные риски, а также масштаб, сложность и продолжительность работы. Важно оценить уровень компетентности своих менеджеров и специалистов для успешного проведения этой работы, определить целесообразность привлечения внешних консультантов. При этом исключительно важно предпринять меры, направленные на обеспечение психологической устойчивости персонала организации.

Как свидетельствует современная практика, длительность реорганизации менеджмента (особенно в тех случаях, когда она носит радикальный характер) и отдаленное проявление ее результатов вызывают усталость, раздражение, а иногда и полное разочарование в среде менеджеров и специалистов организации. Это в свою очередь может стать причиной снижения их творческой активности и работоспособности. В числе наиболее значимых мер, которые должны помочь преодолеть возможные негативные психологические явления в ходе работы по созданию ИСМ, участниками которых становятся все без исключения сотрудники организации, могут быть [1]:

– проведение, прежде всего руководством организации, широкой разъяснительной работы в части причин, целей, характера, сроков и последствий создания ИСМ (при этом следует избегать появления у сотрудников завышенных ожиданий);

– выработка четкой стратегии создания ИСМ, определение и выделение для ее реализации необходимых ресурсов;

– обеспечение благоприятных стартовых условий для выполнения работ, в частности путем формирования руководящих и рабочих органов, способных придать процессу создания ИСМ необходимый импульс и непрерывность (на рисунке 5 приведен один из возможных вариантов организации работ по созданию ИСМ);

– специальные занятия и тренинги для членов руководящих и рабочих органов;

– постоянная поддержка работ со стороны руководства, демонстрация заинтересованности в успешном завершении работ, проявление особого внимания группам и отдельным сотрудникам, от которых можно ожидать наибольшего противодействия;

– мониторинг и регулярный анализ хода работ, информирование о его результатах всего персонала посредством прямых контактов с сотрудниками, подготовки и распространения информационных бюллетеней. В каждый бюллетень, выпускаемый под названием «Это должен знать каждый сотрудник», включается информация о ходе работ по созданию и внедрению ИСМ, представляющая интерес для всех сотрудников организации. Вот темы некоторых бюллетеней, выпускаемых по мере разработки ИСМ: «О создании ИСМ», «Язык ИСМ», «Политика в области качества, экологии, профессиональной безопасности и здоровья», «Процессная модель ИСМ», «Документирование ИСМ», «Организация внутреннего аудита ИСМ». Бюллетень состоит чаще всего из небольшого числа (не более 10) вопросов по рассматриваемой проблеме и сравнительно коротких, но конкретных ответов на них. Бюллетени распространяют по внутренней электронной сети организации и размещают на специальных стендах. [4]

СМК – система менеджмента качества; СЭМ – система экологического

менеджмента; СМ ОЗиОБТ – система менеджмента охраны здоровья и

обеспечения безопасности труда; ССиЭМ – система социального и этического

менеджмента

Рисунок 5 – Схема организации работ по созданию ИСМ

Выполнение указанных мер предполагает реализацию таких базовых принципов менеджмента, как лидерство руководителя и вовлеченность работников.