2.2. Инвентаризация и визуальный контроль товара

Цель ежедневного визуального контроля состоит в своевременном обнаружении крупных хищений товара из торговой зоны, контроле полноты наличия товара в торговом зале и проверке наличия противокражных сенсоров и ценников. Товар, находящийся в торговой зоне магазина подлежит ежедневному визуальному контролю, в соответствии с составленным расписанием дежурства персонала по торговому залу (дежурство по презентации). Директор или администратор магазина должен каждый рабочий день до открытия магазина составлять расписание дежурства по презентации торгового зала из числа работающих в этот день сотрудников. Дежурство по презентации должно распространяться на всю площадь торгового зала и в течение всего времени, предусмотренного режимом работы магазина. Персонал торгового зала знакомится с расписанием дежурства по презентации до момента открытия магазина. По согласованию с директором/администратором магазина сотрудник должен знать оптимальное число наличия каждого артикула каждой коллекции товара в своей зоне ответственности, подлежащей визуальному контролю. В случае если количество вещей артикула, представленного в торговом зале, отличается от оптимального числа наличия, сотрудник обязан установить причину этой ситуации в течение текущего рабочего дня и довесить недостающие вещи. При необходимости, сотрудник должен взаимодействовать с кладовщиком магазина, сверяя фактическое наличия искомого артикула с данными информационной системы («1С»). В случае обнаружения недостачи, сотрудник обязан немедленно известить об этом директора или администратора магазина. Директор или администратор магазина должен установить причину возникшей недостачи. Если в магазине установлены видеокамеры, директор/администратор магазина обязан сохранить видеозапись момента кражи товара. Директор/администратор магазина предпринимает меры по недопущению краж в будущем.

Директор/администратор магазина включает украденные вещи в свод внешних краж. Свод подписывает директор магазина, администратор и продавец, выявивший пропажу.

Полная инвентаризация товара проводится не реже одного раза в месяц в соответствии с графиком, предоставляемым территориальным менеджером по управлению розничной сети. Также полная инвентаризация товара проводится в следующих случаях:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,

• при смене директора магазина,

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества,

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

• по иным причинам, с согласия менеджера по управлению регионом.

Территориальный менеджер по управлению розничной сети обязан организовать и проконтролировать проведение передаточной инвентаризации при смене директора магазина с участием обеих сторон (директора сдающего товарно-материальные ценности (ТМЦ) в магазине и директора принимающего ТМЦ в магазине). По результатам инвентаризации составляется акт, подписываемый обеими сторонами.

Магазины должны придерживаться графика проведения инвентаризации по дням и дивизионам, если они проводят инвентаризацию не полностью. В случае изменений дат инвентаризаций, инвентаризируемого дивизиона или иных отклонений от установленных правил, должен проинформировать территориального менеджера товара не менее чем за 7 дней. Инвентаризация товара осуществляется силами персонала магазина и осуществляется в часы, когда магазин закрыт для покупателей.

Магазины торговых комплексов с небольшим торговым планом по согласованию с территориальным менеджером по управлению розничной сети могут производить инвентаризацию в дневное время.

По согласованию с менеджером по управлению регионом магазины с большими товарными остатками (свыше 20 000 единиц товара) имеют право производить инвентаризацию по дивизионам. Ежемесячно, в инвентаризации принимает участие один из трех дивизионов. Магазины, осуществляющие инвентаризацию по этой схеме, ежемесячно осуществляют пересчет единого для всех магазинов дивизиона, на основе единого расписания инвентаризации дивизионов.

Инвентаризация товара осуществляется с использованием переносных терминалов сбора данных (ПТСД). Директор магазина вправе, по согласованию с территориальным менеджером по управлению розничной сети, осуществлять инвентаризацию без использования ПТСД только в случаях технических проблем использования терминалов сбора данных (отсутствие достаточного количества либо неисправность сканеров, проблемы базы данных). Инструкция по использованию переносных терминалов сбора данных при проведении инвентаризации предоставляется отделом IT, который также предоставляет необходимые разъяснения при возникновении вопросов.

Торговая зона и склад (а также любые другие зоны хранения товара) считаются отдельно. Не допускается умышленное сокрытие фактических результатов инвентаризации. При превышении лимита инвентаризации, директор магазина предоставляет по электронной почте отчет о причинах превышения лимита, а также заполненный свод потенциальных краж в адрес территориального менеджера по управлению розничной сети в установленной форме до 24 числа каждого месяца.

Территориальный менеджер по управлению розничной сети назначает независимых экспертов для проведения инвентаризации и подтверждения факта корректности, учтенных данных в магазинах, которые показывают плохие результаты анализа товарных потерь.

Допущение директором иными сотрудниками магазина ситуации наличия в магазине уровня недостач товара в себестоимости свыше 0.3% от продаж товара за один период является грубым нарушением должностных обязанностей и трудовой дисциплины.

На любого сотрудника магазина, имеющего отношение к недостачам товара сверх установленного лимита, по итогам инвентаризации может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Территориальный менеджер обязан один раз в месяц, не менее 1-го раза в год, поочередно посещать подотчетные магазины, с товарным остатком, превышающим 15000 ед., с целью контроля за правильностью проведения инвентаризации и качества выполнения подготовительных мероприятий. Правильность проведения инвентаризации подтверждается подписью менеджера по управлению территории на актах инвентаризации и инвентаризационных описях.

Процедура инвентаризации. Перед началом инвентаризации директор магазина должен убедиться в том, что все приходные и расходные накладные отражены в системе 1С магазина, а также в том, что перемещение товара между складом и торговой зоной (при наличии такого разделения) отражено в системе магазина.

На артикулы, обнаруженные как недостачи и излишки составляются расходные и приходные накладные, которые отражаются в системе магазина. На недостачи или излишки, обнаруженные на складе и в торговой зоне составляются отдельные накладные.

Директор/администратор магазина обеспечивают наличие штрих-кодов на всех вещах, расположенных в магазине. Сканированию подлежит весь товар магазина. Запрещается исключать из процесса инвентаризации какие-либо группы товара. Территориальный менеджер по управлению розничной сети осуществляет выборочный контроль проведения регулярной инвентаризации в процессе сканирования и в процессе сведения информации. При обнаружении в торговой зоне артикулов, которые числятся в складской системе (или наоборот) осуществляется перемещение товара между складом и торговой зоной через создание соответствующих документов в системе магазина.

Приходные и расходные накладные формируются на основе акта инвентаризации и отражаются в системе магазина в течение рабочего дня, следующего за ночью, в которую проводилась инвентаризация (до момента закрытия смены и выгрузки данных в офис следующего дня). Приходные и Расходные накладные, сформированные на основе акта инвентаризации, выгружаются из системы магазина в офис до 18 числа каждого месяца. Старший кладовщик магазина контролирует правильность отображения в системе приходных и расходных накладных по результатам инвентаризации в течение 3-х дней после даты ее проведения. Выявленные ошибочные излишки товара подлежат учету в системе в момент обнаружения с указанием в основании «ошибка инвентаризации». Выявленные недостачи товара подлежат учету в системе в течение 3-х дней с указанием в основании «ошибка инвентаризации». Расхождения по результатам инвентаризации, все коррекции товарного наличия за предыдущий месяц отображаются в файле о недостачах.

По результатам проведенной инвентаризации директор магазина формирует следующие документы на бумажном носителе в 2-х экземплярах:

• Служебная записка (Приложение 16),

• Акт инвентаризации (Приложение 17),

• Инвентаризационные описи,

• Приходные и расходные накладные (Приложение 18),

• Объяснительная записка, поясняющая причину возникновения недостач.

На каждом из этих документов ставится подпись директора магазина (на акте инвентаризации и инвентаризационных описях также ставятся подписи всех членов инвентаризационной комиссии) и штамп магазина. Перед постановкой подписи в акте инвентаризации, сотрудники должны ознакомиться с данными об излишках и недостачах в соответствии с учтенными актами инвентаризации и накладных в системе «1С».

Документы по инвентаризациям хранятся в магазине в течение одного календарного года в отдельной папке, далее с 1-го марта следующего года предоставляются в архив вместе с прочими ежемесячно предоставляемыми документами. Второй экземпляр акта инвентаризации, 2-е экз. Приходных и расходных накладных прикладываются к соответствующим товарным отчетам и ежеквартально направляется в офис в соответствии с разделом 23 настоящего руководства.

Бухгалтер, ответственный за учет магазинов, отражает результаты инвентаризации до окончания рабочего дня, следующего за днем получения документов (приходных и расходных накладных) от магазинов. В случае возникновения каких-либо вопросов бухгалтер самостоятельно выясняет их с директорами магазинов.

Сумма нетто недостачи (нетто недостача представляют собой суммарную величину себестоимости недостающих артикулов за вычетом себестоимости лишних артикулов), превышающая 0.3% себестоимости реализованной продукции, удерживается со всех материально ответственных работников магазина (в сумму нетто недостачи включается также нетто недостача, обнаруженная при приемке товара из Центра дистрибуции от другого магазина). Расчет вычетов по результатам инвентаризации производится менеджерами по управлению территорией на основании данных, предоставленных контролером товарных остатков.