Вопрос 5. Учёт расчётов с подотчётными лицами

Подотчетные лица – работники организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

Выдача средств осуществляется на осуществление:

1. командировочных,

2. представительских,

3. хозяйственных расходов.

Размеры и сроки пользования подотчётными суммами; список лиц, которым разрешено получать средства, регулируются Приказом руководителя организации.

Выдача подотчётных сумм и представление отчётности по их использованию осуществляется в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (№40 от 22,09,1993).

Выдача средств из кассы производится на основании командировочного удостоверения или приказа руководителя и оформляется РКО, где указывается целевое назначение сумм. На израсходованные суммы подотчётное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчёт, к которому прикладывает оправдательные документы (чеки, квитанции, билеты и т.п.). Срок сдачи авансового отчёта по командировочным расходам установлен – 3 дня с момента возвращения из командировки; по представительским и хозяйственным расходам – устанавливает руководитель соответствующим приказом.

Для расчетов с персоналом по суммам, выданным под отчет, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Номер и наименование счёта	Характеристика счёта
71 «Расчёты с подотчётными лицами»	АП	S0 дт – остаток задолженности подотчётных лиц перед организаций по полученным суммам на начало периода S0 кт - остаток задолженности организации перед сотрудниками по подотчётным суммам на начало периода Обдт - выдача средств подотчётным лицам; Обкт - суммы осуществлённых расходов подотчётных лиц и возврата ими неизрасходованных средств; S1 дт – остаток задолженности подотчётных лиц перед организаций по полученным суммам на конец периода; S1 кт - остаток задолженности организации перед сотрудниками по подотчётным суммам на конец периода

Основные бухгалтерские записи

• Дт 71 Кт 50,51,52 - денежные средства выданы под отчет;

• Дт 07,08,10,15,41… Кт 71 - оприходованы ценности, приобретенные подотчетными лицами;

• Дт 20,23,25,26… Кт 71 - оплачены подотчетными лицами расходы;

• Дт 19 Кт 71 - начислен НДС по приобретенным ценностям и суммам расходов;

• Дт 50,51,52 Кт 71 - неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены в кассу, на расчетный или валютный счет.

Вопрос 6. Учёт расчётов с персоналом по прочим операциям

Для учета всех видов расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и подотчётным суммам, предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Номер и наименование счёта	Характеристика счёта
73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям»	АП	S0 дт – остаток задолженности работников перед организаций по прочим операциям на начало периода S0 кт - остаток задолженности организации перед сотрудниками по прочим операциям на начало периода Обдт - увеличение дебиторской и уменьшение кредиторской задолженности персонала по прочим операциям; Обкт - уменьшение дебиторской и увеличение кредиторской задолженности персонала по прочим операциям; S1 дт – остаток задолженности работников перед организаций по прочим операциям на конец периода; S1 кт - остаток задолженности организации перед сотрудниками по прочим операциям на конец периода

Расчеты по предоставленным займам

При выдаче работнику организации денег взаймы заключается письменный договор, в котором определяется сумма займа, срок, на который он выдается, порядок погашения займа (целиком или частями, в кассу или путем удержания из зарплаты и т. д.)

• Дт 73-1 Кт 50,51 - сумма займа выдана работнику из кассы (перечислена с расчетного счета);

• Дт 73-1 Кт 91-1 - начислены проценты за пользование займом;

• Дт 50,51 Кт 73-1 - работник вернул деньги, выплатил сумму процентов в кассу (на расчетный счет);

• Дт 70 Кт 73-1 - удержана сумма займа из зарплаты (с согласия работника).

Расчёты по возмещению материального ущерба

Материального ущерб может быть причинен работниками организации в результате недостач и хищений денежных и ТМЦ, брака продукции и др. (см. также тему 8).

• Дт 94 Кт 07,10,41,50… - выявлена недостача материальных и денежных ценностей

• Дт 73-2 Кт 94, 28 - сумма ущерба отнесена на виновное лицо;

• Дт 70 Кт 73-2 - денежные средства удержаны из заработной платы работника;

• Дт 50 Кт 73-2 - работник внес сумму недостачи в кассу