1.3. Первинна документація, регістри синтетичного і аналітичного обліку

Важливим елементом функціонування системи обліку є встановлення правил документообігу за; договорів між банком і клієнтом, між банками - кореспондентами. Чіткий механізм документообігу забезпечує своєчасне формування (одержання) первинних документів, відображення інформації про операції в облікових регістрах та виконання процедур контролю.

Отже, первинні документи – це підстава для відображення операцій за балансовими та (або) позабалансовими рахунками.

Первинні документи класифікуються за такими ознаками:

-  місцем складанням – зовнішні (одержані від клієнтів, державних виконавців та інших банків) та внутрішні (оформлені в банку);

-  змістом – касові (поділяються на прибуткові і видаткові, оформляються операції з готівкою) та меморіальні (призначені для здійснення безготівкових розрахунків, списання коштів з рахунків).

До меморіальних документів (паперових або електронних), що використовуються для безготівкових розрахунків, належать: меморіальні ордери, платіжні доручення, платіжні вимоги – доручення, платіжні вимоги, розрахункові чеки.

Меморіальними ордерами оформляються також операції, які відображаються за позабалансовими рахунками.

Окремо в кожному документі вказується кореспондуючі рахунки, суму операцій, дату складання, підписує виконавець і контролер.

Ця інформація систематизується в регістрах синтетичного та аналітичного обліку, до яких належать:

-  особові рахунки та виписки з них;

-  аналітичні рахунки з обліку внутрішньобанківських операцій;

-  книги реєстрації відкритих рахунків;

-  оборотно-сальдовий баланс.

Особові рахунки є основним регістром аналітичного обліку, що вміщує записи про операції, здійснені протягом операційного дня, до кожного з яких складаються виписки, призначені для видачі або відсилання клієнту, які підтверджують виконані за день операції.

Внутрішньобанківські рахунки призначені для інформації з обліку нарахованих доходів і витрат, отримання кредитів, розміщення депозитів, розподілу прибутку.  

У книзі реєстрації відкритих рахунків - інформація про номери аналітичних рахунків у порядку їх відкриття.

Оборотно – сальдовий баланс - основний регістр синтетичного обліку, роздруковується щодня на паперових носіях.

1.4. Особливості побудови плану рахунків банківської установи

План рахунків – це систематизований перелік рахунків фінансового обліку, що використовується для реєстрації господарських операцій банку. Головна умова побудови плану рахунків – орієнтація на формування показників фінансової звітності.

План рахунків поділений на 9 класів:

1 кл. – відображає готівкові кошти, банківські монети, депозити НБУ, казначейські і міжбанківські операції.

2 кл. – операції з клієнтами (надані кредити, кошти виборчих фондів і позабюджетних фондів).

3 кл. – операції з ЦП, матеріальними цінностями і дебіторська заборгованість в банку.

4 кл. – відображені фінансові і капітальні інвестиції (ОЗ).

5 кл. – капітал банку.

6 кл. – нараховані доходи та повернення списаних активів.

7 кл. – витрати банку.

8 кл. – інформація по управлінському обліку в банку.

9 кл. – позабалансові рахунки, які групуються на окремі розділи:

 - розд. 90 - 95 - для обліку зобов’язань та вимог за укладеними, але ще не виконаними договорами (кредитні лінії, дозволений овердрафт, непокриті без ліквідні акредитиви, різні гарантійні зобов’язання, зобов’язання за ЦП, спотові, форвардні контракти та договори з купівлі-продажу іноземної валюти й інших фінансових інструментів).

 - розд. 96-98 - для обліку списаних активів, документів, цінностей, розрахунків з приватизації і довірчого управління.

• розд. 99 - забезпечує подвійний запис між рахунками.

Види вартості в обліку:

1. Балансова – за якою актив відображається в балансі.

2. За с/в – Ц.придбання активу+комісійна винагорода+мито, податки, зб.

3. Ринкова – сума оштів, яку можна отримати від продажу активу на конкретну дату.

4. Справедлива – вартість, за якою актив можна обміняти на подібний.

За кожним класом виділено:

-двозначні рахунки як розділи конкретного класу, які, по суті, дублюють статті активу та пасиву балансу банку;

-тризначні рахунки характеризують групу за розділом;

-чотиризначні – синтетичні рахунки, за якими в підсистемі фінансового обліку через подвійний запис відображається зміст господарських операцій банку.