Тема 11. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве. Формирование и организация текущего хранения дел. Лабораторная работа № 8.

Цель: сформировать практические навыки формирования дел; изучить принципы организации и регламентации текущего хранения документов.

УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ЗАДАНИЙ:

1. Определите, каким образом должно осуществляться разграничение обязанностей и ответственности за формирование и текущее хранения дел в исследуемой Вами организации, исходя из данных, полученных при выполнении заданий по темам 4 и 5.

2. Подумайте, какие аспекты по данным вопросам должны быть отражены: а) в Положении о службе документационного обеспечения управления; б) в Положениях о других структурных подразделениях организации; в) в должностных инструкциях сотрудников службы документационного обеспечения управления; г) в должностных инструкциях сотрудников других подразделений организации.

3. На основании требований Основных правил работы архивов организаций в отношении формирования дел, разделов номенклатуры дел, составленных при выполнении заданий лабораторной работы № 7, определите, какие документы могут быть помещены в дела исследуемой Вами организации (5-6 дел по выбору студента). Подумайте, чем необходимо руководствоваться при определении дела, в которое должен быть помещен конкретный документ. Составьте и оформите внутренние описи соответствующих дел, отразив в них состав документов, включенных Вами в дела.

4. Определите, какие условия должны быть созданы в подразделениях организации для обеспечения сохранности документов, находящихся на текущем хранении.

5. Дополните раздел Инструкции по делопроизводству исследуемой Вами организации, отразив порядок формирования и организации текущего хранения дел.

ЛИТЕРАТУРА: 5, 16, 19, 26, 28, 29, 43, 59, 67.

Тема 12. Подготовка и передача дел в архив организации Семинарское занятие № 14.

Цель: изучение организации, регламентации, технологии осуществления подготовки и передачи дел в архив организации.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ:

1. Регламентация подготовки и передачи дел в архив.

2. Взаимодействие подразделений и должностных лиц по вопросам подготовки и передачи дел в архив.

3. Технология подготовки дел в передаче в архив организации.

4. Организация передачи дел в архив организации.

ТЕМЫ РЕФЕРАТОВ И СООБЩЕНИЙ:

1. Правила оформления дел.

2. Регламентация, организация и методика составления описей дел.

3. Функции службы документационного обеспечения управления по вопросам подготовки и передачи дел в архив.

4. Отражение в локальных актах вопросов передачи дел в архив организации.

5. Организация передачи дел в архив.

ЛИТЕРАТУРА: 5, 16, 26, 27, 28, 29, 67, 68.

Лабораторная работа № 9. Порядок подготовки и осуществления передачи дел в архив организации

Цель: сформировать представление о практической организации подготовки и передачи дел в архив.

УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ЗАДАНИЙ:

1. Используя Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, Основные правила работы архивов организаций выявите последовательность действий по подготовке и осуществлению передачи дел в архив организации.

2. Схематично отобразите взаимодействие подразделений и должностных лиц по вопросам подготовки и передачи дел в архив организации.

3. Составьте и оформите график приема-передачи дел в архив организации.

4. Ориентируясь на состав операций, необходимых для осуществления подготовки дел к передаче в архив, закрепленных в Основных правила работы архивов организаций:

а) оформите дела, сформированные при выполнении задания 3 лабораторной работы № 8 (учитывая требования к полному оформлению дел, подлежащих передаче в архив);

б) составьте и оформите годовой раздел описи дел по структурному подразделению, осуществляющему передачу дел, используя форму описи, закрепленную в приложениях к Основным правилам работы архивов организаций.

5. Дополните раздел Инструкции по делопроизводству исследуемой Вами организации, отразив порядок подготовки и передачи дел в архив организации.

ЛИТЕРАТУРА: 5, 16, 26, 27, 28, 29, 67, 68.