Вопрос 23
УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. Каждая управленческая функция реализуется через комплексную систему документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации. Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. Под стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации. ^ Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:
унифицированная система организационно-распорядительной документации;
унифицированная система банковской документации;
унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
унифицированная система отчетно-статистической документации;
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
унифицированная система документации по труду;
унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
унифицированная система внешнеторговой документации.
Вопрос 24
КОММЕРЧЕСКАЯ КОРЕНСПОДЕНЦИЯ. ПРОСТЫЕ КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМА
Письма - одна из важнейших частей деловой документации. Деловымии письмами называют все документы, которые служат для связи организации с внешними структурами.
Если вы хотите быть уверены в том, что достигнутая устная договорённость будет неукоснительно соблюдаться вашим деловым партнёром (или работодателем), обязательно подтвердите её деловым письмом. Все виды деловых писем обязательно регистрируются.
Принципы классификации деловых писем могут быть различными.
По теме письма разделяются на коммерческие и собственно деловые. Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правлвую силу. К коммерческой корреспонденции относятсякоммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнёрами). Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.
По функции письма подразделяются на письма-ответы и инициативные письма. Последние, в свою очередь, подразделяются на письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение), и письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).
По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные. Циркулярные письма - это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчинённым инстанциям (организациям). Обычные письма направляются одному получателю.
По композиции письма подразделяются на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой. Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.
По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как то: договоры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используюбтся когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.
По структуре письма подразделяются на регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом, инерегламентированные, не имеющие жёсткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определённого формата бумаги. Последний вид писем тем не менее предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т.п.
По цели письма подразделяются на информационные ("полезные"), создаваемые с целью передать информацию идокументы, призванные повлиять на адресата (рекламные письма).
Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а следовательно, составляется с учётом разных аспектов. Так, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату - обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре - чаще всего регламентированным, по цели - информационным. Всё перечисленное влияет и на форму, и на языковые особенности данного вида писем. Письмо-просьба содержит просьбу о присылке образцов товара, каталогов, прайс-листов, какой-либо другой информации. При этом употребляются определенные стандартные выражения, например:
Если документ направляется в организацию в ответ на ее письмо или имевшие место предварительные разговоры, в письме-просьбе может быть соответствующей! отсылка:
Если письмо заключает отказ в просьбе, то оно имеет три части: в первой повторяется просьба, на которую дается ответ; во второй части дается обоснование отказа; в третьей части приводится формулировка отказа. Например:
Мы получили Ваше письмо с просьбой о включении Вашей рукописи в тематический план нашего издательства.
Письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные переговоры и т.п.). При этом используются некоторые стереотипные выражения:
– Приглашаем (Вас), имеем честь пригласить Вас на..., посетить..., принять участие в...
Мы будем (Вам) благодарны, признательны, обязаны, если Вы можете посетить..., принять участие в...
При официальном приглашении могут использоваться письма, отпечатанные офсетным (типографским) способом, а также трафареты. Трафарет– это вид формализованного текста, в котором заранее предусмотрена типовая ситуация, используются типовые языковые формы ее выражения и в то же время имеются пробелы, которые заполняются переменной информацией – конкретными данными (фамилия приглашаемого, дата и т.п.) на пишущей машинке или от руки. Письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение, оказанное гостеприимство и т.д.). Здесь употребляются определенные стандартные выражения, например:
Приведем образцы писем-благодарностей:
1. Мы признательны Вам за присланное приглашение принять участие в ярмарке. Наше представительство в Праге обязательно свяжется с Вами в ближайшее время относительно условий участия нашей фирмы в ярмарке.
Сопроводительное (препроводительное) письмосодержит сообщение о направлении кому-либо (адресату) каких-то материалов (контрактов), продукции, образцов товара, каталогов и т.д. и направляется в том случае, если содержит новую информацию по сравнению с дорожными документами.
При этом используется некоторые стандартные выражения:
– Направляем, посылаем, высылаем, препровождаем (Вам)...
– Мы рады направите, дослать, выслать, препроводить (Вам)...
– Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма № ... от ... и направляем, посылаем, высылаем, препровождаем (Вам)...
– Направляем, посылаем, высылаем, препровождаем (Вам)... в приложении..., с этим письмом..., отдельным пакетом..., заказной бандеролью..., экспресс-почтой..., отдельной почтовой посылкой...
– В связи с этим направляем Вам на утверждение (для сведения, на рассмотрение, на заключение, на подпись, для дальнейшей проработки)...
В сопроводительном письме могут быть отсылки на предшествующие контакты:
– В ответ на Ваш запрос (на Ваше письмо № ... от...)
– В соответствии с нашей договоренностью (телефонным разговором, выраженной Вами просьбой, с дополнительным протоколом на... год) направляем, высылаем, отсылаем, препровождаем (Вам)...
Далее приведем образцы сопроводительных писем.
1. К письму прилагаем два оригинала и две копии контракта от... №... на закупку сельскохозяйственных удобрений.
Просим Вас в трехдневный срок подписать контракт и вернуть нам один оригинал.
Письмо-подтверждение содержит подтверждение получения грузов, запрашивавшихся материалов (каталогов, прайс-листов, образцов изделий), в необходимых случаях – важной корреспонденции. В таких документах используются следующие ставдартные выражения:
– (С благодарностью) подтверждаем получение...