Вопрос 25

РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ В ДОКУМЕНТЕ

При составлении деловых бумаг, документов нужно следовать некоторым условиям. Понятия и термины должны быть однозначными, лишенными каких-либо наслоений и синонимических связей. Отсюда возникает необходимость для делового человека хорошего знание языка. Несмотря на строгость деловой речи, язык должен быть достаточно разнообразен и четок, чтобы выразить весь смысл документа. Лексика просьбы должна отличаться от лексики требования. Составляя документ, следует осознавать, что это официальная бумага, и фразы, выражающие личное отношение, здесь неуместны. Конечно, важным остается знание грамматических правил и синтаксиса. Строгость стиля не освобождает пишущего от соблюдения правил чистописания. Любое высказывание должно строиться на основе последовательного и доказательного мышления. Как было сказано выше, логика является основой написания любого официального документа. В тексте должны содержаться только факты. Речевой этикет документа в официально-деловом стиле не допускает рассуждений по теме данной бумаги (заявления, протоколы и т. д.).

К тому же речевой этикет имеет национальную специфику. Каждый народ создал свою систему правил речевого поведения. Например, не следует употреблять в деловых бумагах, документах, письмах личные местоимения, так как, составляя их, вы обращаетесь прежде всего к организации. Если специфика документа такова, что обращение относится к определенному лицу (директору, руководителю предприятия), то следует обращаться на «Вы», т. е. использовать местоимение 2-го лица множественного числа. Четко исполнять данные правила речевого этикета означает показать себя грамотным и высокопрофессиональным.

Деловые документы содержат информацию, необходимую для стабильной работы любого предприятия. Она служит основой для принятия соответствующих управленческих решений. Во многих случаях документы выступают главным аргументом в разрешении спорных ситуаций.       Неотъемлемым средством связи предприятия с прочими фирмами и структурами является такой вид документации, как деловая переписка. Причем в большинстве организаций письма преобладают над остальными документами.        Письмо – это обобщенное название документов с различным содержанием, пересылаемых почтой.       Исходя из своего назначения и содержания, письма разделяются на: гарантийные, инструкционные, информационные, коммерческие, рекламные, рекламационные, письма-извещения, письма-запросы, письма-ответы, письма-приглашения.       Текст письма должен быть корректным, убедительным, последовательным и лаконичным. Как правило, в нем объективно представляются события и факты, а излагаемый вопрос всесторонне освещается, ясно и кратко, но с достаточной полнотой.       Чаще всего текст письма состоит из вводной и основной части. Вводная часть служит для указания причин, побудивших к составлению письма, в ней могут содержаться ссылки на документы, даты, факты. Основная цель письма формулируется во второй его части (отказ, предложение, гарантия, просьба и т. д.).       Однако в зависимости от назначения письма, а также от того, на что его автор желает обратить внимание получателя, допускается использование другого порядка размещения логических частей текста.       Документальным этикетом предусмотрена повторяемость одних и тех же оборотов, характерная для большинства деловых писем. Так, начало письма может иметь следующий вид: «Уважаемый (имя и отчество)», «Господин (фамилия)».       Далее можно написать слова благодарности: «Большое спасибо за Ваше письмо».       В зависимости от темы письма можно использовать следующие обороты: «Напоминаем Вам, что...», «Пожалуйста, сообщите...», «Просьба оплатить в течение... банковских дней...» В конце письма выполняйте свою подпись так, чтобы получатель был уверен в наличии у вас приличной авторучки, а также в вашем уверенном воспроизведении собственной подписи. Лучше воспользоваться авторучкой с чернилами.