6. Пояснювальна записка.

Цей термін використовується для назви двох документів:

1) вступна частина основного документа (плану, програми, звіту, проекту тощо), у якому обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна;

2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого. Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких р е к в і з и т і в:

1. Адресат.

2. Посада, прізвище, ім'я, по батькові (при потребі домашня адреса) адресанта.

3. Назва виду документа.

4. Заголовок.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

7. Доповідна записка. Це документ на ім'я керівника установи, у якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним;

для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.

Р е к в і з и т и :

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подасться.

4. Текст.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).

6. Дата складання.

7. Підпис.

8. Доручення — це письмове повноваження, яке видається установою, організацією чи підприємством або окремою особою іншій особі для офіційного пред'явлення при здійсненні юридичних дій, одержанні грошей чи матеріальних цінностей.

Доручення буває особисте і службове.

1 . О с о б и с т і д о р у ч е н н я найчастіше складаються на одержання грошей. Підпис довірителя має бути завірений керівником установи, організації чи підприємства, де він вчиться або працює. Текст пишеться довільно. Обов'язковими є реквізити: прізвище, ім'я та по батькові довірителя, а також особи, якій видається доручення; зміст дій; назва установи, де виконуються операції; підпис довірителя; дата написання документа та дата засвідчення підпису; кругла печатка.

9. Розписка — це письмовий документ, що складається на підтвердження яких-небудь дій. Текст пишеться у довільній формі. Обов'язкові реквізити: прізвище, ім'я та по батькові особи, що дає розписку, виклад (якщо це позичка грошей, вказується сума, якщо йдеться про матеріальні цінності, перелік їх), дата і підпис.

Складається розписка в одному примірнику. Іноді вказуються свідки, якщо виникає потреба в їхній присутності.

10. Наказ. Одним із найпоширеніших документів є наказ — правовий акт, що видається на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Це може бути і внутрішній документ будь-якої організації, установи, підприємства та ін. Він має як розпорядче, так і виконавче значення. Накази охоплюють широке коло питань: з виробничої діяльності — організація праці, добір і розстановка кадрів, трудова дисципліна, заохочування до праці ; з особового складу — оформлення відпусток, призначення, переміщення, нагороди тощо.

Форма викладу тексту в наказах — наказова. Як правило, наказ складається з двох частин: констатуючої й розпорядчої. Іноді констатуючої частини може й не бути, зокрема в наказах, які не потребують роз'яснень, та з різнопланових питань. У таких випадках тексти складаються з параграфів. Основні реквізити наказу: назва, місто видання, номер, дата підписання, заголовок, текст і підпис

керівника.

11. Розпорядження. Це правовий акт, що видається керівником або колегіальним органом з метою вирішення оперативних питань. Має обмежений термін дії та стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян — виконавців розпорядження.

Р е к в і з и т и :

1. Назва структурного підрозділу.

2. Коди.

3. Назва виду документа.

4. Дата.

5. Індекс.

6. Місце видання.

7. Заголовок до тексту.

8. Текст, що містить такі частини:

— констатуючу (вказуються мета або причини видання);

— розпорядчу (вказуються дії, які треба виконати, та особи, відповідальні за виконання).

9. Підпис.

12. Автобіографія — це опис свого життя. Складається вона довільно. Проте протягом років виробилися певні вимоги до оформлення цього офіційного документа. Автобіографія подається при оформленні на роботу, при вступі на навчання тощо. Пишеться вона від руки, на аркуші паперу, іноді на спеціальному бланку. Форма викладу — від першої особи. Прийнято всі відомості подавати в хронологічному порядку. В автобіографії вказується рік, місяць і число народження; прізвище, ім'я та по батькові батьків, їхня професія; освіта; відомості про трудову діяльність та участь у громадському житті; сімейний стан; склад сім'ї; домашня адреса; дата складання автобіографії; у кінці ставиться підпис.

13. Резюме - Це документ, у якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу.

Р е к в і з и т и :

1. Назва виду документа.

2. Текст, що містить таку інформацію: домашня адреса, телефон (факс);

- прізвище, ім'я, по батькові;

- мета написання документа;

особисті: дані (дата народження; сімейний стан; національність (якщо потрібно));

- відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися; ступінь володіння іноземними мовами (при потребі);

— відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади, із зазначенням стажу роботи);

- відомості про публікації (якщо потрібно);

— інша інформація на вимогу роботодавця.

3. Дата (при потребі).

4. Підпис (при потребі).

Резюме повинно бути детальним, точним, але лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Як правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила вакансії. Після ознайомлення дирекції із докумен- том претенденти запрошуються на співбесіду. Якщо особа відповідає вимогам установи, то їй пропонують заповнити резюме у вигляді анкети безпосередньо на місці.

14. Характеристика — це документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника. Є характеристики виробничі, атестаційні, для вступу до навчального закладу та ін. Прізвище, ім'я та по батькові особи, якій дається характеристика, пишеться після назви, з правого боку, в родовому відмінку. В цих рядках вказуються і анкетні дані. Далі подаються дані про трудову діяльність (у теперішньому часі, форма третьої особи), характеристика ділових якостей і висновки. Обов'язково вказується призначення характеристики, ставиться дата і підпис керівника.

15. Протокол — це документ, який відбиває процес і результати роботи колегіальних органів, проведення різних нарад, засідань, обговорень тощо. Протоколом оформляється також діяльність адміністративних органів, слідчих та ін. У ньому занотовуються всі виступи з розглянутих питань та прийняті рішення.Текст протоколу може складатися з одного або кількох розділів, кожен з яких ділиться на три частини, що починаються словами:

Слухали; Виступили; Постановили (Ухвалили). Після

цих слів ставиться двокрапка.