Тема 2: совершенствование автоматизации управления предприятием

2.1 Схема бизнес-процессов предприятия.

Современную жизнь уже сложно представить без компьютеров. Автоматизации подвергаются даже самые незначительные операции. В масштабах предприятий внедряются сложнейшие информационные системы. Но многие предприятия существуют не один десяток лет, и для того, чтобы их автоматизировать, необходимо «разложить по полочкам» все бизнес-процессы. Этим занимаются современные бизнес-аналитики.

Анализ бизнес-процессов представляет собой обследование деятельности предприятия-заказчика с целью формализовать его основные производственные и вспомогательные процессы, а иногда и выявить их, поскольку, зачастую, процессы на предприятии вообще отдельно не определены. Конечным результатом бизнес-анализа является выстроенная цепочка выполняемых функций разными подразделениями компании, или модель деятельности предприятия. Причем, в цепочку включаются не только функции, но и результаты выполнения каждой из них, информационные потоки. Выстраивание бизнес-процессов предприятия желательно проводить до как можно более глубокого уровня, в идеале – до отдельного работника. Цель анализа бизнес-процессов – получить четкую картину деятельности предприятия, с целью дальнейшей оптимизации процессов, процедур, структуры и т.д. Бизнес-анализ деятельности предприятия является начальным этапом процесса автоматизации.

После обследования предприятия становится очевидным – какие функции дублируются, какие цепочки зациклены, где, наоборот, не хватает связей. Таких моментов, приводящих к неэффективности, может быть выявлено очень много, в самых разных областях – и непосредственно в производственных процессах, и в документообороте, и в финансовом учете, и в управлении персоналом.

Описание, анализ и оптимизация бизнес-процессов позволяет эффективно решить следующие актуальные задачи, стоящие перед современным предприятием:

1.Формализация, описание и стандартизация основных, обеспечивающих и управленческих бизнес-процессов, построение и переход к процессной системе управления предприятием.

2. Обеспечение прозрачности, контролируемости и управляемости бизнеса, наведение порядка, обеспечение реализации намеченной стратегии и поддержание эффективного роста.

3. Эффективное внедрение системы сбалансированных показателей и построение системы управления предприятием на основе ключевых показателей эффективности, разработанных и внедренных до уровня структурных подразделений и должностей.

4. Оптимизация бизнес-процессов на основе улучшения ключевых показателей, определяющих эффективность и конкурентоспособность современного бизнеса, а именно:

- Снижение издержек

- Уменьшение времени процессов

-Повышение качества процессов и системы управления, а также уменьшение операционных рисков.

5. Построение эффективной организационной структуры, оптимизация нормы управляемости и количества уровней управления, повышение мобильности и реактивности структуры на изменения внешней среды, рынка и запросов потребителей, эффективное делегирование полномочий и ответственности, реструктуризация.

6. Эффективное проектирование и развитие новых бизнес-направлений и бизнес-процессов для активно развивающихся компаний.

7. Быстрое и эффективное тиражирование бизнеса для активно развивающихся компаний, имеющих в своей структуре схожие процессы (филиальная сеть, представительства, торговые точки и т.д.).

8. Эффективная автоматизация деятельности за счет быстрого и качественного внедрения информационной системы.

9. Правильный и эффективный подбор персонала и структуризация его деятельности на основе разработки базовых регламентов и должных обязанностей.

10. Построение эффективной системы регламентации на основе разработки процессных и структурных регламентирующих документов. Высвобождение времени руководителей для решения задач развития и инноваций. Повышение ответственности и эффективности работы персонала.

11. Построение эффективной системы финансового управления, бюджетирования, финансового планирования, управленческого учета и отчетности, управления издержками на основе применения технологий пооперационного расчета себестоимости, процессного бюджетирования и пооперационного управления издержками.

12. Повышение рыночной стоимости предприятия, его инвестиционной привлекательности, капитализации, имиджа, обеспечение выхода на новые рынки.

13. Внедрение систем постоянного совершенствования, а также системы менеджмента качества на основе стандартов ИСО (ISO) серии 9000и т.д.

Существует множество технологий описания бизнес-процессов предприятия. Рассмотрим одну из них.

Классическая технология описания бизнес-деятельности предприятия состоит из следующих этапов:

Этап 1. "Описание организационной структуры".

В рамках этапа "Описание организационной структуры" разрабатывается несколько моделей организационной структуры, основными из которых являются модели организационной структуры, построенные по принципу подчиненности и принципу входимости. При описании организационной структуры "инвентаризируются" подразделения и должности, существующие в компании, а также показывается их иерархическая взаимосвязанность (рисунок 2.1).

Рисунок 2.1 Модель организационной структуры, построенная по принципу подчиненности

Этап 2. "Описание финансовой структуры".

В рамках данного этапа строится модель финансовой структуры, при разработке которой идентифицируются типы центров финансовой ответственности (ЦФО), существующих в компании, описывается их перечень, а также описывается состав структурных подразделений компании, входящих в тот или иной центр финансовой ответственности (рисунок 2.2).

Рисунок 2.2 Модель финансовой структуры

Этап 3. "Описание информационной системы".

В рамках данного этапа строится модель информационной системы, при разработке которой показываются типы информационных систем применяемых в компании, описывается их модульная структура, а также перечисляется программное обеспечение, используемое в компании при выполнении бизнес-процессов (рисунок 2.3).

Рисунок 2.3 Модель информационной системы

Этап 4. "Описание функций подразделений".

На данном этапе описываются функции, выполняемые структурными подразделениями компании. По результатам описания функций строится функциональная модель компании, структурированная по организационной структуре (рисунок 2.4).

Рисунок 2.4 Функциональная модель, структурированная по организационной структуре

Этап 5. "Описание продуктов и услуг".

На данном этапе описываются продукты и услуги, которые производит компания и реализует на внешнем рынке. При построении модели продуктов и услуг на верхнем уровне выделяются продуктовые группы, которые детализируются на продукты и услуги, имеющие различную технологию производства и реализации (рисунок 2.5).

Рисунок 2.5 Модель продуктов и услуг

Этап 6. "Выделение и построение дерева бизнес-процессов".

На данном этапе на основе описанных продуктов и услуг компании, а также описанных функций подразделений выделяются бизнес-процессы, которые классифицируются на:

- Основные;

- Обеспечивающие

- Управления.

После проведения классификации бизнес-процессов строится модель бизнес-процессов компании (рисунок 2.6).

Рисунок 2.6 Модель бизнес-процессов

Этап 7. "Оценка и выбор бизнес-процессов для последующего описания, анализа и оптимизации".

На данном этапе на основе разработанного перечня бизнес-процессов компании выделяются приоритетные бизнес-процессы для дальнейшего описания, анализа и оптимизации. Выбор приоритетных бизнес-процессов производится на основе следующих критериев:

- Важность бизнес-процесса

- Проблемность бизнес-процесса

- Затраты, требуемые для оптимизации бизнес-процесса.

Для каждого из выделенных бизнес-процессов рассчитываются количественные показатели в соответствии с приведенными критериями, после чего производится их ранжирование.

Для ранжирования бизнес-процессов на основе критериев важности и проблемности применяется матрица "Важность-проблемность" (рисунок 2.7)

Рисунок 2.7 Матрица "Важность-проблемность" для ранжирования бизнес-процессов

Этап 8. "Описание информационных потоков, выбранных бизнес-процессов".

На данном этапе идентифицируются информационные потоки, участвующие в описываемых бизнес-процессах, представляющие из себя информацию размещенную на бумажных носителях, устную информацию и информацию в электронном виде. Данные информационные потоки классифицируются, после чего строится модель информационных потоков для каждого бизнес-процесса (рисунок 2.8).

Рисунок 2.8 Модель информационных потоков

Этап 9. "Описание материальных потоков, выбранных бизнес-процессов".

На данном этапе аналогично предыдущему идентифицируются материальные потоки, участвующие в описываемых бизнес-процессах. Данные материальные потоки классифицируются, после чего строится модель материальных потоков для каждого из бизнес-процесса (рисунок 2.9).

Рисунок 2.9 Модель материальных потоков

Этап 10. "Описание выбранных бизнес-процессов".

На данном этапе строятся модели выбранных бизнес-процессов. Для построения моделей бизнес-процессов используются результаты предыдущих этапов.

Структура модели бизнес-процесса, разработанного на основе результатов этапов 1-9 приведена на рисунке 2.10.

Рисунок 2.10.. Модель бизнес-процесса

Этап 11. "Сбор и "линкование" форм документов со схемами описанных бизнес-процессов и информационных потоков".

На данном этапе собираются формы, используемых в компании документов и "линкуются" к соответствующим элементам моделей информационных потоков (рисунок 2.11) и моделям бизнес-процессов (рисунок 2.12).

Рисунок 2.11 Модель информационных потоков с "прилинкованными" формами документов

Рисунок 2.12 Модель бизнес-процесса с "прилинкованными" формами документов