29. Діловодство. Формуляр. Формуляр-зразок

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності.

Формуляр документа – внутрішня структура, зміст і стилістичні особливості тексту документа, які вперше сформував французький ерудит – Жан Мабільон. Характерною рисою формуляра є сталість побудови. Розрізняють умовний (найзагальніша схема побудови документів в цілому), абстрактний (загальна схема побудови документів певного різновиду), конкретний (схематична структура певних груп документів усередині конкретного виду документів) та індивідуальний (схема побудови окремо взятого тексту) формуляри.

Умовний формуляр середньовічного та ранньомодерного документу:

Початковий протокол: інвокація – взивання імені Бога, богословський відступ, або просто знак хризмону; інтитуляція – вказування особи, від якої походить документ; інскрипція – вказування адресата; салютація – вітання

Основна частина: аренга, преамбула, промульгація – публічна заява, нарація – виклад суті справи, диспозиція – розпорядження, санкція – заборона порушувати приписи документа, Корроборація – засвідчення автентичності документа

Заключна частина – есхатокол: дата, місце і час видачі документа, апрекація – заключне побажання

Засвідчувальна частина: субскрипція – формула,що передає суть засвідчувальної дії, сигнатура – підпис

ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК — це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732- 94) (рис. 1- 3).

Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів вико­ристовується такий склад реквізитів:

1 — Державний герб;

2 — емблема організації;

3 — зображення нагород;

4 — код організації;

5 — код документа;

6 — назва міністерства чи відомства;

7 — назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 — назва структурного підрозділу; ,

9 — індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;

10 — назва виду документа;

11 — дата;

12 — індекс (вихідний номер документа);

13 — посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 — місце складання чи видання;

15 — гриф обмеження доступу до документа;

16 — адресат;

17 — гриф затвердження;

18 — резолюція;

19 — заголовок до тексту;

20 — позначка про контроль;

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатка;

23 — підпис;

24 — гриф погодження;

25 — візи;

26 — відбиток печатки;

27 — позначка про завірення копії;

28 — прізвище виконавця та номер його телефону;

29 — позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 — позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 — позначка про надходження.