Деловые приемы. Их виды

Наиболее распространенной формой делового протокола являются приемы. Они

устраиваются по случаю знаменательных дат, национальных праздников, прибытия делегаций и

т.д. Деловые приемы бывают официальными и неофициальными. Первые устраиваются

главами государств, правительствами, консульствами. Официальные приемы обычно проводятся по правилам дипломатического протокола и этикета. Этих же этикетных правил придерживаются и фирмы, организуя приемы в честь зарубежных коллег.

Основным содержанием приемов является не дегустация напитков, и употребление пищи,

а их деловой характер. Приемы способствуют углублению и расширению контактов, получению

нужной информации в неформальной обстановке, обмену мнениями.

Приемы подразделяются на дневные («Завтрак», «Бокал шампанского», «Бокал вина») и

вечерние («Обед», «Обед-буфет», «Коктейль», «Фуршет» «А ля фуршет», «Ужин», «Чай»,

«Журфикс», с рассадкой* и без рассадки за столом. С рассадкой проводятся «Завтрак», «Обед»,

«Ужин», остальные – без рассадки. Неофициальные приемы выходят за временные рамки дипломатического протокола. Они могут быть организованы рано, например в 8 ч. (завтрак), официальные приемы устраиваются с 12 ч. – дневные приемы, с 16 ч. – вечерние.

Подготовка и проведение приемов

В международном этикете регламентирован порядок организации и проведения приемов.

Любой прием необходимо хорошо подготовить. А для этого выбирается вид приема. Определяется

дата его проведения. Учитывается, что приемы не назначаются и не проводятся в нерабочие,

праздничные дни, в том числе в дни религиозных праздников и

во время национального траура. Определяется общее количество гостей, которых планируется пригласить на прием. Список участников приема уточняется и подписывается руководителем учреждения, организующего прием. В соответствии со списком рассылаются приглашения на прием. Заранее составляется план рассадки, составляется меню. При этом учитываются вкусы

гостей, их национальные, религиозные традиции и т.д.

Особое внимание обращается на сервировку стола. Сервировать банкетный стол должен

опытный человек, хорошо знающий искусство сервировки. Подбирается квалифицированный

обслуживающий персонал.

Презентация (лат. рraesentatio – представление) - официальная церемония представления

общественности чего-либо. Для подготовкя и успешного проведения презентации требуется участие многих специалистов: по дизайну, оформлению, аранжировке помещения, экспозиций и др., по деловой риторике; по сервировке стола, составлению меню и др. В соответствии с требованиями современного делового этикета необходима протокольная группа и др.

План подготовки презентации состоит в следующем:

определение цели презентации;

составление списка и анализ состава приглашенных на презентацию;

разработка плана презентации;

выбор метода представления продукта (услуг), проекта и пр.

подбор демонстрационных материалов;

подготовка выступлений;

подготовка к ответам на вопросы.

Презентация является началом дальнейшего рассмотрения и обсуждения объекта. .

Если после презентации у тех, кому она адресована появится объекта прошла успешно.

Роль презентации в деятельности современной организации трудно переоценить

СПЕЦИФИКА ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ БЕСЕД, ВСТРЕЧ,

ПЕРЕГОВОРОВ

Ведение деловой беседы. В деловом общении большое значение имеет соблюдение правил делового протокола. Он регламентирует порядок встреч и проводов, проведения бесед, переговоров, организацию и проведение приемов и т.д.

Деловые беседы предполагают обмен взглядами, точками зрения, мнениями.

Цель беседы – обмен информацией. Формально беседу можно разделить на несколько этапов:

начало беседы; передача информации: аргументирование; выслушивание доводов собеседника:

принятие или опровержение этих доводов; принятие решений.

В деловой беседе некорректно, неуважительно не принято относиться к собеседнику.

Наоборот, нужно проявлять внимание, искренний интерес, уважительное отношение к нему.

Умению уважать чужую точку зрения нужно учиться всю жизнь.

Этап выхода из беседы, так же как и начальный этап, не должен быть очень длительным.

Прием делегаций Для установления контактов, заключения взаимовыгодных контрактов с партнерами приглашают представителей фирм, в том числе и иностранных.

Принимающая сторона разрабатывает программы пребывания делегации: общую или внешнюю

(для гостей), подробную или внутреннюю (для себя и заинтересованных лиц) и специальную (для

супруг гостей). Подробная программа отражает организационные вопросы, связанные с приемом

делегации. В каждом пункте программы указываются ответственные. Главное внимание занимает

цель визита делегации: беседы, встречи, переговоры и т.д.

При встрече гостей ранги и должности глав принимающей и приезжающей делегаций

должны соответствовать друг другу. Руководителя делегации, приезжающего с супругой

встречает глава делегации также с супругой.

Первым представляется глава принимающей делегации (хозяин)

Визит вежливости

В соответствии с деловым протоколом почетный гость наносит хозяину визит вежливости.

Цель визита – уточнение программы пребывания делегации, возможно, корректирование ее.

Прибывших гостей в вестибюле встречает секретарь или менеджер офиса. В особых

случаях гостей может встречать руководство принимающей стороны. Гостей провожают, как

правило, в кабинет руководителя. Он не должен сидеть за письменным столом или во главе стола.

В соответствии с протокольными требованиями в кабинете должны быть диван, кресла, стоящие

вокруг журнального столика. Гостей не усаживают напротив окон, выходящих на солнечную сторону, . Это может быть расценено как неуважение по отношению к гостям. Через 5-7 минут гостям предлагают чай, кофе, конфеты, печенье, фрукты. Алкогольные

напитки не предусмотрены. Продолжительность визита – 20 – 30 минут. Инициатива ведения беседы – за хозяином. Долгая пауза означает конец беседы. Инициатива ухода – за гостем.

В области международных этических норм делового общениявыделяют следующие требования, которые следует выполнять вне зависимости оттого, где и с кем работает человек: правильно произносить имена людей, правильноесть и учитывать особенности кухни в каждой стране, правильно одеваться, правильноразговаривать. Кроме того, все крупные компании, корпорации, банки, торговыеобъединения и т.п. в обязательном порядке имеют некий устав или кодекс, которыйопределяет этическую основу взаимоотношений между сотрудниками даннойорганизации, а также между ее сотрудниками и внешней средой. image» обозначает «образ», Далее перейдём к имиджу делового человека.Манера держаться - это такой же способ проявлять уважение к окружающим людям, как и опрятная одежда, вежливое обращение в разговоре, тактичность.В манере поведения достаточно велика роль привычек. Они могут как подчёркивать достоинства человека, так и сводить к нулю его самые лучшие черты.. Естественность - один из главных принципов поведения делового человекаЖесты и движения являются частью имиджа. Очень часто случается так, что именно жест показывает настроение, лицо человека даже тогда, когда он сам этого не хочет. Движения не должны быть резкими и быстрыми. Не нужно при разговоре опускать надолго глаза или сидеть в расслабленной позе. Походка не должна быть вялой. Но и не стоит размахивать руками и делать широкие шаги. Наилучший вариант - размеренные движения, прямая осанка.Сидя на стуле, не следует раскачиваться, садиться на край. Не рекомендуется также облокачиваться на стол. Присаживаться и подниматься нужно не производя шума. Стул не двигают по полу, а переставляют, взяв за спинку.Привычки машинально раскачивать ногой, ёрзать на стуле, периодически постукивать по нему каблуком относятся к нежелательным. Подобное поведение может быть воспринято как отсутствие интереса к разговору и т. п.

Беседуя, сидеть лучше всего прямо, не наклоняясь и не откидываясь назад. Наиболее приемлемая посадка для деловой женщины: колени вместе, ступни одна возле другой, голень повёрнута немного наискосок.Подпирать голову рукой при разговоре некрасиво. Не стоит делать того, что может быть расценено как затягивание времени разговора (закуривание сигареты, протирание стекол очков).