1.3 Организация закупочной логистики на предприятии розничной торговли

На функции отдела закупок в организационной структуре торговой компании оказывают влияния такие факторы, как:

• доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах

• (доходах) компании;

• сущность приобретаемой продукции или услуг;

• ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для компании;

• наличие возможностей для выполнения данной функции;

• задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей.

Служба закупок на предприятие может быть построено централизованно и децентрализовано. Если компания подходит к процессу с позиции централизации, служащие отдела будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимущественном такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребность отдела, чем кто – либо.

Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция.

Внутри самого отдела закупок функции часто подвергаются дальнейшей специализации и развитию профессионализма как результат специализации. В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, вероятно, никакого разделения функций не будет.

Организация процесса закупок имеет определенные этапы:⁴

- Определение потребности в материальных ресурсах.

- Определение нужды характеристики и количества товаров и услуг.

- Анализ и определение возможных источников снабжения.

- Определение цены и условия закупок.

- Подготовка и размещение заказа на закупку.

- Контроль выполнения заказа и/или экспедирования.

- Получения и проверка товара.

- Обработка счета и оплаты.

- Учет поступлений материальных ресурсов.

Любая закупка начинается с определения общей потребности компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары.

Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок ведется список (каталогов) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает поиск источников снабжения и оценка возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи. Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о действующих контрактов с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков.

Анализ и выбор поставщиков, является вопросами субъективной оценки, ведут к размещению заказа. Большинство компаний применяют простую форму

оценки предложений при их анализе, но универсальной практике не существует. Многие заказы размещаются в результате тендера, например, после ознакомления с прайс – листом или в ходе переговоров.

Размещение заказов на закупку включает заполнения формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение с поставщиками на продажу товара или поставка товара на основание общего заказа. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, дата заполнения, название и адрес поставщика, количество и описания заказанных товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузки, условия оплаты и условия заказа.

После того, как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и/или ускорить выполнения заказа.

Эти функции возложены на отдел контроля и экспедирования. Функция выполнения заказа – стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнять свои обязательства по срокам доставки. Экспедирования заказа - это своего рода давления поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорить доставку в случи отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в бедующем, если поставщик не может выполнять условия соглашения.

Важный этап – оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой продукции. Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов является: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т.д.); регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов.

Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

После получения заказа необходимо ввести новые сведенья в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведения файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок:

- Журнал заказов на закупку, в которой ведется учет всех заказов по

номерам и отображается статус каждого заказа выполнен/ не выполнен.

- Реестр заказов на закупку, содержание копии всех заказов на закупку.

- Товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида товаров или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку).

- Реестр с историей поставщика, отображающей все закупки.

Основным документом, регулирующим взаимоотношения по закупкам и поставкам материальных ресурсов, является договор поставки.

Размещение заказов, удовлетворяющее потребности логистической системы, непосредственно влияет на эффективность всего процесса логистики, так как заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения по логистическим цепям.

2 Анализ организации процесса закупок материальных ресурсов

на ООО «Универсам – 1»