14. Документи щодо особового складу.

До цієї групи документів належать: заява, наказ щодо особового складу, автобіографія, резюме, характеристика, контракт із найму працівників, особовий листок з обліку кадрів, трудова книжка.

Заява - це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладено певне прохання. За походженням заяви бувають від організацій, установ (службові) та особисті, а за місцем виникнення - внутрішні й зовнішні. В особистій заяві реквізити рекомендується розташовувати у такій послідовності:

1) праворуч пишеться назва організації чи установи, до якої подається заява;

2) нижче у стовпчик - посада, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заяву адресовано тій організації, де працює її автор, домашню адресу зазначати не треба, достатньо назвати посаду і місце роботи (структурний підрозділ);

3) ще нижче посередині рядка пишеться слово Заява;

4) текст заяви слід починати з великої літери і з абзацу, чітко викладаючи прохання з коротким його обгрунтуванням;

5) після тексту ліворуч ставиться дата, а праворуч – підпис автора заяви.

У заяві варто порушувати лише одне питання, не ускладнюючи текст зайвою інформацією, що не стосується справи. Заява пишеться від руки в одному примірнику.

Характеристика - це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника. Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

У характеристиці мають бути такі реквізити:

1) прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика;

2) рік народження, освіта;

3) текст, де зазначено, з якого часу працює або навчається особа, як ставиться до своїх посадових обов'язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі;

4) дата складання;

5) підпис відповідальної посадової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику.

Текст викладається від третьої особи.

Автобіографія - це опис свого життя. Головні вимоги під час його написання - вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

В автобіографіях обов'язково зазначаються:

1) прізвище, ім'я, по батькові; 2) дата народження; 3) місце народження (місто, село, селище, район, область, країна); 4) відомості про навчання (повні найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися); 5) відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад); 6) відомості про громадську роботу (всі її види); 7) короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти); 8) дата написання й підпис автора. Заголовок ("Автобіографія") пишеться посередині рядка,

трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора - праворуч. Автобіографія має дві форми: автобіографія-розповідь з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей і автобіографія-документ з точним викладенням фактів. Автобіографія - обов'язковий документ особової справи.

Наказ - це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази щодо особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: "Щодо особового складу".

Реквізити наказу такі: 1) назва підприємства або установи, що видає наказ; 2) назва виду документа; 3) назва місця видання наказу; 4) номер; 5) дата підписання; 6) короткий зміст наказу; 7) текст наказу; 8) підстава для складання; 9) підпис керівника підприємства (установи).

Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту

зазначається підстава для його складання. Накази щодо особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку слід із прізвища, ім'я та по батькові працівника. Далі зазначається посада (вчений ступінь, звання, спеціальність), найменуванняьструктурного підрозділу, дія, що оголошується наказом. У наказі щодо групи питань їх викладають у такій послідовності: прийняття на роботу (призначення на посаду); переведення на іншу постійну роботу (на одному й тому самому підприємстві, в установі, організації); звільнення з роботи; надання відпусток; заохочення; стягнення. Прізвища працівників у кожній групі питань треба подавати в алфавітному порядку

15. Довідково-інформаційні документи(довідка, оголошення та ін..)

Довідка - це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян, а також діяльності установ, організацій, підприємств. Довідки можуть бути особистими і службовими. Особисті довідки підтверджують певний юридичний факт.

Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи або підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди видано довідку). Службові довідки складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи.

Довідка має такі обов'язкові реквізити: 1) назва організації, що видає довідку; 2) дата видачі й номер; 3) прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка; 4) текст; 5) призначення (куди подається); 6) підписи службових осіб та печатку, без якої довідка не має юридичної сили.

Оголошення - це повідомлення про час і зміст нарад, засідань; необхідність виконати якусь роботу; потребу в заміщенні вакантної посади чи набір працівників та ін.

В оголошенні обов'язково вказується, хто й про що повідомляє; дата виділяється іншим шрифтом; текст

повідомлення стислий. За формою оголошення бувають: писані, мальовані, друковані в газетах, журналах, на окремих аркушах. До них належать також афіші, що рекламують кінофільми, концерти, вистави тощо.

Окрім чіткої мови, важливості теми, цікавості змісту в оголошеннях велике значення має оформлення: використання різних шрифтів, добір кольорів, симетричність розташування повідомлень, а по радіо і телебаченню - час повідомлень, чіткість вимови, оригінальність композиції тексту. Оголошення бувають як окремих організацій, підприємств, державних установ, навчальних закладів, так і приватних осіб.