7)Электр документооборот. Управление документооборотом. Определение системы эд и ее отличительные св-ва.
Основные действия с документами: 1)создание 2)утверждение(подписание) 3)хранение
Система ЭД- комплекс программ, созданных для контролируемого документирования и документооборота на предприятии в соотв с правилами обработк документ,обусловл спецификой функционир предприят.
Отличительными свойствами СЭД являются:
- Ведение электронного архива документов.
- Управление жизненным циклом информации.
- Управление процессом создания, сбора, обработки и распростране-
ния корпоративной информации.
- Наличие средств контроля исполнения поручений.
- Управление содержимым корпоративных Web-ресурсов.
- Интеграция с офисными приложениями и корпоративными инфор-
мационными системами.
8) Место системы электронного документооборота в корпоративной сис-
теме управления предприятием
Перечислим наиболее очевидные области применения СЭД, помимо
использования в КИС предприятия:
- государственные судебно-исполнительные и законодательные ин-
ституты, нотариаты, адвокатуры;
- аудиторские фирмы;
- открытые для общего доступа Web-порталы и Web-сервера трансна-
циональных корпораций, где должна быть представлена информация на
многих языках;
- закрытые Web-порталы и Web-сервера транснациональных корпора-
ций, где ведется история документов, и учитываются особенности доступа
к документам.
9) Процесс разработки и внедрения кис исполняется по следующему
сценарию:
1. Анализ существующих систем или разработка требований к созда-
ваемой системе.
2. Типовой процесс внедрения.
2.1. Разработка стратегии автоматизации.
2.2. Анализ деятельности предприятия.
2.3. Реорганизация деятельности.
2.4. Выбор системы.
2.5. Внедрение системы.
2.6. Эксплуатация.
Понятие стратегии автоматизации включает в себя базовые принципы,
используемые при автоматизации предприятия. В ее состав входят сле-
дующие компоненты:
• цели: области деятельности предприятия и последовательность, в
которой они будут автоматизированы;
• способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная
автоматизация;
• долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних стан-
дартов, поддерживаемых на предприятии;
• ограничения: финансовые, временные и т.д.;
• процедура управления изменениями плана.
Автоматизация – лишь один из способов достижения стратегических
бизнес-целей, а не процесс, развивающийся по своим внутренним законам.
Во главе стратегии автоматизации должна лежать стратегия бизнеса пред-
приятия: миссия предприятия, направления и модель бизнеса.
Финансовые ограничения определяются величиной инвестиций, кото-
рые предприятие способно сделать в развитие автоматизации. Этот тип ог-
раничений наиболее универсален, т.к. остальные три вида могут быть час-
тично конвертированы в финансовые.
Временные ограничения обычно связаны со следующими факторами:
- сменой технологий основного производства;
- рыночной стратегией предприятия;
- государственным регулированием экономики.
К ограничениям, связанным с влиянием человеческого фактора, отно-
сятся следующие ограничения:
- корпоративная культура - отношение персонала к автоматизации;
- особенности рынка труда трудовое законодательство.
10)Реорганизация деятельности предприятия
Реорганизация деятельности преследует, как правило, цель повыше-
ния эффективности деятельности предприятия в целом.
В настоящее время популярной методикой реорганизации деятельно-
сти предприятия является методика BSP.
Методика BSP – подход, помогающий предприятию определить план
создания информационных систем, удовлетворяющих его ближайшие и
перспективные информационные потребности.
Поскольку информация является одним из основных ресурсов и
должна планироваться в масштабах всего предприятия, информационная
система должна проектироваться независимо от текущего состояния и
структуры предприятия.
BSP основывается на нисходящем анализе информационных объектов
и регламентирует 13 этапов выполнения работ.
Подход CPI (Continuous Process Improvement) и его японский аналог
TQM (Total Quality Management) успешно применялись при реорганизации
предприятий еще в середине века. Самый впечатляющий результат его
применения - подъем японской послевоенной промышленности и доведе-
ние качества японских товаров до современного опережающего многие
страны уровня.
В основе подхода лежит очевидная концепция управления качеством
выпускаемой продукции. Качество должно быть направлено на удовлетво-
рение текущих и будущих потребностей потребителя как самого важного
звена производственной линии. Достижение соответствующего уровня ка-
чества требует постоянного совершенствования производственных про-
цессов.
Хаммер и Чампи определяют реинжиниринг (BPR, business process
reingineering) как фундаментальное переосмысление и радикальное пере-
планирование бизнес-процессов компаний, имеющее целью резкое улуч-
шение показателей их деятельности, таких как затраты, качество, сервис и
скорость.
11)Выбор,внедрение и эксплуатация системы.
Для малого предприятия (5-50 сотрудников) следует отдать предпоч-
тение таким системам, как: 1С:Предприятие, Фрегат, Лагуна, - они наибо-
лее соответствуют критериям цена-качество.
Для среднего предприятия (50-100 сотрудников) следует отдать пред-
почтение таким системам, как Лагуна, Фрегат, Галактика, Парус.
Для крупного предприятия (более 100 сотрудников) следует обратить-
ся к консалтинговым фирмам
Перед выбором системы соответствующего производителя необходи-
мо решение следующих задач. Для начала нужно определиться в своих це-
лях и требованиях. Нужно изучить потребности собственного предприятия
и понять, чего, собственно, вы хотите добиться автоматизацией. После
этого можно приступать непосредственно к выбору.
Основные требования к КИС:
1. КИС должна отвечать задачам вашего предприятия.
2. Цена должна быть доступной.
3. КИС должна быть простой в использовании и обновлении.
Программные комплексы, предназначенные для внедрения в качестве
базиса информационных систем, обладают одним общим характерным
свойством: они сложны для оперативного ознакомления. Эта проблема
обусловлена следующими факторами:
• Сложность не только внутренних механизмов работы, но и наблю-
даемой функциональной структуры.
• Большой набор специфических инструментов для различных об-
ластей менеджмента. Например, многие производственные и технологиче-
ские тонкости неизвестны финансовому директору, и наоборот, главный
инженер некомпетентен в принципах анализа финансовых отклонений.
Специалист, принимающий решение по выбору программного комплекса,
как правило, является IT-менеджером и имеет лишь общее и неполное
представление об использующихся управленческих методиках.
• Наличие специальной терминологии, большого количества стан-
дартов и псевдостандартов информационного менеджмента (очень часто
общие концепции называют стандартами или вообще ориентируются на
«стандарты», являющиеся частью маркетинговой политики некоторых раз-
работчиков).
• Доступность материалов исключительно рекламного характера,
фактическое отсутствие описания реального опыта использования про-
граммного комплекса и истинной статистики внедрений.
Существуют следующие основные стратегии внедрения системы:
1. Параллельная стратегия - когда одновременно работают старая
(ручная) и новая система, и их выходные документы сравниваются. Если
они согласуются длительное время, осуществляется переход на новую сис-
тему.
2. «Скачок». Эта стратегия привлекательна, но не рекомендуется.
3. «Пилотный проект». Это наиболее часто используемая стратегия.
«Пилотный проекта» - это тактика «скачка», но применяемая к ограничен-
ному числу процессов. Область применения стратегии - небольшой уча-
сток деятельности. Такой подход снижает риск и наиболее надежен. Прак-
тически все предприятия применяют эту тактику сегодня.
4. «Узкое место»- это малая часть производственного процесса. Точ-
ность данных повышается только для изделий в этом «узком месте»; пере-
подготовка - только для людей, работающих в нем; анализ эффекта затрат
делается только для него и т.д.
Этап эксплуатации или сопровождения системы в динамично меняю-
щемся предприятии представляет собой довольно сложную задачу. Мо-
дернизация программно-аппаратной части, вызванная физическим и мо-
ральным старением компонентов АСУ; необходимость отслеживания из-
менений в законодательстве; необходимость доработки системы под новые
требования ее пользователей; обеспечение безопасности информации в
процессе эксплуатации - эти и многие другие вопросы постоянно встают
перед персоналом, ответственным за процесс эксплуатации системы.
Затраты на эксплуатацию системы в рамках предприятия могут и
должны быть снижены за счет качественной проработки предшествующих
этапов, в основном за счет разработки стратегии автоматизации и осущест-
вления выбора системы.
13) Операционные системы для сетей масштаба предприятия.
Сетевые операционные системы имеют разные свойства в зависимости от того,
предназначены они для сетей масштаба рабочей группы (отдела), для сетей
масштаба кампуса или для сетей масштаба предприятия.
• Сети отделов - используются небольшой группой сотрудников, ре-
шающих общие задачи. Главной целью сети отдела является разделение
локальных ресурсов, таких как приложения, данные, лазерные принтеры и
модемы. Сети отделов обычно не разделяются на подсети.
• Сети кампусов - соединяют несколько сетей отделов внутри отдель-
ного здания или внутри одной территории предприятия. Эти сети являются
все еще локальными сетями, хотя и могут покрывать территорию в не-
сколько квадратных километров. Сервисы такой сети включают взаимо-
действие между сетями отделов, доступ к базам данных предприятия, дос-
туп к факс-серверам, высокоскоростным модемам и высокоскоростным
принтерам.
Сети предприятия (корпоративные сети) - объединяют все компью-
теры всех территорий отдельного предприятия. Они могут покрывать го-
род, регион или даже континент. В таких сетях пользователям предостав-
ляется доступ к информации и приложениям, находящимся в других рабо-
чих группах, других отделах, подразделениях и штаб-квартирах корпора-
ции.
14) Корпоративное хранилище данных – это специальным образом организованный массив данных предприятия (организации), обрабатываемый и хранящийся в едином аппаратно-программном комплексе, который обеспечивает быстрый доступ к оперативной и исторической информации, многомерный анализ данных (KPI по различным измерениям), получение прогнозов и статистики в разрезах согласованной нормативно-справочной информации (НСИ).
Сопутствующее программное и аппаратное обеспечение
Прежде всего, помимо самих услуг на разработку корпоративного хранилища данных, продаются еще и лицензии как на серверное програнное обеспечение (ОС, базу данных, сервер приложений и др.), так и на клиентские места (средства антивирусной защиты и обеспечения безопасности).
Возможно, существующие сервера клиента не предназначены для развертывания хранилища данных. Необходимо выдвигать к ним требования и продавать потенциальному клиенту "железо".
Помимо самих серверов для хранения значительного объема информации необходимы дисковые массивы
.Намереваясь строить корпоративное хранилище данных, потенциальный клиент не всегда понимает как он будет обеспечивать резервирование. Зачастую существующие у клиента системы резервного копирования не способны одномоментно подключить к резервированию объемы данных от 20-30 Тб.
Как правило, специалистам и пользователям клиента требуется прохождение курсов обучения.
15) Термин "портал" появился примерно в середине 1999 года и имеет следующее базовое определение. Портал - это WEB-сайт, предназначенный для специфической аудитории, который обеспечивает:
- объединение информационного наполнения и доставку важной для данной аудитории информации при принятии стратегических, управленческих решений;
- совместную работу и коллективные услуги; - доступ к услугам и приложениям для избранной аудитории, предоставляемый на основе строгой персонализации.
Информационный портал предприятия, для большей эффективности должен обладать следующей функциональностью:
Разграничение прав доступа. Защита от несанкционированного доступа к информации на основе разграничения пользовательских прав доступа;
Безопасность. Защита от несанкционированного доступа как изнутри самого предприятия, так и за его пределами, для обеспечения возможности безопасного пользования порталом клиентами предприятия;
Клиентские функции. Персонификация, поддержка пользовательских профилей;
Индексация структурированной (базы данных) и неструктурированной (WEB-страницы) информации;
Поиск в информационном пространстве. Полнотекстовый (контекстный) поиск во всех доступных информационных ресурсах;
WEB-интеграция приложений. Возможность, не затрагивая уровень бизнес-логики, отображать посредством браузера данные из любого приложения. Поддержка открытых стандартов (XML, XSL, HTML).
16) Реальную же поддержку принятия управленческих решений
оказывают специальные аналитические средства, вводимые в ERP-системы
(обычно эти средства называют OLAP – On-Line Analysis Processing, т. е.
оперативный анализ данных). 12 определяющих принципов OLAP сфор-
мулировал в 1993 г. Е. Ф. Кодд – «изобретатель» реляционных БД. Позже
его определение было переработано в так называемый тест FASMI, тре-
бующий, чтобы OLAP-приложение предоставляло возможности быстрого
анализа разделяемой многомерной информации.
Fast (Быстрый) - анализ должен производиться одинаково быстро по
всем аспектам информации. Приемлемое время отклика - 5 с или менее.
Analysis (Анализ) - должна быть возможность осуществлять основные ти-
пы числового и статистического анализа, предопределенного разработчи-
ком приложения или произвольно определяемого пользователем. Shared
(Разделяемой) - множество пользователей должно иметь доступ к данным,
при этом необходимо контролировать доступ к конфиденциальной инфор-
мации. Multidimensional (Многомерной) - это основная, наиболее сущест-
венная характеристика OLAP. Information (Информации) - приложение
должно иметь возможность обращаться к любой нужной информации, не-
зависимо от ее объема и места хранения.
OLAP предоставляет удобные быстродействующие средства доступа,
просмотра и анализа деловой информации. Пользователь получает естест-
венную, интуитивно понятную модель данных, организуя их в виде мно-
гомерных кубов (Cubes). Осями многомерной системы координат служат
основные атрибуты анализируемого бизнес-процесса. Например, для про-
даж это могут быть товар, регион, тип покупателя. В качестве одного из
измерений используется время. На пересечениях осей - измерений
(Dimensions) - находятся данные, количественно характеризующие процесс
- меры (Measures). Это могут быть объемы продаж в штуках или в денеж-
ном выражении, остатки на складе, издержки и т. п. Пользователь, анали-
зирующий информацию, может «разрезать» куб по разным направлениям,
получать сводные (например, по годам) или, наоборот, детальные (по не-
делям) сведения и осуществлять прочие манипуляции, которые ему придут
в голову в процессе анализа.
17)Преимущества использования Internet.
Универсальность
Открытость
Устойчивость
Простота использования
Низкие затраты
Неотъемлемой чертой современных КИС стало применение технологий Internet. Учитывая этот факт, при выборе составляющих КИС необходимо отдавать предпочтение программам (СУД, САДП), которые поддерживают полноценную работу из обычного браузера, фактически, имеют так называемый тонкий клиент и специальное серверное программное обеспечение, обеспечивающее функционирование данного клиента. Как правило, такое техническое решение позволяет использовать стандартные хранилища данных (библиотеки документов, базы данных) из локальных, корпоративных и глобальных сетей, не требуя существенных затрат на дополнительное администрирование и поддержание целостности, надежности и безопасности хранения данных.