29. Реквизиты делового письма.

01 – государственный герб РФ; ставится на документах выше гос. органов (Дума, Правительство, Президент, Премьер-министр)

02 – герб субъекта РФ; автономные края и области, Москва и Спб. Ставятся на документах высших органов субъектов РФ

03 – эмблема организации., товарный знак. Если на документе есть герб, то эмблема не ставится.

04 – код организации (ОКПО). Определяется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

05 – ОГРН; на 1 строчке.

06 – ИНН/КПП; на 1 строчке.

07 – код формы документа, ОКУД. Определяется по общероссийскому классификатору управления документами.

08 – наименование предприятий и учреждений должно точно соответствовать наименованию, закрепл. в учредит. документах.

09 – справочные данные об организации (адрес, №телефона, факса, е-майла, №счета в банке

10 – слова гарантийного письма

11 – дата документа: сначала день, месяц, год. 01.12.2012, 04 июля 2012 г.

12 – регистрационный номер. Если у док-та нет даты и номера – он не действителен. Если нет номера – б/н.

13 – ссылка на регистрационный номер и дату того письма на которое вы отвечаете.

15 – адресат (справа в письме).

При адресовании письма долж. лицу в дат. – управляющему, название предприятия в Им.п., затем сначала инициалы, затем фамилия в Им. п.

Если письмо адресовано в организацию, то руководителя не указывают, а только название организации в Им.п. След. – адрес организации.

17 – резолюция оформляется от руки, в верхней части листа, на свободном месте. В резолюции ук-ся инициалы исполнителей, что они должны сделать, к какому числу, затем подпись и дата.

18 – заголовок к тексту письма. Оформляется в Пр.п., начинается с о (об). Точка в конце не ставится.

19 – отметка о контроле. Ставится напротив названия организации.

20 – текст

21 – отметка о приложении. Пишется слово «Приложение», затем в столбик – название док-в, которые мы отправляем.

22 – подпись. Слева – название должности руководителя, справа - фамилия и инициалы, между ними подпись.

23 – гриф согласования. Пишется слово «СОГЛАСОВАНО» прописными буквами, должность, ниже – подпись и расшифровка. Письмо согласовывается с той организацией, интересы которой затронуты в письме, с общественными организациями, с организациями, осуществляющими надведомственный контроль, экологический контроль.

25 – оттиск печати. Печать ставится на подпись руководителя.

27 – отметка об исполнителе – секретарь, печатающий текст письма. Ниже исполнитель – гриф согласования (по левому краю).

28 – отметка об исполнении документа и направление его в дело.

Испол. документа – отметка об ответе на письмо или о каких-то ответных действиях. Документ вписывается в дело, ставится дата, подпись (руковод-ля структур. подразделения), в котором были предприняты ответные действия на письмо.

29 – отметка о поступлении дела в организацию. В виде штампа внизу, в левом углу.

30 – идентификатор эл. копии документов.

30. Письмо-запрос (особенности содержания и оформления)

Обращение покупателя к продавцу с просьбой дать подробную информцию о товаре или направить предложение о поставке товара (письмо-оферта).

Текст письма-запроса делится на 2 части:

в 1 абзаце обосновывается необходимость получения сведений о товаре. При этом мб ссылка на отдельные законодательные акты, т.к. организация не имеет права запрашивать информацию, не обуслов. хар-р ее д-ти.

во 2 абзаце – наименование товара (услуги), условия на которых желательно получить товар (кол-во/кач-во товара, цена, сроки поставки).