Создание базы данных

В окне базы данных отображаются файлы всех объектов, которые могут быть созданы в Access. В действительности база данных — это один файл. Создаваемые новые файлы объектов хранятся внутри файла базы данных. Сами по себе они не являются файлами DOS, вместо этого они представляют собой хранимые объекты. Начальный объем файла базы данных составляет около 96 000 байт. Этот объем растет по мере создания новых объектов — таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей. Ввод данных также приводит к увеличению этого файла.

Имеется много способов создать новую базу данных. При запуске Microsoft Access появляется окно создания новой базы данных. Это окно можно также вызывать, выбирая команду Файл ►Создать. (File►New...) из главного меню Access, или щелкая на кнопке Создать (New) (первая кнопка на панели инструментов, где изображен лист бумаги с загнутым правым верхним углом).

После запуска процесса создания, новой базе данных следует присвоить имя. По умолчанию в строке имени файла появляется имя dbl.mdb. Поскольку база данных представляет собой стандартный файл Windows 95/98/NT, у него может быть имя любой допустимой для этих операционных систем длины.

Окно базы данных

В левой части окна расположено меню Объекты (Objects), выводящее список объектов для последующего выбора одного из них, и панель инструментов наверху.

Типы объектов

Окно базы данных содержит семь кнопок на вертикальной строке меню объектов. Используя их, вы можете быстро выбрать любой из этих семи доступных в Access объектов.

• Таблицы (Tables)

• Запросы (Queries)

• Формы (Forms)

• Отчеты (Reports)

• Страницы (Pages)

• Макросы (Macros)

• Модули (Modules)

Создание новой таблицы

Создание структуры таблицы

Для создания структуры новой таблицы можно воспользоваться одним из четырех методов.

• Щелкнуть на кнопке Создать (New) окна базы данных.

• Выбрать в главном меню Вставка►Таблица (Insert Table).

• Щелкнуть на кнопке панели инструментов Новый объект (New Object), выбрать в появившемся меню пункт Таблица (Table).

• Выбрать пункт Создание таблицы в режиме конструктора (Create table in Design view), если опция новые ярлыки объектов (New object shortcuts) включена.

Щелкните на командной кнопке Создать (New) окна базы данных, чтобы начать создание таблицы.

Access сохраняет таблицу и отображает на экране окно базы данных.

Чтобы получить на экране окно конструктора таблиц, нужно выбрать имя таблицы и щелкнуть на кнопке Конструктор (Design).

Окно конструктора таблиц

Окно конструктора таблиц состоит из двух областей:

области описания полей;

области свойств полей.

В области описания полей вводятся имена, типы данных полей, а также их необязательные описания. В области свойств вводятся другие характеристики полей, именуемые свойствами. Это размер поля, формат, маска ввода, подпись для форм, значение по умолчанию, условие на значение, сообщение об ошибке, признак "обязательное поле", признак допустимости пустых строк, признак индексированности поля и сжатие Юникод. Свойства полей будут рассмотрены ниже.