Ввод описания поля

Описание поля — это необязательный элемент, который используют только для напоминания о назначении поля. Чаще всего его вообще не используют, а если и используют, то применительно к тем полям, назначение которых может быть неверно истолковано. Если описание поля все-таки вводится, то в момент, когда соответствующее поле при работе с базой данных становится активным, оно отображается в строке состояния. Описание поля может помочь и в тех случаях, когда пользователю необходимо объяснить, какие значения допустимы для этого поля.

Свойства полей базы данных

Поля базы данных не просто определяют структуру базы — они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

•Имя поля — определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

•Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле. • Размер поля — определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

•Формат поля — определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

•Маска ввода — определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).

•Подпись — определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

•Значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

•Условие на значение — ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

•Сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).

•Обязательное поле — свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;

•Пустые строки — свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

•Индексированное поле — если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Резюме

Вы узнали, как создать таблицу базы данных в окне базы данных. Кроме того, вы изучили различные типы полей и свойств, которые обычно используются в таблице. Итак, перечислим основные положения этой главы.

• В базах данных содержатся такие объекты, как таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

• Создать таблицу можно с помощью режима таблицы (Datasheet View), конструктора (Design View), мастера таблиц (Table Wizard), мастера импортирования таблиц (Import Table Wizard) и мастера связей с таблицами (Link Table Wizard).

• Структура таблицы включает имена полей, типы данных и описания.

• Существует десять основных типов полей: Текстовый (Text), Числовой (Number), Денежный (Currency), Счетчик (AutoNumer), Дата/время (Date/Time), Логический (Yes/No), Поле MEMO (Memo), Поле объекта OLE (OLE object), Мастер подстановки (Lookup Wizard) и Гиперссылка (Hyperlink).

• Каждое поле характеризуется следующими свойствами: Размер поля (Field Size), Формат поля (Format), Подпись (Caption), Значение по умолчанию (Default Value), Условие на значение (Validation Rule), Сообщение об ошибке (Validation Text), Индексированное поле (Indexed) и Сжатие Юникод (Unicode Compression).

• Каждая таблица имеет поле первичного ключа, которое является индексом и должно содержать уникальное значение для каждой записи.

• Создав структуру таблицы, вы можете переупорядочивать, вставлять, удалять и переименовывать поля.

• В окне базы данных можно переименовывать, удалять, копировать и вставлять таблицы.

Проектирование базы данных

Разработка структуры базы данных.

1. Работа начинается с составления генерального списка полей — он может насчитывать десятки и даже сотни позиций.

2. В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяют наиболее подходящий тип для каждого поля.

3. Далее распределяют поля базовым таблицам.

4. В каждой из таблиц намечают ключевое поле. В качестве такового выбирают поле, данные в котором повторяться не могут.

Если в таблице вообще нет никаких полей, которые можно было бы использовать как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа Счетчик — оно не может содержать повторяющихся данных по определению.

5. Далее составляют чертёж, показывающий связи между таблицами. Такой чертеж называется схемой данных.

Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи «один ко многим» и «один к одному». Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться.

Про подобные таблицы говорят, что они связаны реляционными отношениями. Соответственно, системы управления, способные работать со связанными таблицами, называют системами управления реляционными базами данных, а схему данных в технической литературе могут называть схемой реляционных отношений.

Ключи

Для того чтобы установить отношения между таблицами, необходимо установить связи между теми полями, в которых содержится общая информация. Совсем не обязательно, чтобы эти поля имели одно и то же имя, но тип данных и длина поля, а также (что особенно важно) информация в обоих полях соответствующих записей должны быть одинаковыми в обеих таблицах. Как правило, связь устанавливается соединением ключевых полей таблиц: первичного ключа в одной таблице и внешнего ключа — в другой.

Каждая таблица должна содержать первичный ключ — одно или несколько полей, содержимое которых уникально для каждой записи. Никакие две записи не могут иметь одинаковый номер. В теории баз данных это называется целостностью данных. Наличие неповторяющегося первичного ключа в каждой записи позволяет рассматривать любые две записи обособленно. Первичные ключи создаются для уникального идентификатора каждой записи.

Создавая таблицы, Access всегда предлагает задать первичный ключ с типом данных Счетчик. Значение такого поля будет автоматически увеличиваться на единицу при добавлении новой записи.

В Access поле данных типа Счетчик нельзя использовать для обеспечения целостности данных. Поэтому для первичного ключа важно задать иной тип данных, например Текстовый или Числовой.

Создание первичного ключа

Для создания первичного ключа нужно щелкнуть на маркере поля (выделить поле) и на кнопке Ключевое поле панели инструментов. Если необходимо создать несколько ключевых полей, то следует выделить все эти поля (удерживая нажатой клавишу <Ctrl>) и щелкнуть на кнопке Ключевое поле.

При определении нескольких первичных ключей важен порядок выбора полей. Поэтому следует проверить правильность порядка назначения ключевых полей с помощью диалогового окна Индексы, вызываемого после щелчка на кнопке Индексы панели инструментов.

Внешние ключи

Первичные ключи гарантируют уникальность записей в таблице, а поля первичных ключей используются для связи таблиц. Общее поле связи в другой таблице может не быть в ней первичным ключом (так обычно и бывает). Связующее поле — это поле (или несколько полей) с тем же типом данных, что и у первичного ключа таблицы связи. Поле (или поля), используемое для связи с полем первичного ключа в другой таблице, называют внешним ключом. В отличие от первичного ключа, который должен создаваться особым образом, внешним ключом может быть всякое поле (поля), использованное для связи. Согласовав значения (первичного ключа и внешнего ключа) в обеих таблицах, вы можете связать две записи.

Отношения между таблицами

Объединение двух таблиц по полю с ключевой информацией выполняется на физическом уровне в Access.

Отношения между таблицами очень важны, поскольку они указывают Access, как находить и размещать информацию из полей двух или более таблиц. Программе необходимо знать, что нужно искать: одну запись в таблице или несколько записей на основе отношения. Например, если установлено отношение один-ко-многим, это значит, что всегда существует одна запись в Таблице1, связанная по крайней мере с одной записью в Таблице2 (т.е. в Таблице2 может быть много связанных с ней записей). Таким образом, Access знает, что в Таблице1 надо искать только одну запись, а в Таблице2 — просматривать любые (одну или больше) записи с таким же значением ключевого поля.

Связи, установленные на уровне таблиц, имеют преимущество по сравнению со связями, установленными на уровне запросов. При создании многотабличного запроса с использованием полей из нескольких таблиц связи, установленные на табличном уровне, и тип отношений будут распознаны автоматически. Отношения между таблицами можно разбить на четыре типа.