Принятие решений как связующий процесс
Чтобы показать роль и место принятия решений в процессе управления организацией, вспомним основные функции управления, к которым относятся планирование, организация деятельности, мотивация и контроль. Эти функции объединены между собой двумя связующими процессами: обмена информацией и принятия решений. Согласно данному подходу, описанному в известном учебнике М. Мескона, «Основы менеджмента», процессы управления и принятия решений тесно взаимосвязаны и неотделимы один от другого. При этом важно понять, что принятие решений не является одним из этапов процесса управления, а «пронизывает» весь этот процесс, осуществляясь непрерывно при реализации каждой функции управления. Принятие решений (так же как обмен информацией) «связывает» между собой все функции управления. Поэтому принятие решений рассматривается не как этап цикла управления, а как важный связующий процесс в рамках более широкого процесса управления организацией.
В подтверждение этой идеи можно привести примеры решений, которые принимаются руководителями при осуществлении каждой отдельной функции управления.
В процессе планирования, принимаются решения:
о миссии и целях организации;
о состоянии внешней среды и ее влиянии на будущее организации;
о каналах сбыта и распределения продукции;
о разработке новых видов товаров и услуг;
В процессе организации деятельности принимаются решения:
об организационной структуре;
о пределах и распределении властных полномочий;
о реорганизации фирмы вследствие изменения целей деятельности
В процессе мотивации принимаются решения:
о нуждах и потребностях подчиненных;
о том, в какой мере эти потребности удовлетворяются;
о том, что необходимо сделать для повышения производительности труда подчиненных;
о методах и приемах мотивации конкретных работников.
И наконец, в процессе контроля принимаются решения о том:
как и по каким показателям следует оценивать результаты работы;
как часто следует измерять значения этих показателей;
какие методы и процедуры контроля следует использовать в процессе управления организацией;
Приведенные примеры показывают, что принятие решений всегда сопровождает деятельность руководителя, который вынужден решать возникающие проблемы, чтобы наиболее эффективно достигать цели управления организацией.
Процесс управления и управленческие решения
Технология менеджмента рассматривает управленческое решение как процесс, состоящий из 3 стадий: подготовка решения, принятие решения, реализация решения.
На стадии подготовки управленческого решения проводится экономический анализ ситуации на микро - и макроуровне, включающий поиск, сбор и обработку информации, а также выявляются и формулируются проблемы, требующие решения.
На стадии принятия решения осуществляются разработка и оценка альтернативных решений и курсов действий, проводимых на основе многовариантных расчетов; отбор критериев выбора оптимального решения; выбор и принятие наилучшего решения.
На стадии реализации решения принимаются меры для конкретизации решения и доведения его до исполнителей, осуществляется контроль за ходом его выполнения, вносятся необходимые коррективы и дается оценка полученного результата от выполнения решения.
Каждое управленческое решение имеет свой конкретный результат, поэтому цель управленческой деятельности состоит в нахождении таких форм, методов, средств и инструментов, которые могли бы способствовать достижению оптимального результата в конкретных условиях и обстоятельствах.
В жизни не проходит ни одного дня без принятия решения. При этом необходимо учитывать 2 аспекта:
1. выбор направления
2.характер руководителя.
Выработка управленческого решения - это принятие на себя ответственности, что связано с психологическим напряжением, вызывает специфические болезни руководителя. Характер человека может быть различным, трудно предсказать, как поведет себя руководитель в конкретной ситуации.
4.Значение, сущность и функции решений
Выбор единственной альтернативы из всего их множества и является принятием решения.
В своей жизни человек постоянно принимает различные решения. Их последствия могут сказаться на будущем самого человека и, возможно, на будущем некоторых людей из его ближайшего окружения. Если решение принимает руководитель организации, то последствия этого решения неизбежно сказываются на других людях. Поэтому руководитель всегда несет моральную, а довольно часто и материальную ответственность за результаты принимаемых решений. Исходя из этого, можно дать более полное определение управленческого решения. Управленческое решение это протекающий во времени мыслительный, эмоциональный и правовой акт по выбору одной из множества альтернатив, совершаемый руководителем в пределах своих полномочий.
Это определение позволяет трактовать решение с различных точек зрения : во-1-х, как протекающий во времени процесс, что позволяет вести разговор о его этапах; во-2-х, как волевой акт руководителя, что позволяет рассматривать решение с психологической точки зрения, учитывая мотивы и мнения, определяющих поведение руководителя; в-3-х, как средство достижения цели, что позволяет говорить о его оптимальности; в-4-х, как мыслительный процесс, что позволяет говорить о методах обоснования принимаемого решения. Существует точка зрения, что, начиная с сознательного возраста, вся жизнь человека представляет собой непрерывный процесс принятия решений. Еще в доисторические времена древние люди были вынуждены принимать многочисленные решения, чтобы найти себе пищу, спастись от диких животных и стихийных явлений природы, организовать свое нехитрое хозяйство и разрешать возникающие споры. Все наиболее важные решения такого рода принимались вождями племен единолично или путем обсуждения на совете старейшин. С появлением государств и развитием социальных организаций принятие решений стало более осмысленным и организованным. Возникла постоянная практика принятия административных решений, и резко повысилась ответственность руководителей за их последствия. Поэтому люди стали задумываться над тем, как они принимают решения и что необходимо сделать, чтобы принимать решения более эффективно.
История сохранила для нас много примеров замечательных решений, принятых известными полководцами, государственными деятелями, менеджерами, бизнесменами. Здравый смысл, необходимый для принятия решении характеризуется тем, что люди старались учесть свой прежний опыт, хорошо уяснить проблему, получить всю необходимую информацию, тщательно продумать все альтернативы и их последствия, принять во внимание разнообразные факторы, влияющие на результат выбора. Кроме того, немаловажную роль в принятии решений всегда играла интуиция. Таким образом, принятие решений во все времена оставалось в большей мере искусством, чем наукой. Несмотря на успехи ученых в этой области, большинство решений принимается интуитивно и очень часто не поддается логическому объяснению. Все решения людей отражают их сложную, противоречивую природу. В наших решениях удивительным образом сочетаются интуиция и логическое мышление, эмоциональные оценки событий и холодный рациональный расчет, стремление к безопасности и склонность к риску.
Понятие «решение» имеет два смысловых значения. В широком смысле под решением понимают процесс выбора одного или нескольких вариантов действий из множества возможных. Иначе говоря, в этом смысле термин «решение» означает процесс принятия решения. В узком смысле решение есть результат конкретного выбора варианта действий. В любом случае справедлива следующая формула: решение — это выбор альтернативы.
Особенностью управленческой деятельности является мыследеятельность руководителя. С этой точки зрения есть два типа управленческих решений:
1. в узком смысле УР - это результат выбора единственной альтернативы действия для достижения цели.
2. в широком смысле УР рассматривается как процесс, который включает в себе выбор одной из возможных альтернатив, этот процесс предполагает определение цели, а также средств достижения, оценку информации, моделирование действий, оценку, выбор и реализацию выбранной альтернативы.
Аспекты УР:
1. экономический – эффект от решения должен быть выше чем затраты на данное решение.
2. организационный аспект – заключается в том, что к принятию решений привлекается персонал. Нужен дееспособный коллектив. Для его создания необходимо наделить работников соответствующими правами, полномочия и ответственность, нужно обеспечить их ресурсами, техникой и технологией, организовать систему контроля и координации.
3. психологический – подразумевает рассмотрение проблемы в целом, а также составляющих ее элементов.
Функции УР:
1. стратегическая или направляющая функция – подразумевает то, что решение должно отражать цели и стратегию развития организации
2. координирующая – предполагает необходимость согласования действий для реализации решений в установленные сроки.
3. мотивирующая (побуждающая) – функции решения, которая реализуется через систему управленческих воздействий, экономических стимулов и социальных оценок исполнителей.
5.Интеллектуальная деятельность при разработке решений
С позиции менеджмента процесс мышления включает следующие составляющие
В начале любого дела лежит идея, которая трансформируется в мысль и под влиянием внешней среды и внутренних факторов человека превращается в убеждение. Убеждение, усиленное концентрацией, чувствами и вниманием, реализуется в конкретных действиях менеджера. При согласии с внешней средой, укрепляющей жизненные силы человека, предпринимаемые действия ведут к успеху. Повторение успехов формирует мастерство или искусство принятия решений. Под искусством в данном контексте понимается высокая степень умения лица, принимающего решения (ЛПР).
Управленческое решение не проще теоретического, а по ряду характеристик сложнее. В частности, это проявляется в способности преобразовывать сложнейшую информацию в определенные, простые, доступные планы и решения.
Управленческое мышление должно быть конкретным. Руководителю необходимо представлять сложное целое и видеть при этом составляющие его элементы. Важнейшими свойствами управленческого мышления являются способность к риску и личная ответственность за исход дела. Каждое решение порождается в процессе мышления, которое соотносит возможности личности с конкретно складывающейся ситуацией.
Мышление руководителей имеет множество особенностей (рис. 1.3). В их составе наряду с другими выделяются:
• глубина мышления — свидетельствует об умении предвидеть наиболее удаленные от поверхности причинно-следственные связи;
• широта мышления — отражает умение видеть все многообразие взаимосвязанных явлений в целом, не выделяя из них какую-то проблему и не увлекаясь только ею;
• гибкость мышления — проявляется в умении отступать от излюбленных, оправдавших себя стереотипных решений; умение исходя из сложившейся ситуации найти оригинальное решение;
• быстрота мышления — это "скорость" мысли от анализа проблемы к формулированию решения.
Поскольку психологические особенности личности руководителя влияют на управленческие решения, выясним основные из них: управленческие потребности личности, управленческие способности, управленческая концепция.
Кроме потребностей необходимо обладать соответствующими способностями к управлению. Важнейшие из них — диагностические, творческие и организаторские.
Диагностические способности позволяют формировать четкое представление о настоящем и будущем организации; творческие — вырабатывать решения, адекватные задачам предприятия; организаторские — обеспечивать их реализацию. На основе потребностей и способностей в процессе учебы и последующей практической деятельности у руководителя формируется индивидуальная (отражающая его личные возможности) управленческая концепция.
^ Индивидуальная управленческая концепция руководителя (ИУК) — это способ понимания и трактовки проблем управления. Она соотносится с жизненной позицией руководителя, служит своеобразным источником принятия решения. Но это не сумма решений. Через призму ИУК руководитель оценивает поступающую информацию, сообразуясь со всем своим предшествующим опытом. ИУК объясняется факт выбора разных целей разными руководителями в равных объективно сложившихся условиях. Так, нерадивого работника одни стремятся уволить, другие проводят воспитательную работу, третьи могут рекомендовать на более высокую должность в другой коллектив, чтобы от него избавиться. Другими словами, в первом случае используются административные методы, во втором — воспитательные, в третьем — совершается поступок, недостойный руководителя.
В структуре ИУК выделяется три элемента: сверхзадача, проблемное наполнение и управленческие замыслы.
Сверхзадача представляет собой личностный смысл деятельности человека в крупные отрезки времени (юность, зрелость, старость). Она определяет связность, условность жизненного пути человека, служит психологическим стержнем, вокруг которого разворачиваются многочисленные поступки и действия, внешне не всегда логически связанные. Для руководителя сверхзадача может выступать в форме конкретной цели в сложившихся социально-экономических условиях (например, постоянное повышение эффективности производства). Она характеризует меру социально-политической зрелости человека.
^ Проблемное наполнение — это система задач, на решение которых руководитель направляет свою активность. Из всего многообразия задач он выбирает те, которые постоянно или эпизодически находятся в центре его внимания. От качеств руководителя зависит, какая из проблем, способствующая решению многих других, выбрана в качестве приоритетной.
Проблемное наполнение должно оперативно перестраиваться, быть гибким, переключать при необходимости внимание на решение новых задач. Недостаточная гибкость в этом случае сродни инертности мышления и может привести к грубым ошибкам.
^ Управленческие замыслы — предпочтительные и привычные для руководителя способы решение проблем. У разных руководителей они могут быть различными. Например, повышение производительности труда достигается несколькими путями: улучшением организации труда, изменением технологии производства, либо используются данные пути в разной степени. Если эти замыслы стереотипны, незначительно меняются при смене экономической ситуации и социальных условий хозяйствования, возникает опасность отставания менеджера от жизни.
Проблема интеллектуальной деятельности менеджера имеет и иной аспект. Во второй половине XX в. значительное распространение получили работы в области искусственного интеллекта. Делаются предположения о том, что в конечном итоге искусственный интеллект превзойдет интеллект человека, хотя и признается чрезвычайная сложность этого процесса. Основная идея работ в области искусственного интеллекта — создание методов формирования "разумных систем".
Под интеллектуальными системами (ИС) понимаются системы, созданные как для имитации, так и для расширения возможностей интеллектуальной деятельности человека в области принятия решений. Благодаря использованию ИС стал возможным качественный скачок в развитии управленческих технологий. Принципиально новые возможности (связанные с широкомасштабным внедрением компьютеризации, современных методов выработки и принятия решений, автоматизированных систем) открывают качественно новые подходы к пониманию и осуществлению управленческой деятельности. А поскольку управленческая деятельность включает управление государством, регионом, отраслью, концерном, фирмой и принятие решений в реальной жизни осуществляется каждодневно, можно представить диапазон возможного применения ИС.
Неудивительно, что назначение ИС достаточно разнообразно: от экспертных систем (ЭС), основная идея которых состоит в использовании знаний и опыта специалистов высокой квалификации, до автоматизированных систем экспертного оценивания (АСЭО), предназначенных для использования коллективного опыта и знаний при решении нестандартных проблем.
Любое логическое рассуждение, используемое
руководством, может быть закодировано
и воплощено в ИС. Умение пользоваться
современными ИС не только делает человека
более вооруженным при необходимости
объяснения логики принятия решения, но
и позволяет повысить качественный
уровень принимаемых решений.