1. Деловое совещание

Здесь имеется ввиду такое деловое общение, когда весь коллектив предприятия или фирмы собирается вместе для того, чтобы обсудить насущные проблемы или принять общее решение.

- Формы проведения:

• Диктаторская или авторитарная (не эффект)

• Сегрегационная

• Дискуссионная или демократическая.

- Методика проведения:

• Методика ответов по кругу (самая распространенная)

• Методика номинальной группы

• Методика мозгового штурма (брэйнсторминг)

Подготовка к совещанию:

• Определение даты и места

• Определение длительности

• Определение состава участников

• Точная повестка дня

• Организация пространства

• Техническая подготовка помещения

2. Публичное выступление

Этот вид делового общение является в некой мере продолжением предыдущего. Это тот случай, когда один человек доносит какую-либо информацию своим коллегам или иной группе лиц. Выступающий должен четко понимать то, о чем он говорит, а его выступление должно быть понятно публике.

3. Деловая беседа

Это такой вид делового общения, при котором происходит обмен информацией по какой-либо, наиболее важной в данный момент теме.  Например, сюда относится обсуждением сотрудниками предприятия рабочих процессов. Во время деловой беседы необязательно должно выноситься решение.

4. Деловые переговоры

В отличие от предыдущего вида общения, конечным результатом переговоров является нахождение самого правильного решения и его принятие. Деловые переговоры имеют конкретную четкую направленность, итогом которых может стать подписание важных контрактов и сделок.

5. Спор

Во время делового общения без спора обойтись дается не всегда. Зачастую, только благодаря столкновению интересов и отстаивания участниками своих позиций удается прийти к какому-то решению. Но и иногда именно спор мешает его принять.

6. Деловая переписка

Это косвенный способ делового общения, с помощью которого информацию передается посредством письма.  Например, сюда можно отнести письменные приказы и запросы. Деловая переписка может осуществляться и путем отправления электронных писем, что существенно экономит время. Различают две формы деловой переписки: деловое письмо (отправляется одной организацией на имя другой) и частное официальное письмо (отправляется частным лицом от имени организации другому частному лицу).

Говоря о деловом общении, следует упомянуть и его основные фазы.

Фазы делового общения

·         Подготовка к общению.

·         Фаза общения (вхождения в контакт).

·         Концентрация внимания (на какой-то проблеме или особенности).

·         Поддержание внимания.

·         Аргументация и убеждение (на случай, если мысли собеседников расходятся).

·         Фиксация результата (закончить разговор в нужный момент).

Билет 15. Совещание. Типы совещаний. Методики ведения совещаний: методика номинальной группы, методика ответов по кругу, мозговой штурм (брейнсторминг).

Совещание – форма делового общения, целью которой является обсуждение деловых вопросов и принятие соответствующий решений(решения малых групп).

Виды совещаний:

• Инструктивные совещания. Цель: проинструктировать людей об их работе и ответственности или передать информацию на нижние уровни крупной организации.

• Деловые совещания. Цель: принятие решений. Участники делятся информацией, обсуждают вопросы повестки дня и принимают по ним решения. Недостаток: большая продолжительность обсуждений.

• Комитеты планирования в рабочие группы. Проработка политики, планирование текущей работы, управление кружками качества, планирование ежегодных общих собраний требуют много времени, и эти дела лучше поручить небольшим группам, снабдив их четкими инструкциями.

• Консультационные совещания. Консультационные совещания могут оказаться полезными для планирования. Могут проводиться либо с подчиненными (могут способствовать укреплению чувства сопричастности и преданности организации), либо с представителями профсоюзов, клиентами, потребителями, представителями общественности.

• Производственные совещания. Цель: заслушивание отчетов о проделанной работе, коллективное обсуждение текущих проблем, например, кризисной ситуации в какой-либо команде.

• Итоговые совещания. Проводятся время от времени для оценки прогресса, достигнутого организацией, подразделением, отдельными работниками в продвижении к поставленной цели. Иногда полезно присутствие фасилитатора (посредника).

Формы ведения совещаний по характеру:

• Диктаторское или авторитарное

• Сегрегационное

• Демократическое(дискуссионное)

Методики ведения совещаний:

1. Мозговой штурм

Дополнительный метод совещания, оперативный метод решения проблемы на основе стимулирования творческой активности, при котором участникам обсуждения предлагают высказывать возможно большее количество вариантов решения, в том числе самых фантастических. Затем из общего числа высказанных идей отбирают наиболее удачные, которые могут быть использованы на практике. Во время проведения мозгового штурма запрещена любая критика.

(Изобретателем метода мозгового штурма считается Алекс Осборн, сотрудник рекламного агентства BBD&O.)

Правила проведения мозгового штурма

Для проведения мозгового штурма обычно создают две группы:

- участники, предлагающие новые варианты решения задачи;

- члены комиссии, обрабатывающие предложенные решения.

Этапы мозгового штурма

• Постановка проблемы.

• Генерация идей.

• Группировка, отбор и оценка идей.

2. Ответы по кругу

3. Методика номинальной группы

Процедура опроса по методу номинальной группы может быть описана следующим образом. Участники опроса письменно формулируют возникшие у них идеи, суждения. Заметим, что эффективность этого метода во многом зависит от структуры группы опрашиваемых. Считается, что наибольшему успеху способствует группа из 8-12 участников, которые либо незнакомы друг с другом, либо являются сложившимися оппонентами, умеющими убедительно аргументировать свою точку зрения. Затем все участники поочередно делятся своими мнениями, идеями, оценками с другими членами номинальной группы, как правило, по одной идее в одном выступлении. Модератор (ведущий дискуссии) и другие участники номинальной группы уточняют высказанные мнения, устраняют дублирование и составляют общий список высказанных идей и оценок. После этого проводится тайное голосование участников по каждому положению (пункту) этого списка («за» или «против»). Число голосов поддержки внесенного в список положения, идеи, оценки (количество «за») является неким рейтингом. Результаты голосования обеспечивают своего рода консенсус относительно высказанных оценок.

Группа является номинальной в том смысле, что эксперты отбирают идеи в групповой среде, но в отличие от метода генерации идей на выработку суждений члена группы другие участники практически не оказывают воздействия. Роль группы заключается в отборе идей и оценочных суждений.