Тема 5. Документация и инвентаризация.

1. Реквизиты документов. Виды документов.

Документ – это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции.

Все хозяйственные операции должны быть обязательно оформлены первичными документами.

Документы устанавливают ответственность за совершение операции и позволяют осуществлять контроль.

Большинство первичных документов унифицированы, т.е. применяются стандартные документы для различных предприятий.

Существует государственный стандарт, описывающий требования к оформлению документов. Кроме того, такие требования содержатся в ФЗ «О БУе» и в положении №34н.

В соответствии с этими нормативными документами, у любого первичного документа должны быть обязательные реквизиты:

1. наименование документа

2. дата составления документа

3. наименование организации, от имени которой составлен документ

4. содержание операции

5. измерители хозяйственной операции

6. наименование должностных лиц, ответственных за содержание операции и правильность ее оформления

7. личные подписи должностных лиц

8. код формы

9. расшифровка личных подписей должностных лиц

Могут быть и дополнительные реквизиты.

Ответственность за своевременное и качественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в учете, за их достоверность несут лица, создавшие и подписавшие этот документ.

Создание и передача документов для отражения в учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Большинство документов (банковские, кассовые, расчетные) унифицированы.

Виды документов.

Документы классифицируют по различным признакам:

1. по содержанию:

   1. денежные (документы, которые отражают банковские и кассовые операции)

   2. материальные (документы, которые отражают движение товарно-материальных ценностей)

   3. расчетные

2. по назначению:

   1. распорядительные (документы, которые содержат приказ или распоряжение на исполнение какой-либо операции)

   2. исполнительные (удостоверяют факт совершения операции)

   3. комбинированные (содержат в себе признаки как распорядительных, так и оправдательных документов)

   4. документы бухгалтерского оформления (составляется бухгалтером для дальнейшего использования в расчетах)

3. по структуре документа:

   1. с табличной структурой

   2. с анкетной структурой

   3. с комбинированной структурой

4. по месту составления:

   1. внешние

   2. внутренние

5. по способу использования:

   1. разовые

   2. накопительные

2. Обработка документов. Способы устранения ошибочных записей.

Все документы, принятые к учету должны пройти несколько этапов обработки.

1. Проверка. Документы должны быть проверены в момент составления и в момент отражения в учете. Проверка осуществляется на предмет целесообразности, законности, наличия определенных реквизитов и арифметической правильности.

При обнаружении ошибок могут применяться: корректурный способ, метод дополнительной записи (дополнительных проводок).

Корректурный метод используется, если ошибка не затрагивает корреспондентских счетов. При этом способе неправильную запись зачеркивают и делают правильную запись. При этом указывается дата исправления и ставится подпись исправившего.

Метод дополнительных проводок применяют в случае, если операции на счетах записаны в сумме меньшей, по сравнению с правильной. На недостающую сумму делают дополнительную проводку.

Если сумма операции больше, чем правильная или обнаружена ошибка корреспонденции счетов, используют метод «метод красного сторно» (сторнирование). При этом методе неправильную запись повторяют отрицательным числом, которое записывают красными чернилами или обводят. Затем делают правильную запись. Суммы, записанные красным, при подсчете итогов исключаются.

В кассовых и банковских документах исправлений не допускается.

2. Расценка.

На этом этапе проставляются на документах денежные расценки.

3. Группировка.

Все документы должны быть систематическим образом сгруппированы, т.е. подобраны в однородные по содержанию группы (например, отдельно кассовые документы, отдельно банковские документы, отдельно расчетные документы; документы могут быть сгруппированы по хронологической последовательности).

4. Разметка (контировка)- проставление на документах корреспонденции счетов.

После разметки данные документов отражают на аналитических и синтетических счетах, а использованные документы сдают в архив.

Создание документов, передачи их для отражения в учете и в архив производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

3.Документооборот на предприятии.

Документооборот – это порядок, сроки и этапы прохождения документов от места их составления до сдачи в архив.

Организация документооборота предполагает создание:

1. табеля отчетности – это перечень всех установленных на предприятии форм отчетности с указанием сроков и адресов представления.

2. плана документации – это альбом с образцами всех бланков, используемых документов, инструкций, положений, применяемых на предприятии.

3. рабочего плана счетов – это перечень синтетических и аналитических счетов, используемых данным предприятием для отражения своей финансово-хозяйственной деятельности.

4. графика выполнения учетных работ – это схемы движения документов от места их создания до передачи в бухгалтерию с указанием сроков предоставления.

5. формы ведения бухучета – это совокупность первичных документов и учетных регистров во взаимосвязи и взаимозависимости.

6. бухгалтерского архива – это место хранения бухгалтерских документов.

Выделяют текущий и общий архив. В текущем хранится вся документация за текущий год. Обычно такой архив организуется в помещении бухгалтерии. В общем архиве хранится документация прошлых лет. Общий архив организуется в отдельном помещении. Доступ к архивным документам разрешен только с согласия главного бухгалтера или руководителя.

Все бух. документы должны храниться в хронологической последовательности. Обычно в папках содержится основной учетный регистр с первичными документами.

Документы могут быть изъяты и архива только по решению следственных органов. Если документы утрачены во время стихийных бедствий и других чрезвычайных обстоятельств, то составляется акт об утрате. Все бух. документы должны храниться в соответствии с нормативными сроками хранения. Большинство бух. документов хранится 5 лет.

В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой з/п сдаются в гос. архив.

4.Инвентаризация.

Инвентаризация – это выявление фактического состояния учетных объектов путем их переписи и сверки полученных данных с показателями бухучета. Расхождения (излишки или недостачи) могут быть связаны как с субъективными, так и с объективными причинами.

Инвентаризация на предприятии осуществляется с учетом Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Для любой группы учтенных объектов определятся время плановых и внеплановых инвентаризаций.

Инвентаризация может быть полной или частичной.

Для проведения инвентаризации создается комиссия на основе приказа руководителя. В нее могут входить: руководитель, его заместители, учетные работники, внутренние аудиторы и др.

До начала инвентаризации проводят подготовительные работы, т.е. все материально ответственные лица сдают в бухгалтерию записки о том, что на их территории нет посторонних материальных ценностей. Работники бухгалтерии завершают все учетные записи и выводят остатки. Председатель комиссии визирует все остатки указанием «до инвентаризации на (дата)».

Далее создается приказ руководителя о начале инвентаризации, затем происходит снятие остатков. Наличие или отсутствие имущества по факту проверяют в присутствии материально ответственного лица, данные заносят в инвентаризационные описи.

Если инвентаризация проводится в течение нескольких дней, то помещение, где она проводится, опечатывается, а описи хранят в сейфах. Результаты инвентаризации регистрируются в Книге учета контрольных проверок. На поврежденные или утраченные ценности составляются специальные акты.

Во время инвентаризации заполняются также сличительные ведомости. В них заносятся только те ценности, по которым выявлены излишки или недостача.

Работа комиссии завершается оформлением акта инвентаризации и специального протокола с выводами комиссии. После утверждения этих документов результаты инвентаризации отражаются в учете.

Излишки приходуют по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, а соответствующие суммы зачисляются на увеличение финансовых результатов. Недостачи имущества в пределах норм относят на затраты. Сверх норм – на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены, или суд отказал во взыскании убытков в них, то недостачи списываются на финансовый результат.

Изл.

Д01,10,04,43,41…К91

Недост.

Д94 К01,10,04,43…

Д73К94 – на вып.р.

Д91 К94 – на ф.р.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее окончания.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем за исключением случаев, когда ее проведение обязательно:

1. при передаче имущества в аренду, выкупе, продажи

2. перед составлением годовой бух. отчетности

3. при смене материально ответственных лиц

4. при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества

5. в случае стихийных бедствий, пожаров и других чрезвычайных ситуациях

6. при реорганизации и ликвидации предприятия

7. и другие случаи, установленные законодательством.