30. Создание базы данных, таблиц, форм

Прежде чем приступить к созданию базы данных, необходимо иметь соответствующий план, в котором могут быть включены ответы на следующее:

• полезно хорошо представлять себе на какие логические категории могут быть разделены данные создаваемой базы;

• при создании новой базы на основе существующей, следует изучить способ организации данных в имеющейся базе. Это поможет в момент создания таблиц и запросов Access.

• заранее спланировать поля, которые будут содержаться в новой базе данных;

• определить, какие поля внутри отдельных таблиц могут служить ключевыми. Ключевое поле – это поле, имеющееся в каждой записи и идентифицирующее ее как уникальную. Ключевые поля используются Access для определения порядка сортировки записей и для ускорения обработки запросов.

Следует отметить, что все приложения Microsoft в процессе работы с ними предлагают присваивать смысловые имена всем создаваемым элементам (файлы, базы данных, таблицы, поля таблиц, формы, запросы и т.д.).

В Access имеется два способа создания новых баз данных:

• с помощью соответствующего мастера;

• вручную.

Каждый из подходов имеет свои преимущества. ''Ручной'' способ более точен, но требует дополнительных затрат времени. Способ создания базы данных с помощью мастера намного проще и эффективнее. В Access имеется 22 мастера баз данных. Мастер в процессе своей работы автоматически вставляет необходимые объекты в соответствии суказаниями пользователя.

Мастер базы данных позволяет задать:

• общий фон для формы (в Access имеются 10 фонов и различные цвета и узоры);

• стили отчетов;

• таблицы и поля, которые следует включать;

• общий заголовок базы данных.

В Access имеется возможность работы с базами данных, хранящимися на любом узле HTTP в World Wide Web на компьютерах, которые имеют доступ в Интернет.

Следующим шагом после создания базы данных Access является создание таблицы. Напомним, что таблица содержит информацию, расположенную в форме записей (строки) и полей (столбцы). Существует несколько способов создания таблиц:

• ''вручную'';

• с помощью мастера таблиц;

• с помощью импорта таблиц из других приложений или источников.

Первый способ дает большую точность, обеспечивая полный контроль над всем процессом создания таблицы, но требует значительных затрат времени. После того, как создана таблица, следует настроить ее структуру, указав сведения об именах полей, типах данных, размерах полей и их форматах, дополнительных свойствах полей. Структура таблицы определяется с помощью конструктора таблиц. В окне режима конструктора имеются две области:

• область формата поля;

• область свойств поля.

Работа по заданию структуры таблицы начинается с присвоения имени поля, назначения типа поля, затем определяются свойства поля согласно типу поля. Зачастую, неверно определенные свойства полей приводят к искажению способа представления данных на экране монитора.

После завершения создания таблицы следует сохранить ее в соответствующей базе данных под определенным именем.

Заполнение таблицы данными проводят в полном соответствии с созданной структурой таблицы.

Использование мастера намного проще и удобнее, он позволяет:

• выбрать тип таблицы;

• выбрать структуру таблицы;

• ввести данные непосредственно в таблицу;

• ввести данные в форму, созданную с помощью мастера.

Импорт данных поддерживается дружественным диалогом посредством диалоговых окон. Таблица, созданная в результате импорта сохраняет структуру, форматы и свойства данных источника.

Ограничения для таблиц баз данных

При создании базы данных необходимо учитывать следующие ограничения:

• таблица может содержать не более 255 полей

• таблица не может иметь более 32 индексов

• составные индексы не могут включать в себя более 10 полей, причем общая длина полей не может превышать 255 байтов

• общая длина строки таблицы, без учета полей МЕМО и объектов OLE, не может превышать примерно 2 килобайта

• размер поля МЕМО может достигать 1 гигабайт, но вы не сможете вывести поле МЕМО размером более 32 килобайта в форме или в режиме таблицы

• размер объекта OLE не должен превышать 1 гигабайт

На число записей в таблице не существует ограничений, но размер файла базы данных Microsoft Access не может превышать 1 гигабайт. Если у вас имеется несколько больших таблиц, вам в некоторых случаях придется определить каждую из них как отдельную базу данных, а затем уже связывать их с базой, содержащей формы, отчеты, макросы и модули для ваших приложений.

После создания базы данных можно создавать формы для просмотра данных в более удобном виде. В Access имеется несколько настроенных и готовых к использованию форм, однако есть возможность создавать собственные формы пользователя. И опять существует три способа создания форм:

• с использованием Автоформы;

• с использованием мастера форм;

• ''вручную''.

Каждый из этих способов имеет свои преимущества. ''Ручной'' прием дает большую точность так, как имеется возможность включения дополнительных полей, настройки форматов полей, контроля процесса создания формы. Приемы Автоформы и мастера форм позволяют:

• выбирать из трех типов форм;

• выбирать стиль формы;

• определять используемые таблицы и поля.

По мере необходимости в Access имеется возможность изменять либо создавать форму с помощью конструктора форм. В режиме конструктора форма имеет следующие элементы:

• область данных;

• панель элементов;

• список полей.

Область данных является основной частью формы. Здесь создаются и настраиваются необходимые поля таблицы. Панель элементов служит для добавления в формы описательных меток. Для добавления необходимых полей используется список полей. После добавления меток и полей с помощью опции Формат можно подобрать вид и размер шрифтов, выполнить выравнивание элементов формы, задать цвет текста и фона, определить ширину и цвет границ, выбрать спецэффекты.