31. Ввод и редактирование данных в таблице

Просмотр данных. Для того чтобы просмотреть данные одной из таблиц, выполняются следующие действия:

• открыть базу данных;

• в окне базы данных активизировать вкладку Таблицы;

• установить указатель на имени нужной таблицы и дважды щелкнуть кнопкой мыши.(Можно щелкнуть один раз и затем нажать кнопку Открыть.).

Перемещение по таблице. Используя горизонтальную или вертикальную полосы прокрутки, можно изменить содержимое окна и вывести в нем другие поля или записи таблицы.

В левом нижнем углу окна таблицы имеется поле номера записи. В нем выводится относительный номер текущей записи (запись, на которой расположен курсор или в которой выделены некоторые данные). Текущая запись может быть не видна в данный момент на экране, если просмотр данных производится с помощью полосы прокрутки. Правее поля номера записи выводится общее число записей, доступных для просмотра. Если был применен фильтр для отбора записей таблицы, то это число может оказаться меньше общего количества записей в таблице.

Сочетания клавиш. Для перемещения по таблице вместо мыши иногда удобнее использовать клавиатуру, особенно при вводе данных. Сочетания клавиш, позволяющих прокручивать таблицу:

Сочетания клавиш для перемещения между полями таблицы:

Сочетание клавиш	Действие
PageUP	Прокрутка вверх на одну страницу
PageDN	Прокрутка вниз на одну страницу
CTRL– PageUP	Прокрутка влево на одну страницу
CTRL– PageDN	Прокрутка вправо на одну страницу
Сочетание клавиш		Действие
TAB		Переход следующее поле
SHIFT–TAB		Переход на предыдущее поле
HOME		Переход на первое поле текущей записи
END		Переход на последнее поле текущей записи
		Переход на текущее поле предыдущей записи
?		Переход на текущее поле следующей записи
CTRL–		Переход на текущее поле первой записи
CTRL–?		Переход на текущее поле последней записи
CTRL–HOME		Переход на первое поле первой записи
CTRL–END		Переход на последнее поле последней записи
F5		Переход на поле номера записи

Форматирование данных (изменение макета таблицы). Имеется возможность менять представление таблицы на экране: изменять высоту строк или ширину столбцов, переставлять или убирать с экрана столбцы, применять другой шрифт, скрывать или выводить линии сетки. Многие из этих изменений можно выполнить с помощью команд опции Формат горизонтального меню.

Изменение высоты строк или ширины столбцов. Для настройки ширины столбца выделите любое значение в нем, а затем выберите команду Ширина столбца опции Формат. В открывшемся окне диалога с клавиатуры вводится новое значение ширины столбца, измеряемое количеством символов.

Ширину столбца можно изменить непосредственно на экране, поместив указатель на его правую границу в области заголовков столбцов. Указатель изменит свою форму и превратится в перекрестие с разнонаправленными горизонтальными стрелками. Это позволяет изменить ширину столбца, перетаскиванием его границы при нажатой кнопке мыши.

Существует возможность увеличения высоты строк, например, для того, чтобы при печати таблицы между записями оставался интервал. Для этого выбирают команду Высота строки опции Формат. Высота строки измеряется в пунктах – единицах, равных примерно 1/28 см. Чтобы строки выводились с некоторым интервалом между ними, Access вычисляет значение стандартной высоты строки, примерно на 30% превышающее размер текущего шрифта. Можно ввести новое значение высоты строки в поле ввода.

Изменить высоту строк прямо на экране можно, перемещением с помощью мыши любой границы строки в области выделения записей точно так же, как при изменении ширины столбца.

Изменение порядка расположения столбцов. По умолчанию порядок столбцов (слева направо) в режиме таблицы совпадает с последовательностью определения полей в таблице. Этот порядок легко изменить как для вывода на экране, так и для печати. Можно полностью выделить столбец, щелкнув по его заголовку (области выделения столбца). Можно выделить и несколько столбцов, перемещая указатель в любом направлении поперек столбцов, а затем отпуская кнопку мыши.

Чтобы переместить выделенный столбец (столбцы), перетаскивают область выделения при нажатой кнопке мыши в новое место таблицы в положение жирной вертикальной линии, перемещающейся впереди указателя с прямоугольником.

Скрытие столбцов. По умолчанию в режиме таблицы Access выводит все столбцы, но при этом, возможно, придется прокручивать таблицу, чтобы увидеть некоторые из них. Если необходимо вывести на экран или на печать только определенные столбцы, часть из них можно скрыть, перетащив правую границу столбца влево до его исчезновения. Того же результата можно достигнуть, если выделить один или несколько столбцов и выполнить команду Скрыть столбцы опции Формат.

Для скрытия столбцов или вывода на экран скрытых нужно использовать окно диалога Отображение столбцов, которое открывается командой Показать столбцы опции Формат

Закрепление столбцов. Иногда во время просмотра данных может понадобиться держать один из столбцов все время на экране при прокрутке остальных столбцов влево и вправо. Чтобы закрепить один или несколько столбцов, выделите их и выберите команду Закрепить столбцы опции Формат. (Если нужно закрепить несколько несмежных столбцов, закрепляется каждый из них по отдельности). Access передвинет выделенные столбцы в левый конец экрана и зафиксирует их в этом положении так, что во время прокрутки они будут оставаться на месте. Чтобы снять закрепление столбцов, выберите команду Освободить все столбцы опции Формат.

Вывод сетки. В режиме таблицы между строками и столбцами обычно отображаются линии сетки. Они выводятся и при печати таблицы. Изменить внешний вид ячеек таблицы можно с помощью команды Ячейки опции Формат. В появившемся окне диалога Вид сетки можно скрыть горизонтальные и/или вертикальные линии сетки, изменить цвет линий и фона ячеек. Кроме того, можно использовать приподнятое или утопленное оформление ячеек.

Если осталась одна вертикальная линия, то она указывает, что столбец закреплен. Она появится и при печати, даже если вертикальные линии сетки будут скрыты.

Выбор шрифта. Внешний вид таблицы зависит от шрифта. Выбрав команду Шрифт опции Формат, можно увидеть окно диалога, подобное тому, которое имеется в Microsoft Word.

Можно назначить шрифт, который будет использоваться по умолчанию во всех таблицах. В опции Сервис выбрать строку Параметры и затем в окне диалога Параметры перейти на вкладку Режим таблицы. В секции Шрифт по умолчанию выберается шрифт, размер и насыщенность, при необходимости устанавливаются флажки Наклонный и Подчеркнутый. Здесь же устанавливаются и другие параметры, используемые в режиме таблицы по умолчанию – цвет фона и линий сетки, вывод горизонтальных и вертикальных линий сетки, ширина столбца и вид сетки.

Изменение данных. В режиме таблицы имеется возможность не только просматривать и форматировать данные, но и вставлять в таблицу новые записи, изменять и удалять данные.

Добавление новой записи. Если в таблице имеются данные, то пустая строка находится сразу за последней записью. Когда вы начинаете работу с новой записью, Access помещает курсор в первом столбце. Как только вы начнете набирать на клавиатуре данные, Access сменит символ новой строки на символ карандаша, показывая, что в строку вносятся изменения. Чтобы перейти к следующему столбцу, нажмите клавишу TAB.

Если данные, которые вы вносите в столбец, не удовлетворяют условию на значение, то при переходе в другую ячейку Access даст вам знать об этом. Необходимо ввести правильное значение, иначе к следующему полю перейти не удастся. Чтобы отменить изменения, сделанные в текущем поле, нажмите клавишу ESC, либо нажмите кнопку Отменить на панели инструментов.

Чтобы сохранить новую запись в базе данных, нажмите клавиши SHIFT–ENTER, находясь в любом поле записи, либо находясь в последнем столбце, нажмите клавишу TAB.

Чтобы быстро перейти к новой записи таблицы, воспользуйтесь кнопкой Новая запись в левом нижнем углу таблицы.

Выделение и изменение данных. После внесения в таблицу данных их легко редактировать прямо в режиме таблицы. Перед изменением данные нужно выделить. Эту операцию можно выполнить несколькими способами:

• щелчок в ячейке непосредственно слева от первого символа, который нужно изменить, и расширьте область выделения, чтобы включить в нее все изменяемые символы;

• двойной щелчок по слову в ячейке, чтобы выделить его целиком;

• щелчок в левом нижнем углу ячейки (когда указатель мыши примет форму белого контурного знака плюс). Access выделит все содержимое ячейки.

Любые данные, введенные с клавиатуры, заменят выделенные.

Копирование и вставка данных. Вы можете скопировать или вырезать любые выделенные данные и сохранить их в буфере обмена Windows. Затем их можно вставить в другое поле или запись. При этом пользуйтесь кнопками основного меню Копировать в буфер и Вставить из буфера. Вы можете открыть другую таблицу и вставить строки из буфера обмена перед текущей записью.

Вставить копии записей в исходную таблицу можно только в том случае, когда в таблице отсутствует первичный ключ или ключевое поле имеет тип данных Счетчик. В последнем случае Access автоматически генерирует новые значения счетчика для вставляемых записей.

Вы должны отдавать себе отчет в том, что вырезание строк из таблицы аналогично их удалению.

Удаление строк. Чтобы удалить одну или несколько строк, выделите их и нажмите клавишу DEL. После того как вы подтвердили команду удаления, восстановить удаленные записи будет уже невозможно.

Поиск данных в таблице. Access позволяет осуществлять поиск текста и чисел в активной базе данных. Операция поиска выполняется на основе заданного критерия. Имеется возможность:

• выполнять поиск по всем полям каждой записи или ограничиться поиском отдельных полей каждой записи;

• выполнять поиск вперед, назад или по всей базе данных;

• ограничиться поиском на точное соответствие регистру (Access будет отмечать только те данные, при вводе которых использовался указанный регистр);

• выбрать тип сравнения данных (по началу полей, целому полю или любой его части).

При поиске данных имеется возможность заменять их другими. Операции поиска и замены выполняются командами Найти и Заменить в опции Правка.

Сортировка данных. Access позволяет выполнять более сложные операции с данными. Размещение данных в определенном порядке называется сортировкой. Эта процедура помогает находить информацию в таблицах и формах. Можно сортировать данные в возрастающем (от 0 до 9, от A до Z, от А до Я) или убывающем порядке (от 9 до 0, от Z до A, от Я до А). Процедура сортировки выполняется в режиме открытой таблицы и выбранного поля при указании порядка в команде Сортировка опции Запись, либо при нажатии соответствующей кнопки на панели инструментов. Следует отметить, что выполненная процедура сортировки изменяет порядок следования записей в таблице.

Сортировка данных таблицы по нескольким полям. Упорядочивание данных может быть выполнено процедурой фильтрации, которая включает:

• выбор полей, по которым проводится поиск;

• определение порядка сортировки (одним из преимуществ фильтрации является то, что можно использовать различный порядок сортировки для разных полей);

• определение того, что должны содержать поля (критерий), чтобы их записи отображались;

• применение фильтра;

• сохранение фильтра как запрос.

В режиме открытой таблицы из опции Запись указать на строку Фильтр, затем Расширенный фильтр, либо Фильтр по выделенному (если выделен элемент данных таблицы). В случае расширенного фильтра следует указать поля и критерии фильтра. Затем выполняется действие Выполнить фильтр. При необходимости можно сохранить заданный фильтр как запрос в режиме открытого фильтра, пользуясь строкой Сохранить как запрос из опции Файл горизонтального меню.

Как бы тщательно вы не проектировали базу данных, в процессе работы вы неизбежно столкнетесь с необходимостью внесения изменений в исходный проект. Вот некоторые причины переработки проекта:

• надобность в некоторых таблицах отпала;

• появились новые задачи, требующие не только создания новых таблиц, но и вставки в существующие дополнительных связующих полей;

• вы обнаружили, что некоторые поля таблицы используются чаще, чем остальные, поэтому было бы разумнее поместить их в начало таблицы;

• на этапе проектирования вы предполагали, что вам необходимы некоторые данные, но оказалось, что можно обойтись и без них;

• вы хотите добавить новые поля, частично совпадающие с существующими;

• оказалось, что для некоторых полей надо переопределить тип данных;

• появилась необходимость хранить в числовом поле большие, чем было определено ранее, значения либо изменить их десятичное представление;

• после анализа таблиц с помощью мастера оказалось возможным улучшить проект базы данных, разделив некоторые таблицы на две или более новые таблицы;

• вы обнаружили, что в ключевом поле встречаются повторяющиеся значения и вам нужно изменить определение первичного ключа;

• время выполнения некоторых запросов может быть существенно сокращено, если в существующей таблице создать дополнительный индекс.

Нужно отдавать себе отчет о возможных последствиях модификаций, соблюдать определенные меры предосторожности на случай ошибки. Прежде чем вносить в базу данных изменения, следует учесть следующее:

• Microsoft Access не вносит автоматически изменения, сделанные в таблицах, в запросы, формы, отчеты, макросы или модули, которые используют таблицы. Вы должны сами внести изменения в зависимые объекты;

• нельзя изменять тип данных поля, используемого при определении связи между таблицами. Сначала удалите соответствующее определение связи, затем измените тип данных и, наконец, снова определите связь;

• нельзя изменить определение таблицы, открытой в запросе, форме или отчете. Прежде чем открыть таблицу в режиме конструктора для внесения изменений, закройте все открытые объекты, ссылающиеся на эту таблицу.