Тема 1. Введение в управление проектами: основные понятия
1.1. Определение проекта. Основные признаки
Функциональное понимание проекта
Системное понимание проекта. Связь с изменением
Признаки проекта
1.2. Управление проектами
1.1. Определение проекта. Основные признаки
Любая организация или компания, группа людей или просто индивидуум осуществляют целенаправленную и, как правило, созидательную деятельность (хотя можно рассматривать как пример и разрушительное действие). Это может быть постоянно текущая оперативная работа по увеличению стоимости какого-либо продукта или по производству, например, типовых товаров или услуг. В то же время она может включать и ограниченные во времени инициативы — проекты или их группы — программы.
Примеры инициатив, намерений, которые мы можем, смело отнести к проектам; строительство загородного дома, разработка нового типа пылесоса или новой технологии, изменение бизнес-процесса компании, проведение реструктуризации организации, разработка или внедрение программного продукта, проведение компании по PR или выборам Президента, выпуск блокбастера или подготовка спортивной команды, введение новой законодательной инициативы, проведение военной операции и многое-многое др. Фрагментов или целых блоков бизнес-деятельности или жизнедеятельности, которые можно облечь в форму проекта, значительно больше, чем тех, которые не могут быть представлены проектами. Последние могут включать, например, текущую деятельность жилищно-эксплуатационного участка или рутинную продажу билетов на самолет.
Оба указанных выше типа деятельности ограничены имеющимися ресурсами, проистекают во времени и в соответствии с этим планируются, исполняются и контролируются.
Ключевая разница между проектами и текущей операционной деятельностью в том, что последняя имеет рутинный, непрерывный и повторяющийся характер, в то время как проекты уникальны, ограничены во времени и определяются конкретной целью.
Проекты обладают уникальностью, но это не надо доводить до абсурда, рассматривая как таковые типовые домики, строящиеся на соседних участках (слегка другой состав почвы, чуть отличный пейзаж за окном, и иное количество гвоздей и краски). Это ближе к типовым бизнес-процессам. К уникальности скорее следует отнести новое проектное окружение и ограничения, принципиально отличный набор требуемых ресурсов, новых исполнителей и т. д. Уникальным можно назвать проект создания бизнес-центра компанией-инвестором, даже если пара аналогичных уже работает за углом. Уникальность ИТ проекта может выражаться не только в неповторимом внешнем виде web-сайта, но и в использовании уникального (специально разработанного под этот проект) программного обеспечения и технологий. Кроме того, такой проект характеризуется своей уникальной командой с уникальным составом участников.
Совокупность взаимосвязанных Проектов часто формируется в программу, имеющую обычно более крупную и долгосрочную цель, но также уникальную. Например, программа превращения небольшой региональной торговой компании в крупную компанию российского масштаба включает:
внутреннюю реструктуризацию,
введение системы качества,
локализацию центров прибыли и центров затрат,
увеличение доли рынка,
обучение персонала,
создание постоянно действующего учебного центра и т. д.
Программа внедрения системы проектного управления может содержать ряд малых проектов по разработке проектного инструментария, шаблонов новых проектных документов, новой организационной структуры и корпоративного регламента управления проектами.
В российской практике в понимании большинства менеджеров понятие «проект» связывалось и связывается доныне с деятельностью по разработке набора проектных документов, проектно-сметной документации (ПСД), используемой для дальнейшего создания какого-либо физического объекта, продукта, бизнеса (проект строительства моста, проект разработки космического корабля, проект бизнес-плана открытия магазина).
Но есть еще 2 определения согласно существующей практике:
проект — это черновая версия, вариант чего-то, предварительные документы (проект решения, проект приказа или гимна);
проект — это созданное и постоянно действующее подразделение компании (например, проект «Молочное направление» или «Бесплатныеоткрытки»).
Вышеуказанные смысловые значения включают лишь часть общего процессного понимания проекта, о котором и пойдет речь далее. Для трактовки намина «проект» как «проектно-сметная документация, план или чертеж» в зарубежной литературе используется термин «дизайн» (design). Значение •черновик, набросок» определяется чаще как «draft».
Не отрицая правомерности применения упомянутых выше трактовок в некоторых случаях, в дальнейшем будем иметь в виду процессное понимание проекта. В англоязычной литературе для этого используется термин «project».
Из практики
В одном крупном проектном институте, выпускающем проектно-сметную документацию дня создания объектов промышленного назначения, после проведенного обучения и консультаций при обозначении таких проектов стал использоваться термин «дизайн-проект». Инициативы развития или коммерческого использования ресурсов института стали называться проектами развития или бизнес-проектами.
Функциональное понимание проекта. Функциональный подход к трактовке проекта (рис. 1.1) определяет проект как целенаправленную деятельность, осуществляемую для удовлетворения
конкретных потребностей при наличии внешних и внутренних ограничений и использовании конечного количества ресурсов. Потребности на входе в проект включают либо проблемы, либо возможности. На выходе проекта мы имеем удовлетворенные потребности в виде использованных возможностей или решенных проблем. Ряд проектов инициируется для одновременного удовлетворения существующих возможностей и решения проблем.
Ограничения, в которых существует проект, могут быть жесткими (неуправляемое влияние) или изменяемыми (управляемое влияние). Необходимость и возможность управления определяется спецификой проекта. Неуправляемые ограничения приводят к наиболее значимым рискам проекта.
Ресурсы могут иметь многоплановый характер: это сотрудники компании, внешние участники, оборудование, технологии и многое др. Важно отметить, что проектное управление не включает в ресурсы время, которое протекает независимо от проекта, и любые кажущиеся операции с ним сводятся к манипуляциям с вышеперечисленными ресурсами. Повторим еще раз — время не является ресурсом.
ПРИМЕР 1.
Проект реструктуризации компании. Потребности на входе — неясные и неэффективные бизнес-процессы, дублирование должностных обязанностей, низкая ответственность, слабое функционирование компании в целом, т. е. совокупность определенных проблем. Возможный результат на выходе проекта — снятые негативные факторы, эффективно функционирующая компания, т. е: совокупность решенных проблем. Проект проводится в рамках ограничений корпоративной культуры компании и ее бизнеса с учетом российского законодательства и существующей корпоративной информационной системы. Проект использует ограниченные ресурсы компании: персонал, совмещающий работу в нем с другими обязанностями, систему документооборота, финансовую поддержку руководства, привлеченных консультантов.
Проект строительства пансионата. Потребности на входе — неудовлетворенность сотрудников компании качеством и сложностью отдыха и лечения в других пансионатах (определенные проблемы) и рыночные возможности создания дополнительных финансовых источников за счет эксплуатации собственной старой турбазы (т. е. возможности). Результат на выходе — снятые негативные проблемы, эффективно функционирующая и коммерчески привлекательная бизнес-единица компании — пансионат как реализованная возможность. Проект проводится в рамках физических и географических границ существующей турбазы компании, определенных возможностей окружающей среды, правил надзорных организаций, а также с учетом российского законодательства. Проект использует ограниченные ресурсы компании, работу персонала по совместительству, финансовую поддержку внешнего инвестора.
Системное понимание проекта. Связь с изменением. Понятие проекта как процесса также связано и с целенаправленным изменением полностью или Частично состояния некоторой системы, к которой можно отнести компанию, индивидуума, инфраструктуру и т. п. Изменению может подвергаться бизнес-процесс компании или система материально-технического снабжения, структура компании или компетенция ее сотрудников и т. д. Поэтому к управлению проектами надо относиться и как к управлению изменениями. Признак «изменение» является важной характеристикой проекта, так как осуществление проекта всегда несет в себе изменения системы или/и предметной области, в рамках которой реализуется проект.
Проект — это своего рода ускоренный (или «форсированный») переход из одного состояния системы (для изменения которой он инициируется) в другое ее состояние. Форсированность — один из признаков проекта, принципиальная особенность, отличающая его от монотонной или постепенной операционной деятельности. Иными словами, проект — это управляемое соответствующим менеджером целенаправленное изменение исходного состояния некоторой системы, связанное с затратами времени и ресурсов. В таком контексте проект понимается и как определенный управляемый скачок на фоне монотонной операционной деятельности. Можно провести образное сравнение деятельности компании с группой бегунов, которая движется в одном ритме, и проекта, когда кто-то из группы резко увеличивает скорость и вырывается вперед.
ПРИМЕР:
При реализации web-проекта подразумевается, что до его осуществления у компании не было своего web-сайта в сети Интернет (исходное состояние), а после осуществления комплекса мероприятий проекта компания получает удобный, посещаемый, грамотно сделанный коммерческий инструмент ведения бизнеса в глобальной сети (конечное состояние).
При строительстве бизнес-центра имеет место переход из состояния, когда компания не владеет такой структурной единицей, в состояние, когда этот объект создан и начинает приносить доход.
И функциональное и системное понимание проекта формализуется во множестве типовых классических определений, одно из которых приводится ниже.
Проект—это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов (РМВоК, 2004).
«Временность» подразумевает, что у любого проекта есть начало и непременно наступает завершение, когда достигаются поставленные цели либо, что происходит довольно часто, возникает понимание, что эти цели не могут быть достигнуты.
«Уникальность» означает, что создаваемые продукты или услуги существенно отличаются от других аналогичных уже существующих продуктов и услуг.
Признаки проекта. Остановимся на особых признаках любого проекта.
Уникальность проекта;
Неповторимость условий;
Новизна или инновационность результата;
Пилотность исполнения (в данном изложении все это — синонимы).
Признак «уникальность» может, быть характеристикой проекта в целом и отдельных его составляющих. В то же время даже в проектах с высокой степенью новизны, несомненно, имеются процессы и процедуры, которые по типовому регламенту используются во многих других проектах. Деятельность по организации управления может быть определена типовыми документами и инструкциями, в то время как объекты и субъекты управления (люди, процессы по созданию продукта проекта, окружение) будут новыми и уникальными. Типовые подходы снижают часть рисков, а уникальность их создает.
В данной дилемме и единстве этих противоположностей и заключается особенность проектной деятельности.
Управление проектами — это редкое и необычайно эффективное сочетание:
творчества (читай: новизны);
жестких процедур (читай: повторяемости;
и сложных человеческих отношений.
Четкая и конкретная цель (обязательно связанная с ожидаемым качеством), достигаемая посредством определения стратегии исполнения проекта и ее структуризации в виде комплекса определенных работ.
Признак «наличие цели» относится ко всем проектным намерениям. Проект осуществляется именно для достижения цели заказчика, которая имеет временную ограниченность и предполагает выбор наиболее оптимальной стратегии ее достижения, реализуемой через производство конкретных работ. Стратегия может включать в себя набор последовательных микростратегий и фиксируется перед началом детальной разработки проекта. Забегая вперед, укажем, что цель обязательно должна быть измеримой.
Постепенное уточнение (на каждом последовательном шаге проекта происходит уточнение информации и конкретных работ). При разработке проекта невозможно определить точно все работы, сроки и требуемые ресурсы.
Очевидно, что, находясь на разных этапах, вы будете обладать информацией неодинаковой степени точности. Когда только начинается проект, все очень неопределенно, формулируются в основном лишь ограничения (не позднее конкретной даты, не выше указанной суммы). Последующие шаги дают больше информации, и планирование становится более детальным. И наконец, по мере реализации проекта становятся ясными и последние детали. Такая постепенная конкретизация данных является неотъемлемой частью управления любым проектом и влияет на решение, принимаемое на каждом очередном этапе.
Признак «ограниченность во времени» означает, что любой проект имеет определенное начало и завершение, которые ограничивают продолжительность его осуществления. Начало проекта обычно ассоциируется с появлением затрат усилий и средств на инициирование проекта. Завершение проекта наступает, когда достигаются цели заказчика или когда становится ясно, что это невозможно никаким образом. Признак «временность» характеризует любой проект.
Признак «ограниченность требуемых ресурсов» подразумевает, что в каждом проекте используются различные ресурсы: финансы, персонал, внешние подрядчики, транспорт, оборудование, материалы, лицензии и др., и их количество, как правило, всегда будет недостаточным, поскольку объем выделяемых на проект ресурсов в денежном выражении определяет смету проекта и потому всегда конечен.
В ряде случаев он может быть жестко лимитирован изначально, и тогда при заданных ограничениях, возможно, рассчитать продолжительность проекта. И, наоборот, в случае жестко заданных сроков может быть определено необходимое количество требуемых ресурсов. Во всех случаях утвержденный план реализации проекта должен иметь перечень всех ресурсных спецификаций и график их потребления в работах проекта.
Признак «комплексность и разграничение» означает учет всех внутренних и внешних факторов, прямо или косвенно влияющих на развитие и результаты проекта, управление всеми его областями: финансовыми потоками, качеством, рисками и т. п. Это позволяет рассматривать проект как целостную комплексную систему с конкретными характеристиками. В to же время каждый проект имеет четко определенные рамки своей предметной области и должен быть отделен от других проектов по ресурсам, работам, счетам и т. д.
Признак «специфическая организация проекта», или, другими словами, специфическая для проекта организация, означает, что большинство проектов компании не могут быть выполнены в рамках существующих организационных структур (при условии, что это не специальные проектные структуры) и на время реализации проекта необходимо создание специфической организационной структуры. Для отдельных мелких или относительно простых проектов создание специальной формы организации не требуется или не оправдано.
Признак «наличие руководителя и команды проекта» определяет обязательного ответственного за выполнение всего проекта и его помощников. И если наличие первого для любого проекта обязательно, команда появляется при возрастании масштаба проекта.