Глава 2

Организационная структура проекта

«Слишком малое количество людей в проекте могут решить его проблемы,

слишком болъщое количество людей создают больше проблем, чем могут решить.

Г. Керцнер

2.1. Основные участники проектной деятельности

К участникам проекта относятся физические лица или организации, непо­средственно выполняющие ту или иную работу в проекте, т. е. они непосредственно участвуют в Проекте. Перечень участников, схематично представленных на рис. 2.1, включает:

• внутренних участников проекта:

• руководитель проекта;

• руководитель подпроекта;

• администратор;

• инженер (архитектор) проекта; 4 менеджер по направлению;

• секретарь;

♦ привлекаемые функциональные специалисты и руководители подразделений;

• внешних по отношению к проекту участников:

• инициатор проекта (даже если его участие заканчивается, на фазе инициирования);

• заказчик;

• будущий владелец или пользователь результата проекта;

• инвестор;

• директор портфеля проектов, директор по проектам определенного направления;

• спонсор;

• куратор;

внешних участников по отношению к организации-исполнителю:

генеральный подрядчик, субподрядчик;

проектировщик, генеральный проектировщик;

поставщик, генеральный поставщик;

лицензиар;

консультанты;

органы власти (если они активно участвуют в проекте) и др.

Далее рассмотрим эти позиции подробнее.

Рис. 2.1. Основные участники проектной деятельности

Инициатор проекта— это человек или организация, предложившая и; проекта в формализованном виде. В дальнейшем инициатор может и не участвовать в проекте, просто инициировать идею, но может также играть и другие роли: руководителя проекта, заказчика или инвестора. Как правило, к инициатору не предъявляют особых требований, им может быть кто угодно без ограничений, единственным условием правильного инициирования проекта и, по сути, фиксации исполнения роли инициатора является формализация идеи проекта в виде какого-то начального документа (письма об инициировании, инвестиционного предложения, предварительного бизнес-план т. п.). Бывают, однако, ситуации, когда идеи проектов принимаются только определенной категории лиц компании, например членов совета директоров руководства, участников определенных постоянных встреч или совещаний. И одной девелоперской компании, где проект начинается с подбора физического объекта для последующего развития, инициированием занимается специальная группа так называемых поисковиков и отдел маркетинга.

Заказчик — это собственно тот человек или организация, которой нужен проект и которая заказывает его выполнение группе исполнителей. Заказчик определяет цель проекта, видение и состав будущего результата и критерии, по которым будет приниматься результат в конце. Он может принимать активное участие в проекте либо самостоятельно, либо посредством своего представителя (спонсора). Заказчики могут быть разные. Заказчиком внутреннего проекта развития компании обычно является ее руководство, так называемый внутренний заказчик. Внешним заказчиком, например при строительстве жилого комплекса, может быть и администрация города, где идет это строительство. Необходимо отметить, что заказчик является самым главным лицом в проекте, во имя удовлетворения ожиданий которого предпринимаются все действия по проекту и решаются все споры и проблемы проекта.

Будущий владелец, пользователь результатов проекта. В процессе исполнения проекта создается результат, который потом передается заказчику. В этом случае заказчик является владельцем результата или его пользователем. Однако пи также может передать результат некоторому будущему пользователю, кото­рый может стать новым владельцем результата. Это характерно, например, для строительных проектов, где заказчиком является девелоперская компания, владельцем результата — кондоминиум жильцов, а сами жильцы — пользователями результата проекта. Другим примером может быть проект строительства собственного пансионата компании, который включает заказчика—само предприятие в лице совета директоров, будущего владельца — специально сформированную управляющую компанию и пользователей — сотрудников организации и внешних покупателей услуги.

Инвестор — это физическое Лицо или организация, предоставляющая средства для проекта с единственной цель» увеличения своих доходов. Его основная задача — контролировать свои вложения и стремиться к их увеличению в результате реализации проекта. Инвесторами могут быть банки, инвестиционные фонды, сами материнские компании, частные инвесторы. Инвестор может быть и заказчиком, и владельцем результата проекта. Выводя на рынок новый мебельный бренд, директор компании инвестирует свои средства и становится собственником результата проекта. В проектах развития инвестирования как такого нет, происходит лишь финансирование проекта.

Спонсор — это незнакомая в России позиция, введенная зарубежной практикой управления проектами. Спонсором является представитель руководства компании, которая осуществляет проект, или ответственный представитель заказчика. Он отвечает за общий успех проекта, выполняет наблюдательные и контрольные функции, должен быть в состоянии утверждать все расходы по проекту и принимать любые решения по всем планам проекта от имени заказчика, может распоряжаться ресурсами (в полном или ограниченном объеме), которые потребуется для выполнения проекта, и должен быть в состоянии разрешать любые возникающие вопросы по проекту. Его функции, обязанности, права и ответственность формализуются соответствующим внутренним описанием. Руководство американской штаб-квартиры большой корпорации, являясь заказчиком регионального российского проекта, может делегировать эту функцию директору российского представительства, который будет играть роль спонсора проекта. У проекта должен быть только 1 спонсор.

Куратор — это представитель руководства компании, оказывающий поддержку проекту и осуществляющий обеспечение общего надзора над управ­лением проектом и координацией взаимодействия проекта с внешними по отношению к проекту субъектами деятельности (руководителями функциональных подразделений, заказчиком проекта, государственными органами и др.). Куратор дает рекомендации и помогает лоббировать решения по проекту, должен быть в состоянии помогать разрешать любые возникающие вопросы (но без изменения сметы проекта!), несет персональную ответственность в случае невыполнения проекта. В отличие от спонсора, он не обладает финан­совой властью и может только лоббировать необходимость дополнительного финансирования. Куратор обычно назначается заказчиком проекта. Его функции, обязанности, права и ответственность формализуются также внутренней должностной инструкцией. Как и в случае спонсора, у проекта может быть только 1 куратор. В одной из проектных организаций роль куратора основных проектов разработки проектно-сметной документации играл главный инженер, а проекты развития поддерживались либо руководителем админи­стративно-хозяйственной части, либо директором по персоналу.

Директор по проектам, директор по проектам направления — это один из руководителей компании, отвечающий за весь портфель проектов или за портфель проектов какого-либо одного направления. Директор по проектам направления отвечает за руководство группой проектов, объединенных каким-либо общим признаком и являющихся частью всего портфеля. Значимость его позиции определяется ценностью проектной деятельности для компании по отношению к текущей операционной. В случае, если проекты играют доминирующую роль в деятельности компании (по сравнению с операционной деятельностью) и создают основную прибыль, значение позиции директора по проектам очень высоко. В компаниях, где проекты выполняют вспомогательную роль и бизнес строится на постоянных процессах, его роль сводится к второстепенным бизнес-проектам и проектам развития. Все основные ресурсы выделяются на операционную деятельность. Проектное направление как бы подчинено операционной деятельности. В случае проектной компании эта позиция совпадает с должностью руководителя компания.

Руководитель проекта, руководитель подпроекта — это физическое лицо, сотрудник компании-исполнителя или внешний специалист, нанятый по контракту, отвечающий за выполнение проекта, получение запланированного результата и координирующий все процессы управления проектом в течение его жизненного цикла. Такой руководитель несет основную ответственность за проект. Далее эта позиция будет рассмотрена более подробно (см. раздел 2.3). Его функции, обязанности, права и ответственность формализуются соответствующей должностной инструкцией. Часто используют такие наименования должности, как менеджер проекта, координатор проекта, начальник проекта и даже директор проекта, понимая под этим степень значимости и формализации этой управленческой роли в компании. В случае проекта большого масштаба могут быть введены позиции руководителей подпроектов, на которые разбивается основной проект. В больших про­ектах отдельной позицией может быть выделен заместитель руководителя проекта.

Администратор проекта выполняет функции технического администриро­вания задач по текущему управлению проектами (выполнение расписания и контроль, управление коммуникациями в проекте, управление контрактами и поставками, выполнение распоряжений руководителя проекта или его помощника). В отсутствие руководителя администратор может играть роль его заместителя (при отсутствии официальной позиции заместителя).

Архитектор или инженер проекта — это участник команды проекта, который отвечает за «техническую архитектуру проекта» (особенно это актуально в ИТ проектах). Он конструирует систему организации проекта, разрабатывает общую спецификацию составляющих компонентов создаваемого результата и следит за качеством. В его ведении — тестирование получаемых результатов и контроль проведения тестирования. Он также осуществляет работу с изменениями и взаимодействует с субподрядчиками по техническим вопросам. В целом архитектор отвечает за соответствие создаваемой системы требованиям заказчика. В проектах разработки проектно-сметной документации эта функция выполняется ГИПом (главным инженером проекта).

Члены команды управления — это выделенные или привлеченные сотрудники компании или внешние лица, объединенные в команду проекта. Команда имеет общую цель и по возможности назначается в проект на весь его жизненный цикл. Члены команды мотивируются на результат всего проекта или его значительной части. Команда может не формироваться в случае ма­лых проектов, носить характер временной рабочей группы и быть устроена по функциональному признаку в случае проектов значительного масштаба. Иногда для обозначения позиции члена команды используют наименова­ние «менеджер» проекта, что может перекликаться с позицией руководителя проекта. Команда может разбиваться на команду управления — часть основной команды, вовлеченную в управление проектом, и команду менеджеров по обеспечению выполнения функциональных направлений. Подробнее о команде управления проектом см. раздел 2.4.

Привлеченные для выполнения конкретных работ функциональные спе­циалисты — это сотрудники компании-исполнителя или внешние лица, полу­чающие конкретные разовые или многократные технические задания, за ко-

61