19.Створювання форм у Microsoft Word..Сумісна робота над документом. Захист конфіденціальної інформації. Створення документів для мережі.

Чтобы создать формы для просмотра и заполнения в Microsoft Word, выполните некоторые из следующих действий.

Создайте шаблон. 

Инструкции

Создайте новый документ либо откройте документ или шаблон, на основе которого необходимо создать шаблон. 

В меню Файл выберите команду Сохранить как.

В поле Тип файла выберите Шаблон документа.

В поле Имя файла введите имя нового шаблона и нажмите кнопку Сохранить.

Примечание.  Новый шаблон появится на вкладке Общие.

Разработайте новую форму или используйте существующую в качестве образца.

Примечание.  Форма может содержать поля, элементы управления, таблицы, вложенные таблицы и надписи.

В меню Вид укажите пункт Панели инструментов, а затем выберите Формы, чтобы открыть панель инструментов Формы.

Добавьте поля формы для надписей, флажков и раскрывающихся списков.

Инструкции

Щелкните в документе место вставки поля формы. 

Выполните одно из следующих действий.

Добавление текстового поля

На панели инструментов Формы нажмите кнопку Текстовое поле.Дважды щелкните поле, чтобы задать для него значение по умолчанию — пользователям не придется вводить наиболее вероятный ответ, кроме случая, когда их ответ будет отличаться от стандартного.

-25-

Добавление флажка рядом с независимым параметром

На панели инструментов Формы нажмите кнопку Флажок Флажки могут быть также добавлены к группе параметров, которые не являются взаимоисключающими   (то есть можно выбрать более одного параметра).

Добавление раскрывающегося списка с набором возможных ответов

На панели инструментов Формы нажмите кнопку Поле со списком. 

Дважды щелкните поле со списком.

Чтобы добавить элемент, введите его имя в поле Элемент списка и нажмите кнопку Добавить.

При необходимости измените отображение полей. Выполните одно из следующих действий:

Удаление или изменение порядка элементов в поле со списком

Дважды щелкните поле со списком, которое требуется изменить.

Выполните любое из следующих действий и нажмите кнопку OK.

Чтобы удалить элемент, выделите его в поле Список, а затем нажмите кнопку Удалить. 

Чтобы переместить элемент, выделите его в поле Список, а затем нажмите кнопку со стрелкой в группе Порядок.

Изменение формата содержимого поля формы

Выделите поле формы, которое нужно форматировать.

В меню Формат выберите команду Шрифт.

Выберите необходимые параметры.

Безопасность.  Используйте надежные пароли, представляющие комбинацию прописных и строчных букв, цифр и символов. Пароли, не содержащие набор таких элементов, являются ненадежными. Надежный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный пароль: House27. Используйте надежный пароль, который вы можете запомнить, чтобы не записывать его.

Откройте файл.

В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Безопасность.

 Выполните одно из следующих действий.

-26-

Задание пароля для открытия файла

В поле Пароль для открытия файла введите пароль, а затем нажмите кнопку OK.

В поле Введите пароль еще раз повторно введите пароль, а затем нажмите кнопку OK.

Задание пароля для изменения файла

В поле Пароль разрешения записи введите пароль, а затем нажмите кнопку OK.

В поле Введите пароль еще раз повторно введите пароль, а затем нажмите кнопку OK.

Совет  

Чтобы задать пароль, содержащий до 255 знаков, нажмите кнопку Дополнительно, а затем выберите тип шифрования RC4.

Рекомендация доступа только для чтения

Можно предлагать (но не требовать) другим пользователям открыть документ только для чтения. Если пользователь откроет документ только для чтения и изменит его, он сможет сохранить этот документ только с другим именем файла.

В меню Сервис выберите команду Параметры.

Перейдите на вкладку Безопасность.

Установите флажок рекомендовать доступ только для чтения, а затем нажмите кнопку OK.

На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Сохранить.

Защита полей электронной формы от случайного изменения

Можно защитить создаваемую форму, а также защитить окончательную ее версию от изменений при заполнении пользователями.

Защита формы во время ее разработки и изменения

Этот метод позволяет легко проверить, как будет работать окончательная версия формы.

На панели инструментов Формы нажмите кнопку Защита формы. 

Примечание.  Поля форм можно восстановить вручную, нажав кнопку Очистить поля формы на панели инструментов Формы.

Защита формы от изменения пользователями

Перед распространением электронной формы, разработанной для просмотра и заполнения в Microsoft Word, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.

-27-

Примечание.  При защите документа описанным ниже методом все данные в полях формы восстановят исходные значения.

Выберите команду Установить защиту в меню Сервис.

На панели задач Установить защиту в группе Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа, а затем выберите Ввод данных в поля форм в списке ограничений.

Чтобы защитить определенные части формы, нажмите кнопку Выбор разделов и снимите флажки, соответствующие разделам, которые не нужно защищать.

Примечание.  Чтобы защитить определенные части формы, необходимо разбить ее на разделы. Для создания разрывов разделов выберите команду Разрыв в меню Вставка.

Нажмите кнопку Да, включить защиту.

Введите пароль для защиты формы в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его. Только знающие пароль пользователи смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, по-прежнему смогут вводить данные в поля формы.