4. Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы

1. Требования по объему хранения. Если много документов, то необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение. Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях. В то время как, реже используемая информация автоматически переносится на дешёвые носители.

2. Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовка документов определенного типа, выполнение стандартных функций организации).

3. Необходимость автоматизации административного управления организации.

4. Степень сложности оргструктуры.

5. Наличие территориально распределённых подразделений. Этот фактор накладывает определённые требования к удалённому доступу.

6. Наличие бумажного архива большого объёма. Некоторые СЭД поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.

7. Наличие неудовлетворённых текущих потребностей системы документооборота.

8. Необходимость в развитой маршрутизации документов в управлении потоками работ. Как продолжение этой необходимости – потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов.

9. Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения необходимо подумать об организации архива на микрофильмах (параллельно).

10. Требования к открытости, расширяемости СЭД. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использование имеющегося оборудования.

11. Необходимость хранения изображений документов, использование в организации специфических форматов хранения документов.

12. Необходимость развитых средств поиска информации.

13. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.

14. Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, ЭЦП и т.п.). Возможность использования уже имеющихся в информационной структуре организации механизмов доступа к системе документооборота.

15. Требования по соответствию определённым стандартам (внутренним, отраслевым, международным) по контролю качества.

1. Проблемы внедрения системы

• Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства.

• Фактор директора «советского типа», нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать на нём документы.

• Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов ?.

• Необходимость обеспечения юридической силы ЭД.

• Необходимость взаимодействовать с внешним бумажным документооборотом.

6. Средства обработки информации в уд

К средствам обработки информации в УД относятся технические и программные средства создания текста документа и средства вывода обработанной информации на твёрдый носитель.

В зависимости от назначения, программы, применяемые для подготовки документации, можно классифицировать следующим образом:

• редакторы текстов – программы подготовки текстов на компьютере;

• издательские системы – программы подготовки документов типографского качества;

• табличные процессоры – программы обработки табличных данных;

• СУБД – программы обработки больших массивов информации (FoxPro, Оracle).

На практике количество применяемых программных продуктов для обработки документов ограничено. Они имеют типовой характер, стандартизированы, обладают способностью интерфейса (т.е. встраиваются в другие системы). что и характеризует их как модульные ИТ.

Основным способом получения данных из компьютера является вывод на печать. Широкое распространение принтеров как средств изготовления документов на бумажной основе принесло с собой проблему сохранности текстов. При выборе типа печатного устройства необходимо учитывать задачу последующей сохранности текстовых документов.

Для передачи и обмена информацией предназначен следующий модульный элемент. Одной из основных тенденций в развитии средств передачи информации, начиная с 80-х годов, является широкое распространение ИТ в виде локальных сетей. Они объединяют все рабочие места в единую систему обработки информации.

Разновидность локальных сетей – офисная сеть, объединяющая все оборудование, предназначенное для автоматизации управленческого труда.

Интенсивное развитие современных ИТ выдвигает проблему создания глобальных коммуникаций. Основополагающими технологическими решениями в этой области являются спутниковая связь и интеллектуальные системы связи. Глобальная сеть отличается от локальной следующими особенностями:

• многообразием взаимосвязей между сетями;

• неоднородностью;

• смешением государственных и частных услуг;

• распределённостью её управления и архитектуры.

Глобальная сеть выделяется размерами, степенью централизации и областью применения. Интернет – объединение различных сетей, взаимосвязанных по специальным правилам обмена информацией.

Эффективным способом передачи информации является электронная почта, которая предоставляет следующие виды услуг: передачу информации на большие расстояния, оперативность, независимость взаимодействия пользователей во времени.

Работа с электронной почтой разбивается на несколько этапов.

1. Подготовка корреспонденции.

2. Пересылка электронных писем по указанным адресам.

3. Защита писем от несанкционированного доступа.

4. Получение писем пользователем.

5. Сохранение или уничтожение полученных писем.

Использование электронной почты в УД дает большие преимущества. Вместе с тем, для практического делопроизводства она создает определённые проблемы, т.е. большая часть сообщений, поступающих по электронной почте, не имеет организационно-правового статуса официального документа. В этом случае возникает проблема включения электронных сообщений в документооборот организации.

Каждая организация должна иметь официальный адрес электронной почты, на который должны поступать служебные сообщения. В инструкции по делопроизводству организации должны быть оговорены порядок и условия придания электронному сообщению статуса официального документа и включение его после этого в документооборот.

При отправке сообщений изготавливается бумажный аналог отправляемых документов, на которых делается пометка «ЭП» («электронная почта»). Документы регистрируются как исходящие и включаются наравне с другими документами в делопроизводство.

Принятые сообщения также распечатываются на бумаге. На них делается та же отметка, и документы поступают в общее делопроизводство.

Продолжительность срока хранения файлов ЭД определяется руководителем в резолюции на документе.

Важным элементов новых ИТ являются базы данных (БД). Их принято условно делить на первичные (в т.ч. полнотекстовые) и вторичные (справочные и библиографические).

БД составляют основу существующих систем электронного документооборота в современных организациях. Одно из важнейших мест в направлениях и перспективах развития технологии организации информации в БД занимают гипертекстовые системы.

Гипертекст – многомерное текстовое пространство, построенное на связях внутри документов и между ними. В гипертекстовых системах отражаются содержательные связи между отдельными частями и фрагментами документа, текстом и иллюстрациями, встречающимися в тексте терминами и их определениями в словарях и указателях. Эти связи реализуются в виде системы ссылок.

Интранет – новый способ реализации технологии «клиент-сервер». Как правило, используется в корпоративных системах. В этом случае организация интегрирует применяемые в разных структурных единицах организации программные продукты и техническое оборудование в общую информационную среду с едиными правилами создания и потребления информации.

Для создателей системы электронного документооборота технология интранет, в случае её использования, вносит существенное облегчение при проектировании АРМ. Рабочие места, в данном случае, не нуждаются в строгой индивидуальной привязке к функциональным обязанностям сотрудников. Вводятся лишь соответственные ограничения по доступу к информации, соответствующие должностному положению пользователя. При этом, всем пользователям системы обеспечиваются сервисные услуги интернет, а также возможность доступа к любому информационному массиву корпорации, находящемуся как на сервере, так и на любом терминале системы.