2. Инвентаризация товаров, тары, сырья, материалов и готовой продукции

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товаров, тары, сырья, материалов и готовых изделий на складах, базах, в розничных предприятиях, в кладовых производственных предприятий, а также в предприятиях общественного питания, инвентаризационные комиссии обязаны:

• опломбировать подсобные помещения, подвалы, овощехранилища и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;

• в предприятиях розничной торговли и общественного питания проинвентаризировать денежные средства (у кассиров, продавцов, буфетчиков) путем полного пересчета всех имеющихся денег;

• проверить точность и сроки клеймения весоизмерительных приборов;

• одинаковые товары, находящиеся в разных местах помещения у одного материально ответственного лица, сгруппировать в одном месте;

• штучные товары разложить по легко подсчитываемым рядам;

• отложить отдельно бракованные и пришедшие в полную негодность товары;

• получить у материально ответственных лиц последние кассовые, товарно-денежные, товарные и другие отчеты с соответствующими оправдательными документами по приходу и расходу ценностей на момент инвентаризации (для передачи их в бухгалтерию);

• получить от материально ответственных лиц расписку о сдаче всех документов и отчетов по приходу и расходу товарно-материальных ценностей, текст которой приведен на титульных листах соответствующих описей.

Оставлять какие-либо документы по приходу или расходу ценностей у материально ответственных лиц категорически запрещается.

Предъявленные отчеты и приложенные документы инвентаризационная комиссия тщательно проверяет, особенно накладные на внутреннее перемещение ценностей в другие предприятия (филиалы), отделы, секции; устанавливает наличие разрешения руководителя и главного (старшего) бухгалтера на такое перемещение.

На всех документах, приложенных к этим отчетам, необходимо проверить наличие подписей материально ответственных лиц, правильность цен на товары. Председатель инвентаризационной комиссии должен завизировать приходные и расходные документы, приложенные к последнему отчету, а по розничным торговым предприятиям, кроме того, проверяет сумму выведенного в отчетах остатка товаров и тары. На каждом предъявленном комиссии документе и на отчетах ставится штамп (или надписывается от руки) за подписью председателя инвентаризационной комиссии "до инвентаризации на _______" (дата), что должно служить для бухгалтерии основанием для определения остатков товарно-материальных ценностей к началу инвентаризации по учетным данным.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна проводиться в порядке расположения товаров в данном помещении. Нельзя допускать во время инвентаризации беспорядочного перехода от одного товара к другому, а также переброски товаров из одной секции в другую, из магазина в палатку и т.п.

Перемеривание, перевешивание и пересчет товарно-материальных ценностей производится материально ответственными лицами с участием членов инвентаризационной комиссии, которые проверяют правильность подсчета, перевешивания и перемеривания ценностей. Подсчету, взвешиванию, перемериванию подлежат все товарно-материальные ценности.

Товары, находящиеся в розничных торговых предприятиях в не распакованном виде, должны быть вскрыты и проверены как по количеству, так и по качеству.

Ни в коем случае нельзя ограничиваться подсчетом только ящиков или бочек без проверки содержимого.

На складах, базах и холодильниках кооперативных организаций при явной нецелесообразности перевешивания, пересчета тех или иных товарно-материальных ценностей, находящихся в неповрежденной таре, за пломбами поставщиков (в целых пронумерованных кипах, ящиках, бочках), допускается внесение в описи этих ценностей по спецификации или маркировке, имеющейся на таре или упаковке. При этом каждое наименование товара (материала), сорт, его отличительные признаки и т.д. должны быть записаны в опись отдельно.

В этих случаях инвентаризационная комиссия обязательно производит проверку отдельных мест товаров (материалов) на выборку путем вскрытия этих мест и взвешивания, пересчета имеющихся в них товаров, делая об этом соответствующую отметку в описи.

Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными, показанными в спецификациях или маркировке, то инвентаризационная комиссия обязана произвести полную проверку наличия этих ценностей. В необходимых случаях эта проверка производится с вызовом представителя поставщика.

Инвентаризация товаров, учитываемых партионно, проводится по отдельным партиям.

Для повышения качества инвентаризации весовых сыпучих товаров, сырья и т.п. составляются ведомости отвесов , в которых итоги подсчитываются по каждому наименованию соответствующих ценностей. Итоги подсчетов записываются в инвентаризационную опись.

Ведомости отвесов заполняются в двух экземплярах: один - членами инвентаризационной комиссии; второй - материально ответственными лицами. Подписанные членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами ведомости отвесов сдаются в бухгалтерию организации (предприятия) вместе с описями фактических остатков ценностей. При проверке описей фактических остатков ценностей необходимо сверять данные о количестве мест и весе товаров, сырья, материалов в них с данными ведомостей отвесов.

На фактически оказавшиеся в наличии товары и тару в розничных торговых предприятиях, на кухне, в цехах и буфетах предприятий общественного питания составляются описи по форме ИНВ-13.

Описи составляются отдельно:

• на товары и другие ценности, имеющиеся в наличии по каждому месту хранения ценностей;

• на товары, поступившие во время инвентаризации;

• на ценности, находящиеся на ответственном хранении.

При наличии немаркированных товаров на них составляется отдельная опись.

По каждому материально ответственному лицу (бригаде материально ответственных лиц) составляется отдельная опись.

При наличии у одного материально ответственного лица товаров (материалов), хранящихся в разных, территориально обособленных друг от друга помещениях, описи составляются по каждому месту хранения ценностей в отдельности.

Описи составляются в трех экземплярах: один экземпляр - материально ответственным лицом, два экземпляра (под копирку) - членом комиссии.

При передаче ценностей одним материально ответственным лицом другому описи составляются в пяти экземплярах. В этом случае по одному экземпляру описи составляют материально ответственные лица - принимающий ценности и сдающий их, а три экземпляра (под копирку) - член комиссии.

Каждый экземпляр описи в отдельности подписывается всеми членами комиссии (не под копирку).

Все экземпляры описей считаются подлинными.

При обнаружении порчи, боя и лома товаров во время проведения инвентаризации инвентаризационная комиссия составляет акт о порче, бое, ломе товара (материала) по форме N 026. При этом материально ответственное лицо дает комиссии письменное объяснение о причинах образования товарных потерь.

Товары на оптовых складах (или в экспедициях) и готовые изделия на складах производственных предприятий, подготовленные к отправке и находящиеся на складе, включаются в общую инвентаризационную опись. Упакованные товары должны быть в этих случаях распакованы и записаны с натуры, а не по сопроводительным документам.

В этих случаях инвентаризационная комиссия обязана проверить, не списаны ли по отчету материально ответственного лица в расход ценности, подготовленные к отправке (отгрузке).

Одновременно за подписями председателя инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица на всех экземплярах товарных документов делается надпись о том, что эти товары включены в инвентаризационные описи как остаток товаров на складе.

Товары (сырье, материалы, тара), принадлежащие другим предприятиям (организациям) и находящиеся на ответственном хранении, инвентаризуются одновременно с собственными товарно-материальными ценностями. На эти товары (сырье, материалы, тару) составляется отдельная опись по форме ИНВ-5 , причем до начала инвентаризации материально ответственные лица обязаны составить на них отдельный отчет и предъявить его инвентаризационной комиссии.

Товары (сырье, материалы, тара и т.п.), поступающие в предприятие (склад, магазин, кладовую и т.п.) во время инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии инвентаризационной комиссии и записываются в отдельную опись соответствующей формы под наименованием "Товары (сырье, материалы, тара и т.п.), поступившие во время инвентаризации". В описи указывается: когда, от кого поступили ценности, дата и номер сопроводительного документа, наименование ценностей, их количество, цена, сумма. Одновременно на товарном документе (счете-фактуре) за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается ссылка на номер описи, в которую записаны эти ценности.

Документы на товарно-материальные ценности, поступившие в период проведения инвентаризации, включаются в первый товарно-денежный (товарный) отчет, составленный после инвентаризации.

Записи в описях производятся пастой шариковой ручки, чернилами четко и ясно. Никаких помарок и подчисток не допускается.

Исправления допущенных ошибок должны производиться на всех экземплярах описей путем зачеркивания ошибочных записей (так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое) и написания сверху правильных данных. Исправления в части наименования товаров, их количества, расфасовки и цены должны быть оговорены и подтверждены подписями всех членов комиссии.

Если опись состоит из нескольких страниц, то все страницы должны быть пронумерованы, а внизу каждой страницы должна быть ссылка на номер следующей страницы.

Инвентаризационная комиссия заверяет своими подписями, что цены, указанные в описи, соответствуют ценам, обозначенным на самом товаре или на прикрепленных ярлыках.

Если товар находится в ящиках или бочках, то наряду с фактическим наличием товара проставляется количество мест (ящиков, бочек и т.п.).

По весовым товарам в таре указывается вес брутто и вес нетто.

Товары одного и того же наименования, артикула, сорта и цены записываются в инвентаризационные описи, как правило, один раз.

В процессе заполнения описей производится взаимная сверка записей по каждой странице, произведенных материально ответственным лицом и членом комиссии, и в случае обнаружения расхождений немедленно производится проверка ценностей, по которым получились расхождения.

После взаимной сверки подсчитывается количество товарно-материальных ценностей в натуральных показателях по каждой странице и члены комиссии подписывают отдельно каждую страницу описи фактических остатков ценностей.

В конце описи на последней странице члены инвентаризационной комиссии записывают данные отдельно по этой странице и, кроме того, в целом по всей описи.

Перед проверкой фактического наличия тары порожняя тара должна быть разобрана по видам.

Каждый вид тары должен быть рассортирован по качественному признаку, например тара новая, тара деревянная с неповрежденными деталями, требующая ремонта, отремонтированная и т.д.

На фактически оказавшуюся тару в момент инвентаризации составляются две описи:

а) на порожнюю;

б) на занятую под товарами.

В описи указываются наименование тары и признаки, определяющие ее качество и стоимость.

Закончив инвентаризацию остатков ценностей, члены комиссии и материально ответственные лица производят подсчет итогов описей отдельно по товарам и отдельно по таре. Проверенные итоги записываются прописью. Члены комиссии и материально ответственные лица своими подписями подтверждают правильность составления инвентаризационных описей.

После окончания инвентаризации всех ценностей на основании отдельных инвентаризационных описей составляется сводная опись фактических остатков товаров.

В сводной описи перечисляется отдельно каждая инвентаризационная опись с указанием суммы ценностей и подсчитывается общий итог всех ценностей по предприятию в целом.

Все реквизиты, предусмотренные на титульной и последней страницах описей, должны записываться также в сводную опись.

Сводная опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии (председателем, членами бригады по материальной ответственности и всеми другими членами инвентаризационной комиссии).

После окончания инвентаризации, оформленные и пронумерованные описи фактических остатков, передаются председателем комиссии в следующем порядке:

а) первый экземпляр описи, заполненный членом комиссии, а также экземпляр, заполненный материально ответственным лицом, - в бухгалтерию организации (предприятия), где ведется учет ценностей;

б) второй экземпляр описи, заполненный членом комиссии, - материально ответственному лицу.

В том случае, если производилась передача ценностей одним материально ответственным лицом другому, оформленные описи фактических остатков передаются председателем комиссии в следующем порядке:

а) первый экземпляр описи, заполненный членом комиссии, а также экземпляры описей, заполненные материально ответственными лицами (передающим и принимающим), - в бухгалтерию организации (предприятия), где ведется учет ценностей;

б) второй экземпляр описи, заполненный членом комиссии, - материально ответственному лицу, принимающему ценности;

в) третий экземпляр описи, заполненный членом комиссии, - материально ответственному лицу, сдающему ценности.

Материально ответственным лицам экземпляр описи передается немедленно после оформления описей подписями членов комиссии под расписку на первом экземпляре, передаваемом в бухгалтерию.

Инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию организации (предприятия) в тот же день или в начале следующего рабочего дня, если инвентаризация заканчивается в нерабочее время, согласно перечню (таблица 12) под расписку главного (старшего) бухгалтера.

Перечень инвентаризационных описей составляется в двух экземплярах: первый экземпляр с распиской главного (старшего) бухгалтера остается у председателя инвентаризационной комиссии, второй - при инвентаризационных описях в бухгалтерии.

Если при инвентаризации были обнаружены неполноценные или пришедшие в полную негодность ценности, то вместе с инвентаризационными описями председатель комиссии передает в бухгалтерию и первый экземпляр акта о порче, бое, ломе товара (форма № 026), к которому прилагается письменное объяснение материально ответственных лиц о причинах образования потерь товаров (материалов).

При проведении инвентаризации товаров, материалов, сырья, готовых изделий и тары проверяется состояние складского хозяйства и торговых помещений, обеспечивающих сохранность товарно-материальных ценностей по количеству и качеству. Проверяется состояние запоров, решеток, ставней, предупредительной сигнализации, организация охраны складов и торговых помещений, приспособленность помещений для совершения хозяйственных операций, исправность противопожарных приспособлений и др., о чем составляется особый акт за подписями всех членов инвентаризационной комиссии.