15. Документація як процес. Вимоги до документів і їх класифікація.

Документування — спосіб первинного спостереж і відображ госп операцій у первинних бух документах (рахунках, накладних, чеках, ордерах тощо). Це початок і основа облік проц, без якого бух облік неможливий. Кожна госп операц фіксується за доп документа, заповненого з дотрим вимог, що надають йому юр сили.

Док-тами даються розпорядження на здійснення госп операцій. Велике значення документів в процесі попереднього і подальшого контролю за законністю і доцільністю госп операцій. Попередній контроль здійсн керівники, а послідуючий – робітники бухгалтерії. Важливе знач док-тів у забезпеч контролю за майном п-ва, раціонал його вик-ням. Несвоєчасне оформл док-тів може призвести до нестач, розтрат тощо. Документи мають і правове знач, як письмовий доказ госп операцій, що здійсн. Судові органи визнають за док-ми доказову, юр силу, якщо вони складені своєчасно і вірно оформл.

Первинна документація не завжди може охопити всі госп явища в момент їх здійснення. У зв'язку з цим виник об'єктивна необхідність у такому способі, який би забезпечив можл взяти на облік перелічені яв і процеси. Цього досягають за доп інвентаризації.

Документи класифікують:

• за місцем складання, бух документи поділяють на внутрішні і зовнішні.

Внутрішні док оформляють на підпр й тут же застосовують. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку викор робоч часу, інвентарні картки осн засобів, прибуткові ордери тощо. Зовніш док складають на стороні, їх отрим від інш підпр. На вході обов'язково реєструють, оформляють, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них належать: рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, постанови, листи, угоди тощо.

• за призначенням, За призначенням документи поділяють на розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядчими є док, які містять розпорядження на здійсн певної госп операції. До них належать: накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отримання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів тощо.

Виконавчими є документи, де підтверджується факт здійснення госп операції, її викон певною особою, що подала документ. До них належ: авансові звіти, виписки банків, касові прибуткові й видаткові ордери, акти, квитанції та ін.

Документи бух оформлення складаються на осн виконавчих та розпорядчих док самими працівниками бухгалтерії. Самостійного знач не мають, але необхідні в обліковому процесі. До таких док належать: меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподілу витрат, звітні калькуляції) та ін.

Документи комбіновані поєднують функції перелічених вище док (розпорядчих, виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать: авансові звіти, вимоги, наряди та ін. Прикладом комбінованого документа може бути і видатковий касовий ордер, в якому міститься розпорядж керівника про видачу готівки та підтвердження про її фактичну видачу та отримання підписами касира та отримувача грошей.

• за порядком складання, Первинні док складають у момент здійснення господарської операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти прийому робіт та ін.).

Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та балансової ув'язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості та ін.).

• за способом використання, документи поділяють на разові та накопичувальні.

Разові документи фіксують одномоментно одну або декілька господарських операцій (ордери, вимоги, акти та ін.).

Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день, декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово.

• за змістом. документи поділяють на грошові, розрахункові, матеріальні.

Грошовими документами оформляють операції, пов'язані з грошовими коштами. До них належать видаткові й прибуткові касові ордери, банк чеки та ін.

Розрахунковими документами оформляють розрахунки між фізичними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне доручення, квитанції та ін.).

Матеріальними документами оформляються операції пов'язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, вимога-наклад-на, лімітно-забірна картка та ін.).