13 Особенности деловой переписки .

Неотъемлемой составляющей профессиональной компетенции дело-

вого общения является владение навыками и умениями составления дело-

вой корреспонденции. Деловые письма являются особым типом докумен-

тов, регулирующих экономические и социальные отношения между кор-

респондентами. Разнообразие содержания деловых писем обусловлено

тем, что с их помощью решаются многочисленные вопросы, возникающие

в управленческой деятельности. Данный факт обусловил необходимость

классификации писем по аспектам в зависимости от содержания (письмо-

запрос, письмо-предложение, письмо-просьба, письмо-рекламация, пись-

мо-подтверждение, гарантийное письмо и др.)

Формирование навыков и умений овладения деловой перепиской

связано с усвоением следующих составляющих, лежащих в основе требо-

ваний, предъявляемых к составлению современной деловой корреспонден-

ции: структура письма, текст письма (требования к содержанию, оформле-

ние текста с использованием стандартных языковых клише), этикет дело-

вой переписки, особенности используемых лингвистических приемов.

Структура письма

Структура (или композиция) официального письма – это последова-

тельное расположение его составных частей. Их двух выделяемых струк-

тур (2-х частная и 3-х частная) наиболее рациональной признается струк-

тура текста, состоящая из двух частей. В первой части излагаются факты и

события, послужившие основанием для составления документа, во второй

части – выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.

Структурной частью текста делового письма нередко выступает за-

головок, который отражает тематику, содержание и основную идею посла-

ния. При формулировании заголовка следует обратить внимание на то,

чтобы он был недвузначным, логически связан с текстом.

Предлагаем ознакомиться с Таблицей 2, в которой в соответствии с

принятой классификацией видов писем и в зависимости от их содержания

приводятся языковые конструкции, используемые в текстах деловых пи-

сем. Предлагаемые клише могут быть использованы в практической работе

как справочный материал.

Согласно правилам делового этикета, если письмо начинается с лич-

ного обращения, то заканчиваться оно должно формулой вежливости: «С

уважением…». Заключительная формула вежливости выбирается на усмотрение ав-

тора, в соответствии с тем, насколько официальным или неофициальным

является послание. «С уважением…» соответствует строго официальному

посланию, «С уважением, Ваш» – полуофициальному, «Искренне Ваш» –

неофициальному.

Чтобы составить убедительное аргументированное деловое письмо,

нужно уметь правильно использовать некоторые лингвистические приемы.

В частности, необходимо обращать внимание на употребление залога,

смысловую функцию порядка слов, правила построения предложения и со-

единение предложений в единый текст.

1. Выбор залога

Действительный залог употребляется тогда, когда следует выделить

субъект действия. При употреблении действительного залога фраза, как

правило, начинается с подлежащего. Например: «Юридическая часть Ми-

нистерства образования РФ разъясняет…», «Старший технолог Дмит-

риева Н. Н. грубо нарушает правила техники безопасности».

Если субъект действия не указывается, а подразумевается, то подле-

жащее отсутствует.

2. Роль порядка слов в передаче информации

Составление деловых писем требует учета информационной роли

порядка слов в предложении. В письменной речи она возрастает к концу

предложения, поэтому сначала до сказуемого идет вспомогательная ин-

формация, а затем – основная.

Смысл фразы меняется в зависимости от того, где расположена ин-

формация: в начале или в конце предложения.

3. Правила построения предложений

Выделим лишь некоторые из них.

1. При построении сложных предложений не следует соединять в

одно предложение несколько самостоятельных, законченных простых

предложений.

2. При построении сложноподчиненных предложений с союзом «ко-

торый» следует помнить, что слово «который» формально соотносится со

словом, стоящим в главном предложении перед придаточным. Нужно ста-

раться исключить наличие в главном предложении двух или более слов,

соотносящихся со словом «который», чтобы исключить возможность

двоякого прочтения предложения.

4. Соединение предложений в единый текст

Смысл предложения во многом определяется контекстом, от кото-

рого зависит характер соединения предложений в единый текст. Между

предложениями, входящими в один абзац, может устанавли-

ваться цепная связь: плавное, последовательное развитие мысли от «из-

вестного» к «новому». Другой тип связи между предложениями в тексте – параллельная

связь. Она предполагает однотипность грамматического построения пред-

ложений, самостоятельных по содержанию.