25. Управление недвижимостью на оперативном уровне
Управление недвижимостью на оперативном уровне осуществляется по заданию управляющего имуществом на тактическом уровне и подразумевает выполнение работ по содержанию одного или более комплексов. При этом решаются оперативные задачи управления недвижимостью в отношении как комплекса, так и потребителей.
Управляющий на оперативном уровне вносит в рамках предоставленного бюджета расходов и доходов вклад в повышение доходов от эксплуатации имущественных фондов. В управлении недвижимостью на этом уровне можно выделить административные, технические и коммерческие (маркетинговые) функции. Инвестор (конечный собственник), как правило, поручает оперативное управление объектом специализированным управляющим организациям. Выбор при этом возможен как по территориальному признаку, так и по виду специализации. Управляющие организации наработали достаточно опыта в различных секторах рынка недвижимости. В то же время идет процесс профессионализации управления недвижимостью путем обучения специалистов и компьютеризации процесса управления.
В последние годы наблюдается тенденция определенной концентрации управляющих организаций вследствие профессионализации управления и, в особенности, сопряженных с этим расходов. Мнения инвесторов расходятся в том, что касается (пере)поручения некоторых функций в области управления имуществом и недвижимостью — на тактическом и оперативном уровнях — специалистам извне (наемным управляющим из управляющих организаций). Как правило, оперативное управление недвижимостью полностью поручается управляющим организациям.
В некоторых случаях плановые работы по содержанию недвижимости осуществляются силами внутренних специализированных отделов инвестора.
Административное управление
В задачи администрации входят: регистрация, систематизация и обработка информации о всех приходящих и выходящих денежных потоках в процессе эксплуатации недвижимости, включая составление отчетов, согласно действующему законодательству. Этот перечень дополняется инструкциями управляющего на тактическом уровне. Помимо этого для нужд информационного обеспечения управления на оперативном и/или тактическом уровне производится сбор, систематизация и обработка информации, имеющей отношение к недвижимости и пользователям. Отдельные составляющие административного управления приведены ниже в таблице 6.3.
Административное управление
Таблица 6.3.
Инкассо
Согласно договору аренды пользователи обязаны ежемесячно или ежеквартально вносить оплату за предоставленное помещение. Арендная плата может облагаться или не облагаться НДС в зависимости от законодательства страны. Плата должна переводиться съемщиком на счет инвестора или управляющей организации в определенный момент времени (чаще всего, в начале месяца или квартала). Перевод суммы может проводиться путем автоматического инкассо (автоматического списывания со счета пользователя) или путем оплаты посланной фактуры. Арендная плата, как правило повышается на сумму аванса на обслуживание и, в некоторых случаях, на рекламу, который потом учитывается при окончательном произведении расчетов с пользователем. Администрация следит за рассылкой фактур и контролирует получение оплаты или задержки по оплате. В случае неуплаты пользователю направляется предупреждение, и, если необходимо, к должнику могут быть применены дальнейшие санкции.
Контроль за сменой жильцов
Окончание или заключение нового договора аренды происходит согласно установленной процедуре. С этими операциями сопряжен обмен информацией между пользователем, управляющим фондами на тактическом уровне и некоторыми отделами управления на оперативном уровне (администрацией, техническим и коммерческим отделами). Полученные данные обрабатываются и в дальнейшем используются для проведения анализов и консультаций по вопросам политики управления.
Контроль за расходами на обслуживание
В договоре аренды указываются те услуги, выполнение которых управляющим на тактическом уровне приходится на пользователя. На основе сметы расходов определяется ежемесячный или ежеквартальный аванс, который учитывается в регулярно проводимых расчетах с пользователем. Объем пакета оплачиваемых пользователем услуг варьируется в зависимости от сектора рынка и типа договора.
Ежегодно проводятся расчеты всех расходов и внесенных авансов. Расчеты с пользователями ведутся на основе полученного сальдо. При этом расходы на администрацию по обслуживанию приходятся также на счет пользователей. Таким образом, к общим расходам прибавляется процент расходов на администрацию. Для получения относительных показателей используются данные анализа расходов, которые систематизируются по секторам, видам недвижимости, типу жилья.
Составление отчетности
Информационным обеспечением управления на тактическом уровне служат данные оперативного управления, которые готовят технический и коммерческий отделы с необходимой обработкой всей финансово-экономической информации в форме периодических или нерегулярных отчетов. То же касается отчетности управляющего на тактическом уровне перед управляющим портфелем и имущественного фонда (стратегический уровень). Такой отчет предоставляется ежеквартально, иногда ежемесячно, по установленной форме.