29. Требования к первичным документам

1 Общие требования

А) наличие в док-те реквизитов, необходимых для контроля и анализа хоз.д-ти

Б) Стандартная форма построения док-та

В) приспособленность к автомат.обработке

Г) минимум показателей

Д) исключение дублирования

Е) наличие достаточного кол-ва граф для записи ревизитов

Ж) размещение граф в такой послед-ти при ктр упрощается чтение и заполнение док-та

З) реквизиты, нах-ся в арифметической зависимости должны располагаться компактно.

2. Специальные требования

А) реквизиты, переносимые на машинные носители, по возмож-ти должны располагаться компактно. Эти реквизиты обвод-ся утолщенной линией

Б) реквизиты, переносимые на машинные носители, по возможности не должны разделяться реквизитами непереносимыми

В) повторяющиеся реквизиты, общие для многострочного док-та, располагаются в отд.зоне в верхней части док-та

Г) реквизиты в док-те должны располагаться в след.послед-ти:- справочные, - группировочные, - колич-е, - стоим-е

Д) исключение из состава док-та нормативно- справочных данных (условно-постоянные данные: ЧТС)

Е) ориентация док-та на однократный ввод данных.

30. Методика построения первичных документов

На стадии проектирования АС и автоматиз.обработки экономической задачи производятся:

1. изуч-ся все виды и формы первичных док-в, применяемых при решении задач.

2. выяв-ся унифицированные док-ты

3. выяс-ся возмож-ть замены действующих док-в унифицир-ми.(унифиц-е док-ты записаны в ОКУД/общегосударств.классифик-р управленч.инф-ции)

4. уточняется состав реквизитов, включаемых в документ

5. выд-ся реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке

6. для каждого док-та строится эскиз

7. построенная форма док-та согласов-ся с заинтерес-ми подразд-ми

Эскиз док-та должен иметь стандарт.форму построения, предусматривающую выделение 3-х частей.

1 часть- Заголовочная часть:

- наименование учитываемого объекта

- хар-ка док-та (индекс, код по ОКУД)

- наименов.док-та

- зона для проставления кодов, характерных для док-та (реквизиты-признаки, реквизиты-основания)

2 часть Содержательная часть

Стоится в виде таблицы (накладная таблица)

3 часть. Оформительная часть содержит подписи лиц, участвующих в данной операции.

31. Особенности документов в системах дистанционной передачи.

1. наличие разделителей докта- заголовоч,содержат и оформит.части, а также разделители документо- строк.

В кач-ве разделителей обычно исп-ся символы, редко применяемые в практике обработки.

2. по каждой документо-строке подсчитывется контрольная сумма, ктр передается вместе с данными строки в пункт приема инф-ции.

3. по всему док-ту в целом подсчитывается контрольный итог

32. Построение машинных носителей информации. Требования к макетам. Методика проектирования машинных носителей. Варианты создания макета.

Ввод инф-ии с первичных носителей и запись ее на машинные носители выполнения по спец-ам схемам-макетам

Макет опр-т послед-ть размещения данных первичного док-та на машинном носителе

Требования к макетам:

1. при размещении инф-ии на носителях учитывается псхолог-ие ср-ва обработки инф-ии

2. инф-ия на машинном носителе должна распологаться в той же послед-ти, что и в превичном док-те

3. в макеты не вкл реквизиты док-ов, не использ-е в дальнешей обработке

4. в макеты носителей, предназнач-х для регистрации первичных док-ов не должны вкл-ся данные имеющ-ся в БД

Методика построения машинных носителей инф-ии

Этапы: 1. опред-ся состав показ-ей ктр необходимы для решения эк-й задачи

2. все обрабатываемая инф-ия распред-ся по макетам

3. опр-ся порядок следования реквизитов на носителе

Варианты создания макета:

1) отражение на экране точной копии первичного док-та, при этом данные из док-та, при этом данные из док-та вводятся с клавиатуры

2) применение унифицированного макета, позволяющего осуществлять ввод различных док-ов, имеющих примерно одинаковый состав осн реквизитов