Забірна картка (Форма n з-5)

Призначена для оформлення відпуску матеріальних цінностей, продукції молочної кухні та інших запасів, які відпускаються систематично протягом місяця.

Забірна картка виписується бухгалтерією на декілька найменувань матеріальних цінностей, що належать до одного коду економічної класифікації.

Забірна картка виписується у двох примірниках: один - для отримувача, інший - для складу. Термін використання картки встановлений: 15 днів - при щоденному відпуску або місяць - при періодичному відпуску матеріальних цінностей. Відпуск матеріальних цінностей здійснюється із суворим дотриманням ліміту, якщо такий встановлений.

Понадлімітований відпуск матеріалів оформлюється випискою окремої накладної (вимоги) форми N З-3. Аналогічно оформлюється й заміна одного матеріалу іншим, для чого в забірній картці робиться примітка "Див. вимогу N ____" та відповідно зменшується залишок ліміту.

Дані про зміни ліміту вносяться в раніш видану забірну картку. При цьому раніше встановлений ліміт перекреслюється й зверху надписується новий ліміт. Виправлення підтверджуються підписом особи, яка встановила ліміт та внесла зміни.

Кількість матеріальних цінностей, що відпущені, проставляється матеріально відповідальною особою в обох примірниках. У забірній картці на відпуск продуктів молочної кухні, крім того, проставляється кількість тари, яка повернута отримувачем.

Матеріально відповідальна особа ставить свій підпис у забірній картці отримувача, а на забірній картці складу ставить свій підпис отримувач.

Після закінчення місяця або після використання ліміту (при лімітованому відпуску) забірні картки разом із іншими прибутково-видатковими документами здаються до бухгалтерії для відображення в обліку.

Книга кількісно-сумового обліку (форма n з-6)

Застосовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей як у кількісному, так і сумовому вимірах. У книзі для кожного найменування (ґатунку) запасів відкриваються окремі аналітичні рахунки.

Книга відкривається на рік на підставі залишків на початок року. Для цього в першому рядку у графі 3 за відповідними найменуваннями запасів записується "Залишок на 1 січня 200__ р.", а у графах 9 і 10 проставляються кількість та сума перехідного залишку минулого року. Записи в книзі здійснюються на підставі первинних документів.

У кінці місяця у графах 5 - 8 підбиваються підсумки за даний місяць і з урахуванням вхідного залишку записується залишок (у графах 9 і 10) на початок наступного за звітним місяцем.

Книга кількісно-сумового обліку (форма n з-6а)

Застосовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей в централізованих бухгалтеріях. Книга відкривається в розрізі аналітичних рахунків за кожним найменуванням (ґатунком) запасів як у цілому за всіма обслуговуваними установами, так і з виділенням за кожною установою (матеріально-відповідальною особою).

Книга відкривається записами сум залишків матеріалів на початок року; при цьому в першому рядку у графі 3 записується: "Залишок на 1 січня 200__ р.", у графах 9 та 10 проставляється залишок у цілому за централізованою бухгалтерією, а в графах 11 і 12 - в тому числі за кожною установою, що обслуговується.