Использование главных документов

Режим главного документа используется для организации работы с документами большого объема, позволяя разделить их на несколько документов.

Создание главного документа

1. Создать новый файл или открыть существующий.

2. Перейти в режим структуры.

3. Создать структуру главного документа: заголовки, подзаголовки, основной текст.

4. Выделить заголовок и текст, которые будут помещены во вложенный документ.

5. Выделенный фрагмент текста обязательно должен начинаться с заголовка. Если выделенный фрагмент текста содержит несколько заголовков того же уровня, что и первый заголовок фрагмента, будет создано несколько вложенных документов.

6. На вкладке Структура в группе Главный документ нажмите кнопку Показать документ и далее кнопку Создать. Вложенные документы помечаются значками .

7. Так же создать остальные вложенные документы.

8. Для сохранения главного и вложенного документов выбрать команду Сохранить как (кнопка MS Office ), указать расположение и имя главного документа и щелкнуть по кнопке Сохранить. Каждому из вложенных документов автоматически присваивается имя, составленное из первых символов его заголовка.

Вставка существующего документа в главный документ

Еще один способ создания вложенного документа - вставка существующего документа в главный документ в качестве вложенного:

1. Открыть главный документ в режиме структуры.

2. Если вложенные документы свернуты, развернуть их с помощью кнопки Развернуть вложенные документы группы Главный документ вкладки Структура.

3. Установить курсор в позицию, в которую предполагается вставить документ (уже имеющиеся вложенные документы должны быть разделены пустой строкой).

4. На вкладке Структура в группе Главный документ щелкнуть по кнопке Вставить. В открывшемся диалоговом окне выбрать нужный файл.

Развертывание и свертывание вложенных документов

При открытии главного документа вложенные документы изображаются в свернутом виде, т. е. в виде гиперссылок.

Чтобы развернуть вложенные документы, надо щелкнуть по кнопке Развернуть вложенные документы, а чтобы свернуть - по кнопке Свернуть вложенные документы на вкладке Структура в группе Главный документ.

Открытие вложенного документа из главного

Чтобы открыть вложенный документ, следует дважды щелкнуть по значку нужного вложенного документа. Чтобы после завершения работы с вложенным документом вернуться в главный документ, надо выбрать команду Закрыть в меню кнопки MS Office .

Изменение порядка вложенных документов в главном документе

Чтобы переместить вложенный документ, надо перетащить мышью значок вложенного документа на новое место. Вложенные документы при этом должны быть развернуты.

Удаление вложенного документа

Для удаления вложенного документа надо щелкнуть по его значку и нажать клавишу Delete. Документ удаляется только из главного документа. Файл вложенного документа остается.

Таблицы

Таблицы используются для создания макетов страницы с последовательно расположенными столбцами текста.

Microsoft Word позволяет создать чистую таблицу и заполнить пустые ячейки или преобразовать в таблицу существующие абзацы текста.

В редакторе Microsoft Word можно создавать как простые таблицы, так и сложные с ячейками разной высоты или с различным количеством столбцов в строке.

Для вставки таблицы служит вкладка Вставка – группа Таблицы – Таблицы. При нажатии на эту кнопку можно в интерактив­ном режиме выбрать необходимое количество строк и столбцов дт, будущей таблицы.

Если таблица очень большая и количество предлагаемых ячеек недостаточно, нужно воспользоваться опцией и задать нужное количество строк и столбцов.

При создании сложной таблицы, состоящей из разнообразных комбинаций ячеек, проще и быстрее нарисовать таблицу с помо­щью кнопки-опции . В этом режиме курсор приобретает вид карандаша. Рисование таблицы происходит путем перемещения мыши с нажатой левой кнопкой.

Рисование начинается с указания одного из углов таблицы: курсор-карандаш устанавливается в нужное место документа; на­жимается левая кнопка мыши; мышь передвигается по диагонали к тому месту, где будет расположен правый нижний угол таблицы; когда курсор достиг нужного места, левая кнопка отпускается.

По окончании рисования таблицы необходимо повторно нажать кнопку , чтобы выйти из режима рисования.

Кроме вышеупомянутых вариантов создания таблицы Word пре­доставляет несколько вариантов уже готовых экспресс-таблиц. Как и в предыдущих версиях, Word позволяет вставлять документ таблицы Excel (кнопка ).

При этом в документ вставляется электронная таблица Excel, a верхняя лента текстового редактора Word заменяется на ленту Excel. Переключаться между программами можно путем двойного щелчка на поле документа Word или на поле таблицы Excel.

Преобразование текста в таблицу

Для этого необходимо выделить нужный блок текста, выбрать пункт меню Преобразовать в таблицу (вкладка Вставка – группа Таблицы – Таблица) и задать параметры будущей таблицы, имея в виду, что фрагмент должен быть предваритель­но отформатирован символами-разделителями, чтобы программа смогла различить столбцы таблицы.

После того как таблица вставлена в окне текстового редактора, появляется контекстный инструмент Работа с таблицами, содержа­щий две вкладки: Конструктор и Макет.

Форматирование текста в таблице

Перед тем как форматировать текст в ячейках таблицы, их надо предварительно выделить.

Для выделения всей таблицы необходимо нажать на перекре­стие, расположенное у верхнего левого угла таблицы.

Для выделения строки необходимо сделать щелчок в поле до­кумента, расположенного левее выделяемой строки.

Для выделения столбца необходимо щелкнуть у верхней грани­цы выделяемого столбца (при этом курсор приобретает вид жирно­го указателя).

Выделить несколько соседних ячеек можно протяжкой мыши при нажатой клавише Shift.

Выделять ячейки в произвольном порядке можно протяжкой мыши при нажатой клавише Ctrl. Кроме того, можно воспользо­ваться кнопкой , расположенной на вкладке Макет кон­текстного инструмента Работа с таблицами.

Чтобы выделить одну ячейку, следует щелкнуть по левой границе ячейки с внутренней стороны.

Для выделения строки надо щелкнуть по левой границе строки снаружи таблицы.

Чтобы выделить столбец, надо щелкнуть по его верхней границе.

Группу ячеек можно выделить одним из следующих способов:

• поместить указатель мыши на границу одной из угловых ячеек выделяемой группы, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить указатель к ячейке в противоположном углу;

• щелкнуть по одной из угловых ячеек выделяемой группы, нажать клавишу Shift и щелкнуть по ячейке в противоположном углу.

Само же форматирование текста в выделенных ячейках табли­цы ничем не отличается от форматирования обычного текста до­кумента.

«Тонкие» настройки таблицы (параметры строк, столбцов, яче­ек) можно произвести в окне Свойства таблицы, которое открыва­ется кнопкой в группе Таблица.

Word 2007 представляет большой выбор уже готовых вариантов форматирования таблиц. Все они расположены в группе Стили та­блиц вкладки Конструктор.

Группа Параметры стилей таблиц позволяет устанавливать дополни­тельные параметры форматирования в дополнение к уже готовым стилям.

Для настроек границ таблицы служит кнопка Границы (группа Стили таблиц – вкладка Конструктор). Из ее контекстного меню можно выбрать различные типы границ.

При помощи кнопки Заливка можно изменить цвет заливки ячеек таблицы.

Инструменты, расположенные в группе Нарисовать границы, позволяют добавлять/убирать границы ячеек таблицы (объединять, разъединять ячейки), а также позволяют производить гибкие на­стройки границ.

Для вставки и удаления элементов таблицы предназначены ин­струменты группы Строки и столбцы вкладки Макет.

Иногда таблица может не умещаться целиком на одну страни­цу. В этом случае принято на каждой новой странице повторять «шапку» таблицы. Для этого надо выделить строку (строки) табли­цы, которые будут выступать в качестве заголовка и активизиро­вать кнопку Повторить строки заголовков в группе Данные.

Перемещение и копирование элементов таблицы

Перемещение и копирование ячеек, строк и столбцов таблицы выполняется так же, как перемещение и копирование обычных фрагментов текста (через буфер обмена или с помощью мыши).

Если содержимое копируемой или перемещаемой ячейки было выделено вместе с символом ячейки, то при вставке в другую ячейку существующий там текст будет замещен.

Если содержимое копируемой или перемещаемой ячейки было выделено без символа ячейки, то при вставке в другую ячейку выделенный текст будет добавлен к существующему.

Форматирование таблицы

Изменение ширины столбца и высоты строки

Изменить размеры компонентов таблицы можно одним из следующих способов:

-задать точное значение ширины столбца или высоты строки на соответствующей вкладке диалогового окна команды Свойства таблицы (группа Таблица вкладки Макет);

- переместить мышью правую границу столбца или нижнюю границу строки;

-переместить мышью границу столбца на горизонтальной линейке или границу строки на вертикальной (границы отмечены на линейках серым цветом).

Если при перемещении границы столбца или строки (на линейках или непосредственно в таблице) удерживать нажатой клавишу Alt, на линейках будут отображаться точные размеры соответственно столбца или строки.

Ориентация текста

Текст в таблице может быть размещен как горизонтально, так и вертикально.

Изменить направление текста в ячейке таблицы можно в диалоговом окне команды Направление текста группа Выравнивание.

Выравнивание текста в ячейках

Текст в ячейках таблицы выравнивается по горизонтали (по левому краю, по центру, по правому краю) и по вертикали (по верхнему краю, по центру, по нижнему краю). Нужный вид выравнивания устанавливается с помощью соответствующих кнопок в группе Выравнивание.

Сортировка таблицы

Сортировку применяют для упорядочивания данных таблицы.

Содержимое ячеек таблицы можно отсортировать по алфавиту, по величине или по дате.

Таблица сортируется по содержимому заданного столбца. Если в заданном столбце имеются ячейки с одинаковым содержимым, можно задать столбец для дополнительной сортировки. Всего можно задать до трех столбцов для сортировки.

Можно отсортировать таблицу целиком (т. е. с перемещением всей строки) или отдельные столбцы и строки (с перемещением только ячеек данного столбца или данной строки).

Установите курсор в том столбце, по которому будет производиться сортировка, нажмите кнопку Сортировка в группе Данные введите дополнительные параметры.

Кнопка Преобразовать в текст в группе Данные преобразует данные таблицы в обыкновенный текст документа, при этом надо указать символы-разделители.

Вычисления в таблицах

Вычисления в таблицах выполняются с помощью формул (кнопкой Формула в группе Данные вкладки Макет).

Формула - это выражение, содержащее допустимое сочетание чисел, ссылок на ячейки, содержимым которых являются числа, операторов и функций. Формула начинается со знака равенства.

Ссылки на ячейки в таблицах

Столбцы в таблицах именуются латинскими буквами (А, В, С,...), а строки нумеруются (1, 2, 3,...).

Ссылка на ячейку состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых она находится (например, Al, B4,...).

Ссылка на диапазон ячеек составляется из ссылок на первую (левую верхнюю) и последнюю (правую нижнюю) ячейки диапазона, разделенных двоеточием (например, B2:D5).

Операторы

Операторы - символы для обозначения действий над данными:

+ сложение; = равно

- вычитание < меньше

* умножение <= меньше или равно

/ деление > больше

% вычисление процентов >= больше или равно

^ степени и корни <> не равно

Функции

Функции - это заранее запрограммированные сложные формулы.

Обращение к функции состоит из ее имени и заключенных в круглые скобки аргументов. Аргументы разделяются точкой с запятой. Аргументами могут быть числа, ссылки на ячейки, формулы.

Некоторые часто используемые функции:

• average (список) - среднее значение элементов списка;

• count (список) - число элементов в списке;

• min (список) - наименьшее значение в списке;

• max (список) - наибольшее значение в списке;

• sum (список) - сумма значений элементов списка.

Ввод формулы

Выделить ячейку, в которую будет помещен результат.

На вкладке Макет в группе Данные кнопкой Формула открыть окно Формула.

В поле Формула ввести формулу после знака равенства. Для вставки в формулу функции выбрать нужную функцию из списка Вставить функцию.

В поле Формат числа выбрать числовой формат для результата формулы.