Плани робіт

План роботи – документ, що встановлює точний перелік намі­чених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати керівників і конкретних виконавців.

Групи;

1. Перспективні (розраховані на кілька років).

2. Річні.

3. Піврічні.

4. Квартальні.

5. Місячні.

6. Тижневі.

7. Денні.

Форми:

графіки, таблиці, тексти.

Реквізити:

гриф затвердження (у правому верхньому куті із зазначенням по­сади особи, її підпису та його розшифрування); назва виду документа (план роботи), зазначення періоду, на який складено план; назва структурного підрозділу або посади та прізвища пра­цівника, робота якого планується; номер запису за порядком; прізвище виконавця; термін виконання, місце виконання; від­мітка про виконання.

Службові плани робіт підписують посадові особи, що відповіда­ють за їх виконання, а індивідуальні – ті, хто їх складає із насту­пним затвердженням керівником.

Формуляр-зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор інституту (підприємства, організації тощо) (назва установи) (прізвище, ім’я, по батькові керівника) «_____» ____________ 20___ р. ПЛАН РОБОТИ відділу ____________________на ______________ (назва структурного підрозділу) (період) №№ п/п Дата проведення Зміст роботи Учасники Відповідальний 1. 2. 3. Завідувач відділу (підпис) Розшифрування підпису Директор інституту (підпис) Розшифрування пілпису

Протоколи

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що засвідчує той чи інший факт.

Групи:

1. Стислі, де фіксуються лише ухвали.

2. Повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де всі виступи записані дослівно.

Реквізити:

1. Назва виду документа (протокол).

2. Порядковий номер протоколу.

1. Назва зборів, конференції, засідання, наради й зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена на­рада тощо).

3. Назва підприємства, організації.

4. Дата, місце проведення зібрання.

2. Кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то до­сить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєст­раційний лист.

3. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).

4. Порядок денний. Питання мають бути сформульовані в на­зивному відмінку.

5. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сто­рінок.

11. Підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зіб­рань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він скла­дається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання, ставлять після нього двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку, підкреслювати, а після прізвища ставити тире й викладати зміст доповіді за формою прямої мови. Якщо наявний текст допо­віді, це необхідно позначити виноскою «текст доповіді додається».

Нижче занотовують питання та відповіді на них. Слова «УХВАЛИЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «СЛУХАЛИ» потрібно писати (друкувати) великими літерами з нового рядка. Після них ставлять двокрапку.

Слово «УХВАЛИЛИ» пишуть після попереднього тексту вели­кими літерами з нового рядка.

Якщо в ухвалі є різні за характером питання, то їх виділяють у групи, позначені арабськими цифрами.

Зразок:

ПРОТОКОЛ № 10 12.12.2010 p. M. Київ Зборів орендного швейного об’єднання «Каштан» Укршвейпрому Голова С. М. Руденко Секретар А. М. Токарева. Присутні: Відсутні: ПОРЯДОК ДЕННИЙ: Звіт з виробничо-фінансової діяльності підприємства за 2010 р. (інфор­мація головного бухгалтера С В. Марченка). Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни (інформація заст. Директора С. М. Руденка). І. СЛУХАЛИ: С. В. Марченко доповів про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників обліку. ВИСТУПИЛИ: Л. Я. Грищенко – вказав на необхідність ретельної підготовки матеріалів звіту. Г. М. Коваль – запропонувала закінчити складання звіту до 10 січня 2011 р. УХВАЛИЛИ: Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й ви­соку якість матеріалів звітів про виробничо-фінансову діяльність об’єднан­ня за 2010 р. Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 2011 р. II. СЛУХАЛИ: С. М. Руденка – пропозиція включити до складу комісії 15 осіб. УХВАЛИЛИ: До 20.01.2011 р. створити комісію з контролю дисципліни а об’єднанні в складі 15 осіб. Список додається. ДОДАТОК: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику. Голова (підпис) С. М. Руденко Секретар (підпис) А. М. Токарева