Службові телеграми

Телеграма – узагальнена назва різноманітних за змістом доку­ментів, переданих, як правило, по телеграфу.

Телеграми надсилаються в найтерміновіших випадках, коли інші види зв’язку не можуть забезпечити своєчасного доставления ін­формації адресатові.

Текст телеграми містить лише словесну інформацію (знаки №, - (мінус), + (плюс), 0, % (відсотки), цифри пишуться словами.

Гранична стислість мови телеграм виявляється в тому, що кількість дієслівних форм мінімальна, прикметники майже відсутні, прислівни­ки вживаються рідко. Заперечення «не» не вилучають. Телеграми мо­жуть бути написані шифром або кодом. Розділові знаки у вигляді ско­рочень «крпк», «км» вживають тоді, як вони впливають на зміну змісту.

Телеграма пишеться суцільним текстом без переносів. Розпочи­нається дієсловом у множині чи однині.

Службові телеграми пишуть у двох примірниках: 1-й – до від­ділення зв’язку; 2-й – до справи (копія).

У випадку, коли телеграми надсилають службові особи, що пе­ребувають у відрядженні, під рискою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження, а також серію, номер, місце й дату, якщо йому видано паспорт.

Телеграми пишуться на друкарських машинках, комп’ютерах вели­кими літерами із двома інтервалами між рядками. Від руки треба писати великими літерами, чітким, розбірливим почерком темним чорнилом.

Між окремими словами роблять пропуск у два інтервали. Текст відокремлюється від адреси трьома інтервалами.

Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу.

Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

Якщо телеграма є відповіддю на одержану кореспонденцію, то ви­хідний номер останньої ставлять перед початком тексту телеграми, а вихідний номер телеграми-відповіді — у кінці тексту, перед підписом.

Зразок:

ТЕЛЕГРАМА Львів Л-18 Львівський державний університет ПРОРЕКТОРОВІ ПРОСИМО ВЗЯТИ УЧАСТЬ КОНФЕРЕНЦІЇ 9–12 БЕРЕЗНЯ ПРОФЕСОРА ВОЗНОГО ЗАПРОШЕННЯ ВИСЛАНЕ ПОШТОЮ ОРГКОМІТЕТ ПРОРЕКТОР Д. КУЛИК Київ 48 Володимирська вул. 55 Український національний університет ім. T Г. Шевченка Оргкомітет конференціїФАКСИ

ФАКС

Факс – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що безпосередньо за допомогою телекомунікативного зв’язку та принтера надходять до організації, установи, підприємства, фірми.

Реквізити:

назва документа (факс);

дата;

назва адресата, установи, яка передає факс;

прізвище, посада особи, що підписала документ;

назва організації й службової особи – одержувача факсу;

текст.

Текст факсу складається без скорочень.

Формуляр-зразок:

Директора заводу Директорові 3AT «Металопобутконструкція» «Донбас-металбрухт» п. Миронюка М. П. П. Клименку 3. T. 2 жовтня 2010 р. факс (06441)524217 ФАКС Згідно з договором поставки № 2/17 від 14 лютого 2010 року Ви повинні провести розрахунок за _________________________________________________ в сумі ____________________________________________________________грн. (сума цифрами та прописом) _______ коп. До __________ числа. Просимо терміново зробити переказ грошей на наш розрахунковий рахунок_____________________. P/S Якщо на час надходження факсу Ви вже переказали гроші на наш розрахунковий рахунок, ми висловлюємо подяку.