Планирование проекта «Снеси-Построй» в ms Project. Диаграмма Ганта.

1. Вызовите MS Project и создайте пустой проект.

2. В меню Проект щелкните иконку Сведения о проекте.

Выберем в пункте Планирование от: вариант «даты окончания проекта», чтобы привязаться к сроку сдачи объекта. В качестве даты выберите 31 декабря текущего года.

3. В столбец Название задачи введите обозначения этапов проекта, а в столбец Длительность – их наивероятнейшую продолжительность. Если у вас есть эти данные в электронной форме (например, в файле Word или Excel), то их можно вставить целой группой – выделив и вставив столбец названий, а затем столбец длительностей.

Обратите внимание, что сразу при вводе исходной информации о проекте MS Project начинает строить, так называемую, диаграмму Ганта, давая графическое представление проекта, в котором длина каждого столбика, соответствующего определенной стадии проекта, пропорциональна длительности стадии.

В табличке слева можно убирать и добавлять столбцы. Для этого следует просто щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке столбца и в появившемся контекстном меню выбрать команду Скрыть столбец (Вставить столбец).

В данном случае сначала вставьте столбец, выбрав в контекстном меню опцию «Вставить столбец». Если щелкнуть правой кнопкой заголовок самого первого столбца, то будет предложено вставить столбец в самом начале. Какую величину показывать в столбце, нужно выбрать из предложенного списка. Нам нужен параметр «Заметки». В него можно скопировать описание работ.

В три столбца мы уже добавили информацию, а в еще один столбец нужно ввести информацию о предшественниках.

Лишние столбцы лучше убрать, чтобы освободить рабочее место на экране.

В столбце «Режим задачи» по умолчанию указано, что задача планируется вручную (стоит значок кнопки). Чтобы календарный план проекта выстраивался автоматически, нужно выделить весь столбец и в меню «Задача» отметить вид «Автоматическое планирование».

При этом значки кнопки заменятся значками этапов со стрелкой и вид самой диаграммы изменится.

До тех пор, пока мы не указали предшественников для каждого из этапов, на диаграмме Ганта с правой стороны все этапы начинаются одновременно. Для того, чтобы ввести ключевую информацию об этапах, предшествующих данному, нужно сделать двойной щелчок на названии этапа. При этом появится диалоговое окно, в котором можно вводить самую разнообразную информацию об этапе.

Нас интересует вкладка Предшественники, на которой в столбце Название задачи можно выбрать все этапы, предшествующие данному этапу.

Список становится видимым, когда вы щелкаете мышкой одну из линий «Название задачи» и содержит все этапы проекта, которые вы указали ранее. Поэтому лучше сразу ввести список известных этапов.

Предшествующие этапы вводятся по одному на строку.

При этом можно указать, начинается ли наш этап сразу после окончания предшествующего, или с некоторым запаздыванием и т.д. По умолчанию же последующий этап начинается так рано, как только возможно после окончания предшествующего.

После того, как все предшественники этапа указаны, нужно нажать кнопку ОК и затем вызвать такое же окно для другого этапа. Но уже после ввода предшественников этапа D (предыдущие этапы предшественников не имеют) диаграмма Ганта изменится:

Возникнут связи между этапами и предшествующие этапы отодвинутся по календарю на величину длительности этапа D (+ выходные, если мы указали, что рабочая неделя пятидневная).

После того, как все предшественники указаны, получаем следующую диаграмму Ганта.

Уменьшить размах диаграммы можно инструментом Вид\Масштаб\Уменьшить (значок в виде лупы со знаком минус).

Удобно также добавить к проекту так называемую суммарную задачу – формальную задачу, равную по длительности суммарной продолжительности группы этапов.

Для этого следует выделить все этапы проекта (например, в колонке «Название задачи») и в меню «Задача» щелкнуть значок «Суммарная задача».

При этом на диаграмму Ганта будет добавлена суммарная задача с указанием полной длительности проекта – 70 дней. Это полезно при исследовании вопросов, связанных, например, с сокращением проекта, так как любые изменения длительности проекта будут немедленно изображаться на диаграмме Ганта.

После того, как диаграмма построена, длительность проекта и другие сведения о нем можно посмотреть, используя меню Проект/Сведения о проекте и далее кнопка Статистика.

Итак, ожидаемая продолжительность проекта «Снеси-Построй» 70 рабочих дней!

Внимательно рассмотрев диаграмму Ганта, можно заметить, что не все этапы одинаково влияют на время выполнения проекта и, соответственно, не все этапы следует стремиться начинать (и заканчивать) так рано, как только возможно. Например, начало стадии L можно безболезненно отодвинуть на срок до 13 дней. Это не повлечет за собой удлинения проекта в целом, так как параллельно выполняемые этапы K и J значительно длиннее этапа L, и, в любом случае, заканчиваются позднее, так что выполнение этапа M не может начаться сразу после завершения этапа L.

В то же время, этап K невозможно отодвинуть (или задержать его окончание) без того, чтобы не удлинить проект, поскольку задержка с выполнением стадии K, неизбежно вызовет задержку начала работ на стадии M, что повлечет удлинение проекта. Такие стадии называют «критическими» стадиями, поскольку они критически влияют на длительность проекта.

Чтобы увидеть критические этапы на диаграмме Ганта нужно в меню «Формат» просто отметить галочкой «Критические задачи».

Для удобства добавим на диаграмму названия этапов, иначе приходится прослеживать продолжение отрезков этапов влево, чтобы узнать, какой где этап. Это можно сделать в том же меню «Формат»,

р азвернув инструмент «Формат» и выбрав «Стили отрезков».

В появившемся большом меню можно менять вид отрезков в диаргамме.

Щелкните в таблице первый пункт «Задача», внизу вкладку «Текст» и выберите в строке «Справа» (например) отображать параметр «Название». Затем найдите в таблице пункт «Критическая задача» и сделайте для него то же самое. Получим диаграмму такого вида:

Критические этапы здесь выделены красным цветом.

Эти этапы не могут быть отсрочены или удлинены без соответствующего удлинения проекта в целом.

Некритические стадии имеют некоторый допустимый временной интервал (его называют временным резервом), в котором можно изменять их длительность или моменты начала работ, без изменения длительность проекта.

По нашей диаграмме можно определить, что этапы A, D, E, G, I, K и M являются критическими и любое изменение их длительности отражается на длительности проекта в целом.