Робота з документами

У системі «Парус» передбачено можливість створення всіх необхідних типів звітів та документів. У стандартний комплект поставки входить набір усіх шаблонів документів, що використовуються у даному модулі системи. Документ, який Ви щойно створили, можна надрукувати. Для цього використовується додаток Microsoft Excel. Достатньо відкрити функцію контекстного меню Печать документа або Печать отчета і система самостійно завантажить у пам'ять комп'ютера додаток Microsoft Excel, а в ньому сформує потрібний документ. У разі необхідності Ви маєте можливість внести в документ виправлення та надрукувати його. Виправлення у додатку Microsoft Excel система не запам'ятовує.

Зв'язані документи – це кілька документів, створених на підставі один одного. У системі передбачено можливість перегляду всіх документів, які прямо чи побічно зв'язані з поточним документом. Наприклад, якщо на підставі вихідного рахунка на оплату створено накладну на відпуск, а за накладною на відпуск створено вихідну податкову накладну і за вихідним рахунком на оплату – платіж у розділі "Журналы платежей", тоді всі чотири документи є зв'язаними між собою. Таким чином, після запуску функції контекстного меню Переход в ... / Связаные документы у розділі Накладные на отпуск, для зазначеної раніше накладної на відпуск, буде відкрите головне вікно розділу Связаные документы із списком з чотирьох вищеназваних документів.

У розділах меню "Документы" здійснюється підготовка, реєстрація та друк документів, якими супроводжуються виробничі процеси, що автоматизуються системою: купівля-продаж товарів і надання послуг, пошук клієнтів та їх обслуговування.

Договір – це зручна та ефективна правова форма встановлення різноманітних господарських зв'язків між підприємствами та організаціями. Укладання договору дозволяє врахувати особливості взаємовідносин сторін, узгодити їх індивідуальні інтереси, а також створює юридичні гарантії для його учасників. У даному розділі Ви можете здійснювати облік договорів Вашої організації з різними контрагентами. У розділі Договорные документы (пункт меню Документы / Договорнгые документы) Ви можете виконати друк наступнихдокументів та звітів: договору; списку документів. Головне вікно розділу складається з трьох елементів: дерева каталогів, таблиці, у якій реєструються записи про договірні документи та таблиці специфікацій.

Реєстрацію договірного документа можна здійснити наступними способами:

• шляхом введення усіх даних із клавіатури і функції контекстного меню Додавання / Додати);

• з використанням зразка договірного документа і функції контекстного меню Додавання / Додати за зразком);

• копіюванням частини даних з аналогічного документа, зареєстрованого раніше (функція Розмножити);

• з розділу «Маркетинг и збыт» за допомогою функції контекстного меню Подготовка договора;

• з розділу «Журнал сервисного обслуживания» за допомогою функції контекстного меню Продолжение обслуживания або функції Подготовка документа на оплату;

• з розділу «Журнал накладных расходов» за допомогою функції контекстного меню Підготовка документа на оплату.

Інформаційна структура договірного документа: у системі основна інформація про будь-який документ реєструється у його заголовку. Форма редагування запису про договірний документ складається з п'яти вкладок: Основные данные, Спецификации, Суммы, Отметки, Обобщение суммы.

У вкладці Основны данные встановлюються наступні характеристики

заголовка договірного документа: тип, номер, дата документа, дані про контрагентів та про обслуговування й суми за договірним документом.

Кожний договірний документ може мати одну або декілька специфікацій, які реєструються у вкладці Спецификации або в таблиці Спецификации головного вікна розділу Договоррные документы. Записи таблиці Спецификации деталізують запис про договірний документ і містять такі характеристики, як найменування ТМЦ (товарно-матеріальної цінності) або послуги, кількість і ціна одиниці цього найменування з податком на додану вартість та без нього, загальні суми за рядком специфікації зі знижкою і без знижки, сума ПДВ (податку на додану вартість), вид упаковки (якщо найменування в рядку –ТМЦ) і тариф, що використовується для реалізації цього найменування. Суми рядків специфікації, що включають ПДВ, складають підсумкову суму договірного документа. У договірних документах специфікації стають недоступними для редагування й вилучення після підготовки будь-яких документів (вихідних рахунків на оплату, актів виконаних робіт, накладних на відпуск, вихідних податкових накладних) або реєстрації оплати. Залежно від того, із яким видом контракту Ви реєструєте договірний документ, у Вас можуть бути обмеження на додавання специфікацій. У довгострокового договірного документа немає обмежень на додавання специфікацій. Для короткострокового договірного документа Ви не зможете зареєструвати нову специфікацію, якщо вже було виконано підготовку будь-яких документів або зареєстровано оплату.

Вкладку Суммы призначено для перегляду даних про оплату за дого-

вором, розрахунків за поданими актами, рахунками, накладними. Якщо Ви реєструєте довгостроковий договірний документ, тоді після додавання специфікації (у тому випадку, якщо додавання специфікації здійснюється після підготовки документів або реєстрації оплати), значення сум підготовки й оплати, що відображаються у цій вкладці, очищаються.

Працюючи з вкладкою Отметки, Ви можете встановити особливу відмітку документа та ввести текст примітки до нього. Вкладка Обобщение суммы відображає суми за всіма підготовками та за всіма оплатами для довгострокових документів.

Піготовка вихідних документів. На підставі зареєстрованих договорів Ви можете підготувати наступні

документи:

• Вихідний рахунок на оплату;

• Накладну на відпуск;

• Вихідну податкову накладну;

• Акт виконаних робіт.

Можна здійснити як повну, так і часткову підготовку документів. У процесі часткової підготовки документа відбувається його реєстрація на суму меншу, ніж указано в договорі. Згодом Ви матимете можливість здійснити додаткову підготовку документа на суму, якої не вистачає. Здійснення підготовки документів на основі договірного документа розглянемо на прикладі підготовки вихідного рахунку на оплату. Дії, по в'язані з підготовкою накладної на відпуск, вихідної податкової накладної та акта виконаних робіт, – аналогічні нижчеописаним діям.

Для підготовки вихідного рахунка на оплату:

• встановіть курсор на рядку із записом про договірний документ, на підставі якого Вам необхідно підготувати вихідний рахунок на оплату та скористайтеся функцією контекстного меню Подготовка докуменв / Виходной счет на оплату.

• Після цього на екрані з'явиться вікно з формою вибору підрозділу у розділі Виходной счет на оплату, до якого потрібно додати новостворюваний документ. Підтвердіть свій вибір кнопкою Выбрать

Якщо Ви встановите у вікні перемикач Вык. по умолчанию, тоді підготовлені рахунки реєструватимуться за замовчанням у тому розділі, який вказано у вікні вибору розділу рахунків. Якщо ж перемикач не встановлено, тоді вікно вибору розділу буде з'являтися під час кожної процедури підготовки вихідного рахунка на оплату.

У вікні з формою редагування вихідного рахунка на оплату, яке з'явиться на екрані, відредагуйте вказані характеристики. За замовчанням підсумкова сума вихідного рахунка на оплату, який потрібно зареєструвати, відповідає сумі договірного документа. У разі потреби Ви маєте можливість здійснити часткову підготовку рахунка на оплату, тобто зареєструвати рахунок на меншу, ніж указано у договірному документі, суму. Після заповнення полів форми натисніть кнопку Записать.