Файли даних в Excel
Файли, з якими працюють в Excel і де зберігаються дані (вони мають розширення .xls), називають робочими книгами. Робоча книга це набір декількох електронних таблиць, об’єднаних в одному файлі. Кожна така таблиця називається робочим аркушем. Аркуші поділяються:
на робочі аркуші – звичайні аркуші з електронними таблицями;
на аркуші модулів – аркуші, на яких пишуть програми мовою Visual Basic for Applications;
на аркуші діалогового вікна – аркуші, на яких створюють діалогові вікна;
на аркуші діаграм – аркуші, на яких за допомогою майстра діаграм можна будувати діаграми.
За замовчуванням в Excel 97 та Excel 2000 одна робоча книга складається з трьох аркушів, а в Excel 95 – з 16 аркушів. Для всіх версій табличного процесора Excel можна встановити до 255 робочих аркушів.
Створення нової електронної таблиці
При відкритті програми Excel автоматично відкривається нова робоча книга з тимчасовою назвою Книга1.
Виберіть команду меню Файл Создать При цьому відкриється додаткового вікно, в якому слід вибрати шаблон робочої книги. Вікно складається із двох вкладок. За замовчуванням відкривається вкладка Общие, де є лише один шаблон Книга.
Створити
нову робочу книгу можна за допомогою
піктограми
на
панелі інструментів Стандартная
або комбінації
клавіш [Ctrl+N].
При цьому додаткове вікно не відкривається,
а створюється робоча книга з шаблоном
Книга
(за
замовчуванням).
Відкриття існуючих документів
Д
Мал.
1.3.
Перелік можливостей відображення
значків
на панелі інструментів Стандартная.
Можна
також скористатись комбінацією клавіш
[Ctrl+О].
У будь-якому випадку відкривається
стандартне для Windows-програм
діалогове вікно Открыть,
де слід вибрати відповідну папку, а в
ній – потрібний файл робочої книги.
Список (мал. 1.3), який відкривається
кнопкою
(Представления)
в правій частині діалогового вікна
Открыть
дозволяє задати режим представлення
піктограм у діалоговому вікні.
Якщо потрібно відкрити робочу книгу, з якою користувач недавно працював, то її ім’я можна вибрати зі списку останніх використовуваних файлів, який знаходиться в нижній частині спадного меню Файл.
Збереження документа
Для
того щоб записати створену робочу книгу
в пам’ять комп’ютера, потрібно в пункті
меню Файл
вибрати команду Сохранить
або піктограму
на
стандартній панелі інструментів. Можна
також скористатись комбінаціями клавіш
[Ctrl+S]
або [Shift+F12].
Якщо для файлу робочої книги ще не
встановлено ім’я, то з’явиться діалогове
вікно Сохранить
как,
у якому слід вказати папку та ім’я файлу
робочої книги і натиснути кнопку
Сохранить.
Якщо ж у файл робочої книги ім’я вже
встановлено, то дана команда лише
перезапише зроблені у ньому зміни на
диск, без виведення додаткових вікон.
У вікні
Сохранить
как
можна вибрати командну кнопку
,
вибрати команду Общие
параметры...,
яка відкриває однойменне діалогове
вікно для встановлення додаткових
параметрів запису файлу на диск, а саме:
поле Пароль для открытия файла дозволяє з допомогою паролю відкрити та переглянути вміст робочої книги;
опція Всегда создавать резервную копию встановлює режим, за якого в разі запису на диск нової версії файлу робочої книги, попередня копія записується в bak-файл;
опція Рекомендовать доступ только для чтения забороняє в майбутньому редагувати даний файл, тобто в дану робочу книгу неможливо буде внести зміни.
Інколи виникає потреба змінити ім’я вже існуючого файлу робочої книги. Для цього в пункті меню Файл потрібно вибрати команду Сохранить как... або натиснути функціональну клавішу [F12]. При цьому з’являється діалогове вікно Сохранить как, в якому потрібно вказати нове ім’я файлу.
Для того щоб закрити файл робочої книги, потрібно в пункті меню Файл вибрати команду Закрыть або натиснути комбінацію клавіш [Ctrl+F4]. Якщо при цьому в робочій книзі зроблено зміни, які не збережені на диску, то при закритті вікна програма перепитує, чи записати ці зміни на диск.
Для встановлення режиму автоматичного збереження змін у файлі потрібно активізувати команду Автосохранение меню Сервис. У діалоговому вікні, що відкриється, потрібно задати опцію Сохранять каждые ... минут і вказати час в хвилинах, через який буде відбуватись автоматичне збереження змін в документі. В розділі Сохранять рабочие книги необхідно встановити одну з опцій автозапису:
Только активную – режим автозапису лише для активної робочої книги;
Все активные – режим автозапису для всіх відкритих робочих книг.
Якщо задати опцію Запрашивать разрешение, то перед кожним автоматичним записом робочої книги на диск програма перепитує про його необхідність.
Табличний процесор Microsoft Excel, як і інші продукти Microsoft, має засіб автоматичного запису зроблених в робочій книзі змін на диск. Цей засіб дозволяє запобігти втраті не збережених змін файлу робочої книги у випадку виникнення аварійних ситуацій.