4.8.2. Программы-организаторы

Более высокой ступенью компьютеризации работы офиса и автоматизации управления небольшим предприятием являются программные средства-организаторы (средства, облегчающие деловое планирование и выполнение планов), а также средства, обеспечивающие коллективную работу над документами (автоматизирован­ный документооборот учреждения). Типичными представителями данного семейст­ва программ являются программные продукты компании Lotus Development. Рассмотрим некоторые из них.

Широкую известность во всем мире имеет пакет Lotus Smart Suite, являющийся альтернативой MS Office. Этот пакет включает:

 средство управления информацией, Lotus Smart Center, облегчающее запуск остальных приложений и документоориентированную работу в офисе;

 текстовый процессор Lotus Word Pro, более развитый, чем MS Word, в плане верстки оригиналов-макетов сложной структуры и работы с сетью, в том числе Internet и Intranet. Этот текстовый процессор продолжает линию Word Perfect. Представляет интерес наличие средств голосового ввода для Lotus Word Pro, позволяющих вводить текст (на английском языке), произнося его в микрофон;

 табличный процессор Lotus 1-2-3, развиваемый компанией Lotus, начиная с самой первой электронной таблицы для ПК. Lotus 1-2-3 значительно богаче по возможностям и дружественнее MS Excel из пакета MS Office; существенным дополнением являются специальные возможности групповой работы с электронной таблицей, обращение к базам данных для извлечения информации. Данные в электронную таблицу можно загрузить из базы данных в локальной сети или Internet, после обработки таблицу можно отправить членам рабочей группы. Важные функции анализа данных включены в командное меню. Расширены функции оформления таблицы, создания макросов при разработке табличной системы «под ключ» для решения прикладной задачи;

 СУБД Lotus Approach, ориентированная на использование в рабочей группе и работу с данными из различных баз данных. Это весьма мощная СУБД предостав­ляет большие возможности и дружественный интерфейс при работе с базами данных типа ABAST IV. Средствами самой СУДБ легко произвести анализ данных, расчеты, построить диаграмму, сформировать отчет. Однако отсутствие достаточно продвинутого формата базы данных в Approach осложняет работу со сложными базами данных с многими связями между таблицами, и в этом отношении Approach уступает Access;

 средство создания графических презентаций Lotus Freelance Graphics, также являющееся более развитым и дружественным, чем рассмотренный выше MS Power Point, а также средство визуальной разработки и публикации Web-страниц Lotus Fast Site, развивающее возможности MS Front Page, ориентированное на работу в группе. Встроенное во Freelance средство Lotus Screen Cam позволяет фиксировать все действия, выполняющиеся на мониторе, и превращать их в эффектный демонст­рационный ролик;

 средство «управления временем» Lotus Organizer. Запустив Lotus Organizer, мы попадаем в среду ежедневника-организатора. В наиболее подробном режиме ежедневника можно планировать события на любое время вперед. Открыв с помощью календаря ежедневник на нужной дате, можно создать запись в каком-либо его поле расписания (в этом случае можно предусмот­реть и настроить звуковое предупреждение), а также определить связь между делами или событиями, записать дела (с указанием приоритетов, телефонных звонков с указанием номеров для компьютерного дозвона, заметок для разговоров), просто сделать заметки.

Автоматически отслеживаются конфликты между событиями. На других страницах ежедневника можно также описывать события, встречи, телефонные звонки, праздники, делать заметки, и они автоматически будут внесены в расписание. На странице планировщика можно в цвете разметить все дни года по категориям (отдых, обучение, праздники, встречи, конференции, проекты и т.д.).

Lotus Notes позволяет организовать обмен электронной почтой в офисе, вести совместную групповую разработку проектов, получать справочные сведения; предоставляет доступ к информации, обеспечивает возможность вести дискуссии, распределять общие ресурсы, составлять расписания и утверждать документы.