68. Електронні засоби комунікаційного зв’язку

Суттєвий вплив на комунікації в організаціях мають електронні засоби комунікацій. Інформаційні технології можуть використовувати комп`ютери, комп`ютерні мережі, телефони та інше устаткування. Існує шість найпоширеніших видів інформаційних систем:

• операційно-виконавча система — з її допомогою виконують рутинні та поточні операції;

• інформаційна система менеджменту — збирає дані, організовує й систематизує їх у формі, зручній для менеджерів, а тоді забезпечує цих менеджерів інформацією, необхідною для їх роботи;

• система підтримки рішень — автоматично знаходить, опрацьовує та підсумовує інформацію, необхідну для специфічних рішень;

• адміністративна інформаційна система — призначена для спеціальних потреб опрацювання інформації менеджерами вищого рівня;

• інтранет-мережі — комунікаційні мережі, які діють у межах однієї організації;

• експертні системи — створені за принципом визначення усіх можливостей "якщо-тоді", які стосуються конкретної ситуації.

Останні досягнення в галузі інформаційних технологій можуть сприяти покращенню обміну інформації в організаціях. Персональний комп`ютер уже зробив великий вплив на інформацію, яку керівники, допоміжний персонал і працівники розсилають і отримують.

Електронна пошта дає працівникам можливість направляти письмові повідомлення будь-якій особі в організації. Це має зменшити традиційно невичерпний потік телефонних розмов. Крім того електронна пошта — ефективний засіб зв`язку між людьми, що вони знаходяться в різних приміщеннях, різних містах і навіть різних штатах і країнах.

Суттєвою відмінністю на користь електронної пошти є можливість відправляти одне повідомлення великій кількості одержувачів. Також на багатьох підприємствах дозволяють працівникам користуватися Інтернет-пейджером ICQ як відносно дешевого й миттєвого засобу зв`язку. А в ході відеоконференцій люди, що знаходяться в різних місцях і навіть у різних країнах, обговорюють різноманітні проблеми й при цьому бачать одне одного в обличчя.

69, 70. Удосконалення міжособових та організаційних комунікацій

Комунікаційний процес - це процес обміну інформацією між двома і декількома людьми, працівниками з мстою розв'язання певної проблеми.

У комунікаційних процесах постійно виникають шуми. Шум - це те, що деформує зміст (відхилення, помилки тощо). Отже, слід враховувати можливі неточності при передачі інформації. Доцільно пам'ятати також про те, що часто комунікаційний процес триває лише кілька секунд, тобто практично миттєво.

З метою забезпечення високої якості комунікаційних процесів слід орієнтуватись на два види комунікацій:

- міжособові, які виникають між конкретними особами (працівни­ками);

- організаційні, які визначаються характером діяльності, побудовою, можливостями організації (підприємства).

Удосконалення міжособових комунікацій

На шляху міжособових комунікацій виникають такі перепони:

- неповне сприйняття працівниками інформації;

- несприйняття інформації;

- семантичні бар'єри, тобто перепони, викликані нерозумінням способів використання слів і словесних знаків;

- невербальні перепони, які виникають при використанні несловесних (невербальних) знаків: погляду, виразу обличчя, посмішки та ін.;

- поганий зворотний зв'язок.

Усунути ці перепони можна шляхом вдосконалення спілкуван­ня. Для цього треба:

- пояснювати та обґрунтовувати свої ідеї до початку їх передавання;

- бути сприйнятливим до потенційних семантичних проблем;

- слідкувати за власними жестами, позами, інтонаціями;

- бути уважним до почуттів інших працівників;

- враховувати соціально-психологічний клімат у колективі;

- налагоджувати якісний зворотний зв'язок;

- допускати можливість дублювання ідеї, повідомлення, пояснення.

Удосконалення організаційних комунікацій

В організаційних комунікаціях причинами виникнення перепон можуть бути:

- деформація повідомлень на різних станах процесу комунікацій;

- інформаційні перенавантаження в системі комунікацій;

- незадовільна структура управління організації;

- громіздка структура комунікаційного процесу.

Удосконалення комунікацій і ліквідацій перепон в організаціях здійснюється за допомогою:

- раціоналізації структури комунікаційного процесу;

- регулювання інформаційних процесів;

- удосконалення документообігу;

- ефективного застосування графічних засобів;

- поліпшення виконання функцій менеджменту;

- поліпшення зворотного зв'язку;

- уведення системи збору пропозицій працівників,

- застосування сучасних інформаційних технологій, персональних комп'ютерів, електронної пошти, відеоконференцій, радіо, телеба­чення тощо.