73. Значення інформації у діяльності менеджера

Практика свідчить, що в сучасних умовах ефективність управління значною мірою залежить від інформаційного забезпечення, від повноти інформації.

Підвищення вимог до організації служби інформації в системі менеджменту обумовлено високим динамізмом сучасного виробництва, частковою зміною параметрів основних факторів виробництва і вимог до одержуваної продукції (послуг). Тільки систематизована інформація дає змогу менеджеру визначати ефективність організаційно-економічних, агротехнічних, соціальних та екологічних заходів і залежно від умов, що складаються, змінювати намічену програму. Чим краще інформований менеджер, тим оперативніші, вищі за своєю якістю його рішення.

Для того щоб прийняти правильне рішення, необхідно мати певну кількість інформації. Проте обсяг інформації не може визначатися тільки кількістю документів, сторінок, показників. Можна збирати і обробляти величезні масиви відомостей, які або будуть не потрібні для прийняття рішень, або їх не можна буде засвоїти і використати. Інколи короткі документи можуть бути більш змістовними, ніж великі доповіді й довідки.

Правильне визначення кількості інформації дає змогу уникнути перевантаження керівників і спеціалістів, оскільки існує показник межі інформації, яку може переробити людина за певний період. На практиці здебільшого спостерігається перевантаження інформацією виробничого персоналу приблизно у 3-4 рази порівняно з нормами.

74. Носії інформації. Вимоги, які пред’являються до інформації

До інформації належать усі види відомостей, повідомлень (усні, письмові, графічні тощо) і знань, потрібних для реалізації функцій менеджменту.

Будь-яка за змістом інформація існує у формі різних її матеріальних носіїв (у вигляді електричних імпульсів, усної мови, магнітного запису, показань лічильників, письмових документів, електронних носіїв та ін.) Для управління найбільше значення має інформація, зафіксована на постійних носіях, насамперед у вигляді різних паперових документів.

Інформація дуже важлива, оскільки вона необхідна для ухвалення рішень. У зв'язку з цим  до інформації, що використовується в управлінні системою, пред’являється ряд вимог:

1. Повнота. Інформація вважається повною, якщо її досить для того, щоб ухвалити рішення. Інформація може бути більш менш повною, і чим повніша інформація, тим менше невизначеність.

2. Достовірність. Інформація достовірна, якщо вона не викривляє реального положення справ.

3. Актуальність. Інформація актуальна, якщо вона відповідає потребам, які є в даній ситуації.

4. Доступність. Як правило, доступність реалізується шляхом наявності прямого доступу до носіїв, на яких закріплена інформація. Працівник або підрозділи не повинні залежати від того, хто надає їм цю інформацію. Іншими словами, в цьому випадку необхідний прямий доступ до інформації (базам даних, документам і т.д.).

5. Мовна ясність. Будь-яка інформація повинна формулюватися чітко і ясно. Найяскравішим проявом цієї якості є те, що інформація повинна бути виражена на мові, зрозумілій для її одержувача.