Заполнение таблиц

Электронная таблица OpenOffice.org Calc предназначена для обработки числовых данных, проведения математического моделирования различных процессов, изготовления различных документов и форм, а также может быть использована в качестве простой базы данных.

Книги и листы

При запуске Calc открывается файл, состоящий из трех листов – Лист1, Лист2 и Лист3. Щелкая левой клавишей по ярлычку листа, можно переходить из одного листа в другой. Можно дать им и более осмысленное название. Для этого необходимо щелкнуть по ярлычку листа правой клавишей мыши, вызвав контекстно-зависимое меню, выбрать опцию Переименовать и набрать с клавиатуры новое имя, например, «Журнал успеваемости».

Есть и другой способ переименования — двойной щелчок левой клавишей мыши по ярлычку листа и набор нового имени. В контекстно-зависимом меню будут находиться команды:

• Вставка — создание нового листа.

• Удаление — используется для ненужных листов.

• Переименование — позволяет присвоить листу другое имя.

• Перемещение/копирование — позволяет делать копии листов, переносить существующие листы в другие документы, менять очередность их следования.

• Выделить все — выделяет весь лист.

Справа и сверху от рабочего листа находятся линейки с названиями столбцов и строк. Чтобы выделить весь столбец, щелкните по ячейке с его именем на верхней линейке; чтобы выделить всю строку — по ячейке с ее именем на левой линейке. Имя выделенной строки или столбца отображается жирным шрифтом; если выделить одну ячейку, то жирным шрифтом отобразятся обе части адреса, расположенные на линейках.

В строке состояния (нижняя часть рабочего окна) отображается информация о режимах работы таблицы.

Ячейки

Каждый лист OpenOffice.org Calc представляет собой таблицу. Столбцы обозначены буквами от A,B,C и т.д., далее сочетаниями букв от AA до IV, а строки – числами от 1 до 65536. Ячейка — это наименьшая структурная единица электронной таблицы; она имеет адрес, определяемый координатами по вертикали и горизонтали. Первая — это название столбца (первая часть адреса). Вторая — это номер строки (вторая часть адреса).

С помощью мыши или клавиш передвижения курсора (указателя) можно перемещаться из ячейки в ячейку. Текущая ячейка выделяется черным контуром. Чтобы выделить несколько ячеек (блок), необходимо щелкнуть левой клавишей мыши по начальной (обычно левой верхней) ячейке и, не отпуская ее, протащить указатель до последней (правой нижней) ячейки. При таком выделении имена ячеек в формуле запишутся через «:», например, (A1:C5). Выделенные ячейки затемняются. Последняя выделенная ячейка обрамлена белым. Для выделения нескольких несмежных блоков (бывает полезно при построении диаграмм и графиков) необходимо выделить первый блок, а затем, нажав и удерживая клавишу Ctrl, выделить следующий блок и т.д. При таком выделении имена ячеек в формуле пишутся через «;», например, (A1;C5) Чтобы отменить выделение, достаточно щелкнуть мышью по любому участку листа.

Изменить ширину (высоту) строки можно несколькими способами:

автоматически, для этого осуществляется двойной щелчок мыши на правой полоске границы названия столбца — и OpenOffice.org Calc подберёт ширину для столбца, выбрав ширину, необходимую для отображения ячейки с самым длинным содержанием. То же самое можно сделать и через меню: Формат → Столбец → Оптимальная ширина.

Вручную, для этого необходимо щёлкнуть левой кнопкой мыши на полоске границы названия столбца и, не отпуская ее, передвиньте до нужной ширины (Рис. 3).

Рис. 3

Точно, в этом случае необходимо выбрать в столбце, ширину которого требуется изменить, любую ячейку, а затем пункт меню Формат → Столбец → Ширина; в открывшемся окне введите точный размер.

При работе со строками и столбцами возникаем необходимость добавить (удалить) строку (столбец). Для этого кликнуть на имя строки (столбца) и вызвать контекстное меню (нажать правую кнопку мыши) и выбрать вставить строки (столбцы) или удалить строки (столбцы). (рис. 4)

Рис. 4

Данные

В ячейки таблицы можно вводить три типа данных: текст, число, формулу. По первому символу Calc определяет, что введено: если это буква или апостроф, то это текст, если цифра, то число, если знак равенства, то формула. Для ввода данных необходимо переместиться в нужную ячейку, набрать данные и нажать Enter или клавишу перемещения курсора. Данные в ячейках можно редактировать несколькими способами: 1 – кликнуть на ячейку левой кнопкой мыши и заполнять её, при этом предыдущие данные будут удалены; 2 - кликнуть на ячейку левой кнопкой мыши и нажать F2 на клавиатуре, при этом курсор замигает в ячейки в конце слова; 3 - кликнуть дважды на ячейку левой кнопкой мыши (аналогично нажатию F2). Для выбора формата данных необходимо воспользоваться командой Формат → Ячейки → Числа и указать нужный формат (рис. 5).

Рис. 5

Если текст не входит в ячейку, то можно:

• раздвинуть границы ячеек по горизонтали, встав курсором на границу между буквами столбцов (стрелка курсора превращается в двунаправленную стрелку) и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, сдвинуть границу на требуемое расстояние;

• объединить несколько ячеек и в них записать текст. Для этого необходимо выделить несколько соседних ячеек и выбрать через Главное меню Calc путь: Формат → Объединить Ячейки (тоже можно сделать через панель инструментов);

• организовать перенос текста в ячейке по словам: Формат → Ячейки → Выравнивание → Переносить по словам. (рис. 6)

Рис. 6

Если число не входит в ячейку, то Calc отображает его либо в экспоненциальной форме (1230000000 - 1,23Е+09), либо вместо числа ставит знаки ####. Тогда необходимо раздвинуть границы ячейки.

Двойной щелчок левой клавишей мыши на ячейке с введенными данными осуществляет переход в режим редактирования данных. При этом указатель приобретает вид вертикальной линии (курсора).

Переход в режим редактирования данных также можно осуществить щелчком по строке формул.

Для того, чтобы переместить данные, следует выделить ячейку или блок, поместить курсор на рамку ячейки или блока (при этом курсор примет форму светлой стрелки), нажать левую клавишу мыши и, удерживая ее, переместить ячейку или блок в требуемое место. Копирование данных производится аналогично перемещению, но с нажатой клавишей Ctrl.

Аналогичные действия можно провести с помощью контекстно-зависимого меню или через Главное меню Calc (опция Правка).