Создание таблиц и работа с таблицами в Microsoft Excel
Любой коммерсант в своей деятельности сталкивается с необходимостью работы с данными в табличной форме: созданием и редактированием прайсов, табличных баз данных, анализом статистической информации, имеющейся в табличной форме с последующим графическим представлением результата анализа в виде графиков и диаграмм.
Microsoft Excel – именно то средство, при помощи которого можно без труда решать все вышеперечисленные задачи, а так же легко выводить все данные (таблицы, графики, диаграммы) на печать.
Советы:
Расчеты в таблицах должны быть выполнены правильно, формулы составлены грамотно, красиво выполнено оформление таблиц.
При записи формул (там, где это необходимо) использовать абсолютные и относительные адреса ячеек.
Если в формуле необходимо использовать данные других рабочих листов, устанавливайте связи между листами с помощью ссылок.
Для таблиц, целиком не помещающихся на странице, создавайте структуру, которая позволит разворачивать или сворачивать часть элементов рабочего листа для более или менее детального отображения данных.
Для наглядного отображения числовых данных используйте различные типы диаграмм.
Для оформления таблиц используйте кнопки:
Базы данных и работа с ними в Microsoft Access
Любой коммерсант, управляющий процессом товарооборота, контролирующий товарные потоки сталкивается с необходимостью создания информационной базы данных.
База данных – это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или сопровождение товарооборота. Microsoft Access – одна из наиболее распространенных программ, входящая в программный пакет Microsoft Office. Одно из основных преимуществ Microsoft Access заключается именно в том, что данное приложение создавать базы данных и работать, не владея знаниями какого-либо языка программирования баз данных.
Создание базы данных производится в несколько этапов:
Определение структуры БД.
Ввод данных.
Поиск информации.
Оформление записей.
Перед тем как приступить к созданию таблиц, форм и отчетов, следует выполнить проектирование базы данных. При разработке базы данных следует придерживаться некоторых правил:
Выполните анализ существующей базы данных (созданной вручную или с помощью компьютера). Просмотрите используемые формы и отчеты. Определите источник данных. Просмотрите решаемые с помощью базы данных задачи (составление еженедельных отчетов, сортировка, анализ данных).
Разделите данные и задачи на группы (например, разделить информацию о клиентах и информацию о платежных документах). Эти группы впоследствии станут таблицами.
Определите типы данных, которые будут храниться в каждой таблице. (Таблица клиентов, например, может содержать фамилии клиентов, их адреса номера телефонов.) Эти группы данных называются полями.
Просмотрите общие элементы таблиц.(Фамилия клиента может быть общим элементом таблицы клиентов и таблицы накладных.) Эти общие элементы называются ключевыми полями.
Продумайте оформление форм и отчетов.
Определите условия выбора для запросов.
Обдумайте проблемы безопасности данных, такие как стратегия создания копий.
Общие советы:
При работе на компьютере сохраняйте информацию на винчестере.
Для перемещения информации с одного компьютера на другой и для создания резервной копии информации используйте диски или flash-накопители.
Перед защитой курсовой работы создайте на диске папку с Вашей фамилией, например Иванов Иван, и все необходимые файлы храните в ней. Лишних файлов в папке не должно быть.
Окончательный вариант презентации, файлов баз данных, расчетов в электронных таблицах должен быть представлен на последней репетиции перед защитой курсовой работы, и больше редактироваться не должен.