9.3. Структура завдань матеріально-технічного постачання проекту.

Основне завдання цієї фази проекту - забезпечити надходження устаткування, конструкцій, матеріалів і послугу точній відповідності з планом проекту. Цей процес прийнято поділяти на дві частини:

• закупівлі ресурсів і послуг на конкурсній основі;

• постачання на місце проведення робіт.

Система матеріально-технічної підготовки проектів зазнала в наші дні найбільш істотних, у порівнянні з іншими фазами проекту, змін. Це зумовлено ліквідацією планово-розподільної системи, що існувала в колишньому Союзі, відповідно до якої за споруджуваними об'єктами органами Держпостачу закріплювалися і підприємства-постачальники. Ці підприємства за фіксованими цінами поставляли продукцію (ресурси, послуги) у відповідності зі специфікаціями генерального проекту­вальника. Функції замовника при цьому зводилися до контролю й оплати постачальникам вартості виготовлення і доставки продукції.

Сьогодні цей механізм практично цілком зруйнований. Виняток складають галузі-монополісти, які прагнуть, як і раніше, лише формально притримуватися нових - ринкових - "правил гри", наділі продовжуючи практикувати метод планового розподілу ресурсів, що зжив себе, і "закріплення" постачальників за конкретними проектами.

Зміна умов господарювання призвела до появи нової структури завдань ма

теріально-технічного забезпечення проектів, що в загальному зводиться до таких етапів:

• підготовка специфікацій і технічних умов, що характеризують кількість і якість необхідного устаткування, машин і механізмів, конст­рукцій, матеріалів, робіт, послуг;

• планування й організація процесу закупівель;

• вивчення можливих джерел закупівлі ресурсів переговори з можливими постачальниками;

• попередній відбір учасників торгів;

• підготовка документів для торгів;

• проведення торгів і ухвалення рішення про присудження контрактів учасникам, що виграли торги;

• розміщення замовлення, включаючи переговори про постачання;

• контроль за постачаннями (своєчасність, комплектність, кількість і якість) з прийняттям необхідних рішень у випадку появи відхилень;

• вирішення конфліктів;

• взаєморозрахунки;

• найм на роботу необхідних фахівців (підрядчиків), включаючи консультантів;

• планування постачань;

• організація бухгалтерського обліку;

• доставка, приймання і збереження товару;

• облік і контроль доставки.

Останні 4 позиції на Заході прийнято виділяти в самостійний блок робіт, що називається постачаннями (Logistics). Інші ж етапи відносять до закупівель (Рrocurement). Такий розподіл не випадковий, тому що закупівлі здійснює замовник, а постачання - підрядчик.

Зазначені етапи матеріально-технічної підготовки проектів повинні виконуватися з урахуванням певних вимог, що характерні для ринкової економіки:

• закупівлі і постачання здійснюються на основі даних проектної документації;

• графіки розробляються в узгодженні з загальним планом проекту і враховують тривалість усіх його фаз;

• план повинен охоплювати весь проекту цілому;

• вибір місця закупівель визначається на основі розрахунку вартості варіантів;

• у плані визначаються структури й особи, відповідальні за кожну позицію, що підлягає постачанню.

Контроль за постачаннями:

• здійснюється на основі спеціальних графіків;

• організується по кожному з видів постачань (обладнання, роботи, місцеві матеріали, послуги);

• ґрунтується на загальному плані проекту;

• усі зміни вносяться в загальний графік проекту;

• ґрунтується на стандартних формах звітності.

Усі перераховані роботи очолює служба керівника проекту, що працює в контакті з усіма підприємствами й організаціями, що забезпечують проект ресурсами. У великих проектах головний керівник (головний менеджер) проекту делегує відповідні повноваження спеціальному менеджеру по поставках (або навіть спеціальному структурному підрозділу).