6. Автоматизація обліку грошових коштів і фінансово- розрахункових операцій

У конфігурації «1С: Бухгалтерія для України 8» реалізовано облік руху готівкових і безготівкових коштів і валютних операцій, підтримується введення та друк платіжних доручень, прибуткових і видаткових касових ордерів. Автоматизовано операції по розрахунках з постачальниками, покупцями й підзвітними особами, внесення готівки на розрахунковий рахунок і одержання готівки по грошовому чеку, придбання й продаж іноземної валюти. При відображенні операцій суми платежів автоматично розбиваються на аванс і оплату. На підставі касових документів формується касова книга встановленого зразка.

Облік розрахунків з постачальниками й покупцями можна вести в гривнях і іноземній валюті. Курсові різниці по кожній операції розраховуються автоматично. Розрахунки з контрагентами можна вести за договором у цілому або із вказівкою конкретних документів розрахунків. Спосіб ведення розрахунків визначається окремо для кожного договору.

Основні команди для здійсненні розрахунково – касових операцій розташовані у меню Банк и каса. Операції розрахункового характеру тісно зв’язані з документами руху товарно-матеріальних цінностей з м. Основная деятельность, які були розглянуті у розділі 5.

6.1 Виконання основних операцій з обліку грошових коштів і розрахунків

Перерахування грошових коштів постачальнику з розрахункового рахунку підприємства – виконується за допомогою документа Платежное поручение исходящее, який створюється на основі документів журналу Поступление товаров и услуг (п. 5.1.1)

Примітка. Якщо у платіжному доручені прапорець Оплачено виставлений, то при клацанні на кнопку ОК будуть сформовані проводки бухгалтерського обліку, якщо ні – документ буде тільки записаний до інформаційної бази.

Факт оплати постачальнику за товари підтверджується випискою банка, на основі якої можна ввести ознаку оплати платіжних доручень (п. 5.1.2). Для групового проведення сплачених платіжних доручень потрібно відкрити список банківських виписок й додати в список нову виписку, підібрати несплачені доручення й відмітити ті, що вже пройшли оплату для автоматичного проведення.

М. Банк и касса → к. Выписка банка → кнопка Добавить → вказати організацію, розрахунковий рахунок і дату выписки → кнопка Подобрать неоплаченные →  у вікні зі списком всіх неоплачених платіжних доручень відмітити прапорцями сплачені платіжні доручення у відповідності з новою випискою банка → кнопка Провести отмеченные.

Надходження грошових коштів від покупця на розрахунковий рахунок підприємства оформлюється документом Платежное поручение входящее з видом операції оплата от покупателя. Вхідні платіжні документи можна формувати на основі рахунків на оплату покупців (п. 5.1.5) або за фактом оплати за допомогою обробки Выписка банка.

Меню Банк и касса → к. Выписка банка → заповнити заголовок документа → кнопка Добавить → заповнити заголовок виписки → кнопка Добавить у табличній частині → вибрати тип документа Платежное поручение входящее → ОК → кнопка Операции → п. оплата от покупателя → заповнити поля форми → ОК → переглянути сформовані проводки → закрити вікна.

 Сформувати документ Платежное поручение входящее від 21.01.2009 з оплати товарів відповідно рахунку ЗАО Норд від 21.01.2009 (п. 5.1.5).

Меню Банк и касса → к. Выписка банка → заповнити заголовок документа (рис. 6.1 а) → кнопка Добавить → заповнити заголовок виписки (рис. 6.1 б) → кнопка Добавить у табличній частині → вибрати тип документа Платежное поручение входящее → ОК → кнопка Операции → п. оплата от покупателя → заповнити поля форми (рис. 6.2) → ОК → переглянути сформовані проводки → закрити вікна.

Рисунок 6.1 – Вікна додавання банківських виписок

Повернення грошових коштів на розрахунковий рахунок підприємства від постачальника. Аналогічно надходженню вносяться операції з повернення сум постачальником за неякісний товар або т. ін.

Наприклад, необхідно провести повернення грошових коштів 22.01.2009 на розрахунковий рахунок підприємства від постачальника ООО Авто (див. п. 5.2.3).

Р исунок 6.2 – Вікно формування платіжного доручення від покупця

М. Банк и касса → к. Платежное поручение входящее → кнопка Добавить → кнопка Операция → п. возврат денежных средств поставщиком → занести дату документа 22.01.2009 → виставити прапорець Оплачено → виставити дату оплати 22.01.2009 → сума повернення 700,00 грн. → ОК.

Оплата покупцем товарів у роздрібному магазині оформлюється приходным кассовым ордером (ПКО). У випадку оформлення надходження грошових коштів від покупця або комісіонера документ ПКО може виписуватися на основі документів Реализация товаров и услуг (Отчет комиссионера). При внесенні таких операцій необхідно вказувати вид операції Оплата от покупателя.

Приклад. 19.01.2009р покупцем оплачені 2 пляшки Масло Castrol 3 л.

М. Банк и касса → к. Приходный кассовый ордер → кнопка Добавить → кнопка Операция → п. оплата от покупателя → заповнити поля форми (рис. 6.3) → кнопка Записать → кнопка Приходный кассовый ордер (додаток Г) → ОК.

Оформлення прийняття роздрібного виторгу від торгової точки.

Якщо роздрібна точка автоматизована, то прийняття виторгу та проведення документа фіксується звітом про роздрібні продажі (п. 5.1.7. м. Основная деятельность → к. Продажа → п. Отчет о розничных продажах → кнопка Добавить → вказати дату 19.01.09 → кнопка Операция → п. К КМ…)

Рисунок 6.3 – Вікно формування прибуткового касового ордеру

Якщо роздрібна точка неавтоматизована, то прийняття виторгу виконується через ПКО з видом оплати Приём розничной выручки з установленим прапорцем Неавтоматизированная торговая точка.

Видача грошових коштів підзвітній особі й повернення невитрачених підзвітних сум.

Оформлення операцій з видачі грошових коштів підзвітній особі виконується за допомогою видаткового касового ордеру (РКО) з видом операції Выдача денежных средств подотчетнику. Валюта, яка зафіксована у РКО, буде визначена як валюта підзвітної особи і саме в цій валюті підзвітна особа повинна оформляти авансовий звіт.

Повернення невитрачених грошових коштів підзвітною особою виконується через прибутковий касовий ордер з видом операції Возврат денежных средств подотчетником. Сума по документу ПКО буде перерахована в суму валюти, яка була зафіксована при видачі конкретній підзвітній особі грошових коштів відповідно конкретному РКО.

Приклад. Оформити 19.01.2009р. видачу 300 гривень Сидоруку А.П. на канцтовари. Того ж дня прийняти авансовий звіт про придбання наступних канцтоварів на суму 250 грн. й прийняти у касу залишок суми.

Товар	Од. виміру	Кількість	Ціна	Сума
Бумага Unicopy	пачка	10	21,50	215,00
Кулькова ручка	51би.	20	1,50	30,00
Ластик	51би.	10	0,50	5,00
Разом:				250,00

Оформлення РКО: м. Банк и касса → к. Расходный кассовый ордер → кнопка 51бираемо → п. Выдача денежных средств подотчетнику → заповнити поля форми (рис. 6.4) → кнопка Записать → кнопка Расходный кассовый ордер (додаток Г) → переглянути бухгалтерські проводки → ОК.

Рисунок 6.4 – Вікно формування видаткового косового ордеру

Оформлення авансового звіту: м. Банк и касса → к. Авансовый 51бир → кнопка Добавить → виставити дату, фізичну особу → на вкладці Авансы кнопка Добавить → у полі Расходный кассовый ордер через кнопку з крапками вибрати потрібний РКО → вкладка Товары (рис. 6.5) → додати придбані товари, вказати їх характеристики, рахунки БУ і ПДВ → кнопка Записать → кнопка Авансовый отчет (додаток Д) → переглянути бухгалтерські проводки → ОК.

Рисунок 6.5 – Вікно формування авансового звіту

Повернення залишку підзвітної суми: м. Банк и касса → к. Приходный кассовый ордер → кнопка Добавить → кнопка Операция → п. возврат денежных средств подотчетником → заповнити поля форми → кнопка Записать → кнопка Приходный кассовый ордер → ОК → переглянути бухгалтерські проводки документа.

За допомогою документа Приходный кассовый ордер можна оформити операцію про одержання грошових коштів з банківського рахунку у касу підприємства. При цьому у документі вказується вид операции получение наличных денежных средств в банке й вказується розрахунковий рахунок, з якого будуть зняті грошові кошти, та каса підприємства, у яку вони надійшли.

Повернення покупцю роздрібної торгівлі грошей за неякісний товар оформлюється РКО з видом операції возврат денежных средств покупателю. В цьому випадку РКО може бути виписаний на основі документа Возврат от покупателя, або документа Заказ покупателя.

Оформлення операції здачі виторгу до банку РКО з типом операції Взнос наличными в банк. На основі РКО з видом операції инкассация денежных средств  можна ввести документ Платежный ордер: поступление денежных средств для проведення зарахування інкасованих грошових коштів на банківський рахунок підприємства.

Операції оплати оренди приміщень, видачі грошових коштів на представницькі витрати і т. ін. фіксуються за допомогою РКО з видом операції прочий расход денежных средств і введенням додаткової інформації про статтю руху грошових котів.