2. Классификация первичных бухгалтерских документов

Для оформления разнообразных операций, осуществляемых на пред-приятии, используются разные по содержанию и форме документы. Пра-вильному составлению и использованию документов в учёте помогает их классификация, т.е. группировка документов по определённым от-личительным признакам.

Классификация документов

по назначению

• распорядительные

• оправдательные (исполнительные)

• бухгалтерского оформления

• комбинированные

по способу охвата хозяйственных операций

• разовые

• накопительные

в зависимости от порядка отражения хозяйственных операций

• первичные

• сводные

по месту

составления

• внутренние

• внешние

по способу

составления

• вручную

• с помощью вычислительной техники

По назначению документы подразделяются на: распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными называют документы, содержащие распоряжение (приказ, задание) на осуществление хозяйственной операции. К ним относятся чеки на получение денежных средств в банке, платёжные поручения банку на перечисление денежных средств, доверенности на получение материальных ценностей и др. Однако распорядительные документы не подтверждают факта совершения хозяйственных операций, а поэтому не служат обоснованием для отражения их в учёте.

Исполнительными (оправдательными) называют документы, подтверждающие факт осуществления хозяйственной операции (т.е. содержат сведения о её выполнении), а поэтому служат обоснованием для учётных записей. К ним относятся выписки банка с текущего или иного счёта предприятия о зачислении или списании денежных средств, акты, квитанции, авансовые отчёты и др. Для исполнителей (банков, подотчётных, материально ответственных лиц и др.) они являются оправданием в использовании денежных средств или материальных ценностей.

Документы бухгалтерского оформления составляются самими работниками бухгалтерии на основании соответствующих оправдательных документов или данных текущего учёта для технической подготовки учётных записей. К таким документам относятся мемориальные ордера, бухгалтерские справки, расчёты. Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют, они не отражают непосредственно хозяйственной операции, их назначение состоит в технической подготовке учётных записей.

В практике учёта предприятий документы распорядительные, исполнительные и бухгалтерского оформления в отдельности применяются редко. Наиболее часто используют документы, сочетающие в себе признаки всех трёх видов документов. Документы, которые по своему назначению выполняют функции двух и даже трёх документов называют комбинированными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования и т.д. Так, расходный кассовый ордер, переданный для исполнения кассиру, выполняет функцию распорядительного документа; после выдачи кассиром денежных средств и расписки получателя на ордере в их получении этот документ становится оправдательным; наконец, после указания на этом ордере корреспондирующих счетов он выполняет функцию документа бухгалтерского оформления.

Использование комбинированных документов способствует сокращению количества документов, облегчает их обработку.

В зависимости от порядка отражения хозяйственных операций документы различают первичные и сводные. Первичные документы составляют в момент совершения хозяйственной операции (кассовые ордера, накладные, акты приёмки выполненных работ). Сводные документы составляют на основании однородных первичных документов путём группировки и обобщения их показателей (отчёты кассира, авансовые отчёты, товарные отчёты и т.д.). Такие документы имеют важное значение для систематизации и сокращения учётных записей.

По способу охвата хозяйственных операций документы подразделяют на разовые и накопительные. Разовые документы используют для оформления одной или нескольких операций, записываемых в документ одновременно. Сразу же после составления эти документы могут использоваться для учётных записей. К разовым относится большинство первичных документов (денежные чеки, кассовые ордера, требования, накладные и т.д.). Отличительной особенностью этих документов является одноразовое их использование для начальной регистрации хозяйственных операций.

Накопительные документы используют для оформления однородных, систематически повторяющихся хозяйственных операций в течение определённого периода – декады, месяца. В отличие от разовых, накопительные документы используют для учётных записей только после того, как в них записана последняя операция и подведен итог всех записей. Использование накопительных документов имеет большое значение для сокращения учётных записей и является одним из важных направлений рационализации учёта. Однако их использование возможно только в тех случаях, когда не требуется ежедневное отражение хозяйственных операций в учёте.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние составляются на самом предприятии, внешние поступают от других предприятий и организаций.

По способу составления – на документы, составляемые вручную и с помощью вычислительной техники.

Документация имеет важное значение в управлении деятельность предприятия. В форме соответствующих документов (платёжных поручений, кассовых ордеров и др.) даются распоряжения на совершение хозяйственных операций (перечисление или выдачу денежных средств, отпуск материалов, выполнение работы и т.д.). Для работников, выполняющих эти распоряжения (кассиров, материально ответственных лиц и др.), документы служат обоснованием осуществлённых ими операций.

Особенно велико значение документов для предварительного и последующего контроля за законностью и целесообразностью хозяйственных операций, соблюдением государственной дисциплины. Предварительный контроль осуществляют руководящие работники предприятия: подписывая документ, они берут на себя ответственность за законность операции, оформленной этим документом. Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии при приёмке и обработке документов, а также работники налоговых, финансовых и ревизионных органов.

Важное значение документы имеют в обеспечении контроля за сохранностью имущества предприятия, рациональном его использовании. Строгое соблюдение порядка приёмки и отпуска материальных ценностей, денежных средств, осуществление расчётных отношений только на основании надлежаще оформленных документов предупреждает злоупотребления должностных лиц. Практика свидетельствует, что недостачи, растраты, бесхозяйственность, различные злоупотребления чаще всего бывают там, где документы оформляются несвоевременно и неправильно, учёт ведётся неудовлетворительно. Документы имеют и правовое (юридическое) значение как письменное доказательство осуществления хозяйственных операций, а поэтому используются судебными органами при рассмотрении хозяйственных исков. Судебные органы признают за документами доказательную, юридическую силу только в том случае, если они составлены своевременно и правильно оформлены.